勘察設(shè)計單位內(nèi)控環(huán)境分析及建設(shè)新思路

■/王圣翔

從勘察設(shè)計行業(yè)來說，勘察設(shè)計單位的管理體制和機制也隨著我國市場經(jīng)濟進程經(jīng)歷一個發(fā)展的過程。早期的勘察設(shè)計單位都是事業(yè)單位，管理上基本上沿用行政手段。改革開放以來勘察設(shè)計單位先后經(jīng)歷了四次重大的改革，從80年代開始的承包責(zé)任制到90年代的企業(yè)化管理，2000年初又開始了多元化產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)的改革，現(xiàn)階段又啟動了新一輪的事業(yè)單位改制。勘察設(shè)計單位雖然經(jīng)歷了這么多年的體制機制的改革，但是由于各種因素的制約，管理制度還是比較傳統(tǒng)和落后，并未建立起完善的現(xiàn)代企業(yè)制度，加上其生產(chǎn)方式和人員結(jié)構(gòu)與一般的生產(chǎn)型企業(yè)有著巨大的差別，在推行內(nèi)部控制制度建設(shè)的過程中遇到了更大的困難和阻力。本文從勘察設(shè)計單位的內(nèi)部控制環(huán)境入手，對這類企業(yè)的特點進行了分析總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上提出勘察設(shè)計單位建設(shè)內(nèi)控制度的一些新思路。

一、勘察設(shè)計單位內(nèi)控環(huán)境的特點

本文所說的勘察設(shè)計單位是指專門從事建設(shè)工程勘察和建設(shè)工程設(shè)計工作的單位，勘察設(shè)計單位所提供的勘察設(shè)計服務(wù)是現(xiàn)代服務(wù)業(yè)中的技術(shù)服務(wù)，與傳統(tǒng)的工業(yè)化產(chǎn)品生產(chǎn)方式有著極大的差異，它是憑借專業(yè)技術(shù)人員的經(jīng)驗和創(chuàng)意在國家規(guī)范的框架下進行的一種創(chuàng)造活動，并不具備明顯的標準化條件。正是在這種特殊的生產(chǎn)方式下，勘察設(shè)計單位形成了特殊的組織架構(gòu)、企業(yè)文化等等，從而形成了特殊的內(nèi)控環(huán)境。

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)控基本規(guī)范》內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)控制度建設(shè)各個要素的基礎(chǔ)，它一般包括：治理結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計、人力資源政策、企業(yè)文化等等。可見，內(nèi)部控制環(huán)境是對企業(yè)內(nèi)部控制的建立和實施有重大影響因素的統(tǒng)稱，勘察設(shè)計單位在特殊的生產(chǎn)方式和特殊的人員結(jié)構(gòu)條件下，以及由此產(chǎn)生的企業(yè)文化形成了勘察設(shè)計單位特殊的內(nèi)控環(huán)境，我們只有正視這些特殊性才能更好地推進勘察設(shè)計單位建設(shè)更有效的內(nèi)控體系。

（一）特殊的生產(chǎn)方式

由于勘察設(shè)計服務(wù)這種服務(wù)產(chǎn)品生產(chǎn)方式的特殊性導(dǎo)致了在勘察設(shè)計單位中專業(yè)技術(shù)人員之間并不是單純的組織關(guān)系，而是在更深層次又形成了一種網(wǎng)狀的非組織關(guān)系，這種網(wǎng)狀關(guān)系直接影響了內(nèi)部控制制度的建立和實施。

勘察設(shè)計服務(wù)是專業(yè)技術(shù)人員進行的創(chuàng)意與創(chuàng)造活動，這種生產(chǎn)方式并沒有明晰的標準化流程，一件勘察設(shè)計服務(wù)產(chǎn)品的完成通常需要幾個不同專業(yè)技術(shù)人員或者一組專業(yè)技術(shù)人員通過若干次頭腦風(fēng)暴形成方案再繼續(xù)磨合細化的過程，在這個過程中有太多的偶然因素，這與工業(yè)化的產(chǎn)品事先設(shè)計好的流水線生產(chǎn)有著本質(zhì)上的區(qū)別。正是這種生產(chǎn)方式上的區(qū)別導(dǎo)致了勘察設(shè)計單位內(nèi)部人員之間的關(guān)系與工業(yè)化生產(chǎn)的企業(yè)組織內(nèi)部人員之間的關(guān)系呈現(xiàn)出截然不同形態(tài)?？辈煸O(shè)計單位這種依靠專業(yè)技術(shù)人員個人或者團隊的創(chuàng)作和創(chuàng)意的生產(chǎn)方式，人員之間雖然存在正式組織關(guān)系下形成了線性關(guān)系，但在實際生產(chǎn)過程中由于需要專業(yè)技術(shù)人員之間充分的交流與溝通，實際上形成了網(wǎng)狀的非組織關(guān)系，而這種網(wǎng)狀關(guān)系由于勘察設(shè)計單位人員結(jié)構(gòu)的特性又被進一步加強了。

（二）特別的人員結(jié)構(gòu)

勘察設(shè)計單位的人員結(jié)構(gòu)比較特殊，這種特殊的人員結(jié)構(gòu)進一步加強了單位內(nèi)部專業(yè)技術(shù)人員之間的網(wǎng)狀非組織關(guān)系。

由于勘察設(shè)計服務(wù)產(chǎn)品主要依靠人的創(chuàng)意和創(chuàng)造，所以專業(yè)技術(shù)人員總體的專業(yè)和文化素質(zhì)較高，但勘察設(shè)計服務(wù)行業(yè)規(guī)模又相對較小，進而決定了在校學(xué)習(xí)的專業(yè)人數(shù)和實際從業(yè)人員數(shù)量都比較少。根據(jù)住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部公開披露的信息，2016年工程勘察設(shè)計行業(yè)年末從業(yè)人員320.2萬人，與上年相比增長5.2%；年末專業(yè)技術(shù)人員154萬人。其中，具有高級職稱人員35.2萬人，占從業(yè)人員總數(shù)的11%；具有中級職稱人員58萬人，占從業(yè)人員總數(shù)的18.1%。年末取得注冊執(zhí)業(yè)資格人員累計34.9萬人次，占年末從業(yè)人員總數(shù)的10.9%，雖然勘察設(shè)計行業(yè)經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)逐漸壯大，但是總體上還是呈現(xiàn)出人員素質(zhì)高，數(shù)量少的特點。在這種特點下，勘察設(shè)計單位的從業(yè)人員之間大多存在各種私人關(guān)系，例如師承、校友等等，這種特殊的人員結(jié)構(gòu)進一步加強了勘察設(shè)計單位內(nèi)部人員之間的網(wǎng)狀非組織關(guān)系。

從勘察設(shè)計單位的人力資源管理來看，其從業(yè)人員大部分是直接從學(xué)校錄用的應(yīng)屆畢業(yè)生，這些學(xué)生由于在校專業(yè)學(xué)習(xí)基本上與已經(jīng)在單位從業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員有師承或者是校友的關(guān)系，少部分社會招聘的人員也基本上是本專業(yè)的人員極少有跨專業(yè)的人員進入。那么這部分專業(yè)技術(shù)人員進入單位以后自然融入到原來已經(jīng)形成的網(wǎng)狀關(guān)系結(jié)構(gòu)中，從而強化了這種結(jié)構(gòu)。

（三）熟人企業(yè)文化

勘察設(shè)計單位由于上文提到的生產(chǎn)方式和人員結(jié)構(gòu)的特殊性衍生出了其特殊的企業(yè)文化，本文稱之為“熟人企業(yè)文化”，正是這種企業(yè)文化直接影響了勘察設(shè)計單位的內(nèi)控環(huán)境，甚至可以說“熟人企業(yè)文化”就是勘察設(shè)計單位的內(nèi)控環(huán)境本身。

“熟人企業(yè)文化”是指組織內(nèi)部依靠私人關(guān)系結(jié)成相對緊密的小團體，人與人之間的關(guān)系，個人與單位的關(guān)系通常難以通過制度去管理，在日常工作中形成了主要依賴于情面、信譽、品質(zhì)等隱性的約束機制的一種企業(yè)文化。熟人企業(yè)文化是勘察設(shè)計單位特殊生產(chǎn)方式和特別的人員結(jié)構(gòu)下形成的網(wǎng)狀非組織關(guān)系在企業(yè)文化上的折射?？辈煸O(shè)計單位的專業(yè)技術(shù)人員在網(wǎng)狀的非組織關(guān)系中，要完成勘察設(shè)計服務(wù)產(chǎn)品必須得到網(wǎng)狀關(guān)系中各專業(yè)人員的協(xié)作和同專業(yè)人員的啟發(fā)，在這種長期協(xié)作和溝通中人與人之間結(jié)成了相對固定的小團體從而對運用組織關(guān)系的管理手段產(chǎn)生消極的影響。

在“熟人企業(yè)文化”這種特殊的內(nèi)控環(huán)境下，如果我們將一般企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)生搬硬套到勘察設(shè)計單位，實施的結(jié)果往往并不是很理想，所以我們必須要正視勘察設(shè)計單位的這種特殊內(nèi)控環(huán)境，對勘察設(shè)計單位內(nèi)控建設(shè)作全新的審視。

二、勘察設(shè)計單位特色內(nèi)控體系建設(shè)

上文所論述的“熟人企業(yè)文化”看似不能成為現(xiàn)代管理手段的土壤，阻礙了勘察設(shè)計單位建設(shè)內(nèi)控體系，但本文認為拋開“熟人企業(yè)文化”本身的優(yōu)劣，我們還是可以利用它的一些特點為我們建設(shè)更符合實際更高效的內(nèi)控體系服務(wù)。

這種“熟人企業(yè)文化”是行業(yè)特性自發(fā)形成的，相對于生產(chǎn)型企業(yè)生產(chǎn)過程高度標準化流程化，勘察設(shè)計工作本身更需要獨立和個性的張揚，如果為了內(nèi)控體系建設(shè)而去損害這種特殊的企業(yè)文化導(dǎo)致整體工作效率的下降，其本身就已經(jīng)違背了建立一個高效內(nèi)控體系的最初目標。本文認為在這種看似落后的企業(yè)文化中，其實也蘊含著對內(nèi)控建設(shè)有益的成分，下面將從內(nèi)控建設(shè)的各個角度作簡單論述。

（一）從內(nèi)控環(huán)境角度

從內(nèi)控環(huán)境上來看，“熟人企業(yè)文化”雖然有人情高于制度等各種落后的弊端，但是它也有人與人之間有著比一般企業(yè)組織關(guān)系更高的信譽成本，更能營造誠信敬業(yè)的工作氛圍，而我們要做的就是通過正反兩方面的手段，讓這一特點為我們建設(shè)內(nèi)控體系服務(wù)。正面的，比如通過制度，宣傳等強化這種高度連接的信譽關(guān)系；反面的，我們可以設(shè)置一些公告、公示破壞內(nèi)控措施和舞弊的機制，給違規(guī)設(shè)置更高的信譽成本。我們只要利用好這個看似落后的企業(yè)文化，就能改變整個內(nèi)控環(huán)境，從而讓我們的內(nèi)控建設(shè)推進的更順利。

（二）從信息與溝通角度

從信息與溝通的角度來看，企業(yè)一般通過的線性組織關(guān)系進行正式的信息溝通，通過特定的企業(yè)文化渠道進行非正式的信息溝通。但在勘察設(shè)計單位中，由于在表面的線性組織關(guān)系下，其實隱藏著一種事實運作的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，也就是所謂“熟人企業(yè)文化”，在這種關(guān)系下并沒有絕對的中心，而有各種影響力的比如師承、校友等形成大節(jié)點與各種小節(jié)點之間交叉形成一個松散的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)（圖1）。我們可以設(shè)想，如果我們只要通過一些制度安排抓住其中幾個關(guān)鍵的大節(jié)點就可以將整個組織打造成一個高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其收集和傳遞信息的效率不是降低了，反而是大大提高了。信息與溝通是一個企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的血脈，如果這個系統(tǒng)不通暢，內(nèi)控體系的效率將大大降低，如果我們反過來有效的利用了勘察設(shè)計單位的“熟人企業(yè)文化”中所形成的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)非組織關(guān)系，將會把整個組織的上下的信息溝通渠道打通，一方面這種信息溝通方式將成為組織關(guān)系下正式信息溝通的有效補充，另一方面分布在各個方向的小節(jié)點是企業(yè)中最接近生產(chǎn)和服務(wù)現(xiàn)場的專業(yè)技術(shù)人員，也就是收集企業(yè)風(fēng)險信息最有效的場所，通過這種網(wǎng)狀的非組織關(guān)系進行的非正式信息溝通，將勘察設(shè)計單位識別和防控風(fēng)險的能力大大提升了。

圖1

（三）從內(nèi)控監(jiān)督角度

內(nèi)部監(jiān)督通常是一個企業(yè)建設(shè)內(nèi)控體系的難點，那是因為內(nèi)部監(jiān)督天然不具備獨立性，從而影響到監(jiān)督的效果。但是我們通過上面的分析可以看到，在勘察設(shè)計單位內(nèi)部其實是有一個個獨立的節(jié)點構(gòu)成的，通過這些網(wǎng)絡(luò)之間大節(jié)點的控制和監(jiān)督，其內(nèi)部獨立性其實是大大提升了的，如果制度設(shè)計得當，反而比一般企業(yè)更有效果。例如，在費用報銷的審核流程中加入獨立與項目組外的人員的復(fù)核功能，通過項目之間人員的相互監(jiān)督就能使費用的控制大大增強。

三、“師徒制”在勘察設(shè)計單位內(nèi)控體系建設(shè)中的運用

在勘察設(shè)計單位的“熟人企業(yè)文化”下，產(chǎn)生了很多傳統(tǒng)的管理手段，這些手段在組織管理的發(fā)展過程中一度被認為是落后的和應(yīng)該被摒棄的。但是在管理的實踐中我們卻發(fā)現(xiàn)這些手段是經(jīng)得起時間的考驗的有效手段，比如“師徒制”，而且經(jīng)過一定程度的改造它不僅能夠成為現(xiàn)代企業(yè)管理工具還能讓它為內(nèi)控體系的建設(shè)服務(wù)。

“師徒制”是勘察設(shè)計單位的一種傳統(tǒng)管理手段是“熟人企業(yè)文化”的產(chǎn)物，它是指給每一位新員工配備一名骨干老員工作為“師傅”，在一段時間內(nèi)“師傅”負責(zé)指導(dǎo)“徒弟”完成從校園到社會的轉(zhuǎn)型。近些年來這種管理手段被認為是一種落后管理手段，但是文本認為，這種管理手段不僅能夠讓新入院的員工更快地將學(xué)校的理論知識轉(zhuǎn)換成實際的工作能力，而且也促進了新員工迅速地融入勘察設(shè)計單位的企業(yè)文化。

更重要的是我們從內(nèi)控建設(shè)的控制環(huán)境來說，“師徒制”是企業(yè)內(nèi)控文化建設(shè)的重要工具，只要將相關(guān)的內(nèi)控文化嵌入到“師徒制”教學(xué)考核體系中去，那么通過骨干員工將本勘察設(shè)計單位的內(nèi)控文化點對點地將新員工塑造，起到了事半功倍的作用。

從更廣泛的內(nèi)控體系建設(shè)角度來說，“師徒制”促進了勘察設(shè)計單位內(nèi)部組織的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的進一步加強，能成為“師傅”這個角色的員工必然是原有網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)中的大節(jié)點，而“師徒制”進一步加強了這種網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)中大節(jié)點的力量。那么我們內(nèi)控制度建設(shè)就能更好地利用這種大節(jié)點，從設(shè)計控制措施、建立信息溝通的渠道等各個方面為勘察設(shè)計單位內(nèi)控建設(shè)服務(wù)。

勘察設(shè)計單位的內(nèi)控環(huán)境由于生產(chǎn)方式和人員結(jié)構(gòu)的特殊性以及由此產(chǎn)生的“熟人企業(yè)文化”成為內(nèi)控制度建設(shè)推進的障礙，但是我們換一個角度去看這些“障礙”，這些“障礙”何嘗不是一種優(yōu)勢，在勘察設(shè)計單位內(nèi)控建設(shè)的實踐中，只有正確的看待這些“障礙”，反過來利用這些“障礙”便會使我們的內(nèi)控體系建設(shè)工作推進的更加順利和效率。

[1]財政部，審計署.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范[財會（2008）7號]〔S〕.2008-5-22.

[2]陳彬.勘察設(shè)計單位內(nèi)部控制存在的問題與對策〔J〕.財會學(xué)習(xí)，2015（17）.