大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館公共服務(wù)方式拓展研究

段佳音 汪小琴

[摘 要] 高校檔案館的公共服務(wù)職能越來越為社會(huì)所需要。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨也為拓展高校檔案服務(wù)方式提供了新的挑戰(zhàn)和思路。文章通過分析2012-2016年安徽G大學(xué)檔案館增量、利用量以及利用者構(gòu)成、利用方式、利用需求等數(shù)據(jù)的變化，對(duì)用戶需求做出預(yù)測，進(jìn)而提出了拓展高校公共服務(wù)方式的具體策略。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)；高校檔案館；公共服務(wù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 059

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）07- 0142- 04

0 前 言

高校檔案館因其兼具事業(yè)單位檔案管理部門和公共檔案館的特殊性，使其具有公共服務(wù)的職能，特別是在當(dāng)今信息需求量巨大的時(shí)代，高校檔案館已不僅僅只服務(wù)于學(xué)校內(nèi)部師生了，而因其檔案的知識(shí)密集性、保存完好性、較強(qiáng)的教育性而越來越為廣大社會(huì)群眾所需求。目前，高校檔案館存在著日益增加的社會(huì)信息需求與較為單一落后的公共服務(wù)方式之間的矛盾。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為高校檔案館帶來了挑戰(zhàn)與機(jī)遇，應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托，拓展公共服務(wù)的方式，使高校檔案館不僅服務(wù)于校內(nèi)師生，也能服務(wù)于社會(huì)群眾，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。為此，本文以安徽G大學(xué)檔案館2012-2016年的各項(xiàng)數(shù)據(jù)為切入點(diǎn)，分析當(dāng)前高校檔案館如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代拓展公共服務(wù)的方式。

1 安徽G大學(xué)2012-2016年間各類檔案館藏量及利用變化

安徽G大學(xué)檔案館，納入綜合管理的檔案總量逾60 000卷，包括黨政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財(cái)會(huì)、外事、出版、人事、學(xué)生等10類以及紙質(zhì)、聲像、實(shí)物、電子等4種載體的檔案。

1.1 2012-2016各年間每年新增的各類檔案以及總量均呈上升趨勢

G大學(xué)近幾年檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)如表1所示。

從表1中可以看出，每年各類檔案新增量總體呈上升趨勢，以教學(xué)、財(cái)會(huì)、科研、黨政增長較為迅速?；n案總體在增長，但因竣工周期的不確定性，有些年份沒有移交檔案，所以暫時(shí)性地呈下降趨勢。人事檔案因受當(dāng)年招聘政策和當(dāng)年人員流動(dòng)影響每年呈小范圍波動(dòng)態(tài)勢。設(shè)備、出版、外事等幾類檔案小幅增長。就載體而言，仍以紙質(zhì)檔案為主，實(shí)物、聲像檔案增長緩慢，電子檔案在2016年以前存量較少，且所有電子檔案都為照片的電子件。2016年開始啟動(dòng)檔案數(shù)字化加工以及電子文件歸檔，電子檔案數(shù)量激增。學(xué)生檔案因每年都存在新生入校轉(zhuǎn)入和畢業(yè)生轉(zhuǎn)出，在館存放時(shí)間較短，不計(jì)入館藏總量。

1.2 各類檔案總體利用量呈上升趨勢（見表2）

從表2中可以看出，總體上各類檔案利用量呈上升趨勢，以教學(xué)檔案上升最為顯著，2016年的利用量是2012年的3倍多，利用人次也在5年間增長了近1倍。財(cái)會(huì)、科研、黨政這幾類檔案利用量有所增加，但不顯著。基建、人事、學(xué)生、設(shè)備幾類檔案的利用量略微增加。而外事、出版這兩類檔案利用最低，也一直沒有增加。

從載體上看，紙質(zhì)檔案的利用仍然占絕大部分，聲像、實(shí)物以及電子檔案的利用量較低，2016年由于部分紙質(zhì)檔案數(shù)字化的完成，電子檔案的利用量開始顯著增加。

2 利用情況統(tǒng)計(jì)

對(duì)G大檔案室2012-2016年具體的利用者構(gòu)成、利用方式、用戶要求等幾個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，詳見表3。

2.1 檔案館藏增長較快，而利用量相對(duì)增長較慢

從表1中可以看出各類檔案都呈現(xiàn)逐年增長趨勢，而從表2中看出，除教學(xué)檔案的利用量增長較快外，其他各類檔案的利用量都只是小幅上漲，外事、出版以及非紙質(zhì)載體檔案的利用率相當(dāng)?shù)?。這說明檔案沒有被充分利用，檔案的價(jià)值也就沒有得到充分發(fā)揮。

2.2 利用呈現(xiàn)出分散與集中的特點(diǎn)

在歷年的檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中，教學(xué)檔案都高居首位，利用的人次也是最多，平均每人次利用檔案在2卷/件。說明教學(xué)檔案利用頻繁且分散，重復(fù)利用較少。而黨政、基建、科研類檔案的利用則平均每人次3～4卷，且呈現(xiàn)出集中的特點(diǎn)。往往與學(xué)校的一些大型活動(dòng)相關(guān)，在活動(dòng)期間，這幾類檔案往往會(huì)被集中、大量利用。

2.3 利用的社會(huì)性愈加明顯，社會(huì)需求增加

從表3中可以看出，校外人員利用檔案在2012年占比36%，以后逐年增加，到2016年已占比51%，超過了校內(nèi)人員。在校外人員中有一部分是歷屆的畢業(yè)生，這一部分在校外人員中的比例逐漸漸少，也就是說，真正意義上的社會(huì)人員利用高校檔案者越來越多。

2.4 利用方式越來越趨向于遠(yuǎn)程、異地利用

從表3中可以看出這5年間到檔案室現(xiàn)場查詢的人越來越少，而使用電話、網(wǎng)絡(luò)或其他方式的用戶越來越多。到現(xiàn)場查詢的用戶中，選擇委托他人代為辦理的越來越多。2012年有93%的用戶是到現(xiàn)場辦理的，其中有33%是委托他人代辦，至2016年有53%的用戶是到現(xiàn)場利用的，其中有42%都是他人代辦的。也就是說越來越多的人有遠(yuǎn)程、異地利用檔案的潛在需求。

2.5 檔案的掃描件、電子件以及知識(shí)信息需求越來越多

可以看出從2012年的78%要求提供紙質(zhì)材料到2016年減少至45%，而要求提供檔案的掃描件、電子件，甚至是只需要告知一下信息的需求則越來越多。由于掃描件、電子件和知識(shí)信息不需要與用戶直接接觸就可以傳送，這一數(shù)據(jù)也表明遠(yuǎn)程、異地利用的潛在需求在增加。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館公共服務(wù)方式創(chuàng)新策略

3.1 在大數(shù)據(jù)時(shí)代，依托于一定的存儲(chǔ)手段，極大地豐富館藏資源

由于云存儲(chǔ)等技術(shù)的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)變得方便而廉價(jià)，使得保存大量的數(shù)據(jù)成為可能，有利于將更多各類檔案信息存儲(chǔ)下來。這樣人為地鑒定檔案的過程得以簡化，而可能將海量的檔案信息得以保存[1]。數(shù)據(jù)的極大豐富也更有利于精準(zhǔn)地把握數(shù)據(jù)背后的內(nèi)在規(guī)律，使數(shù)據(jù)分據(jù)更具參考價(jià)值。大數(shù)據(jù)的理念使得非結(jié)構(gòu)化文件的保存變得容易，這樣則可以不局限于歸檔范圍的嚴(yán)格限制，從而使得大量反映師生生活，校園文化的檔案保存下來。數(shù)據(jù)總量越大，據(jù)此作出的分析就準(zhǔn)確，因此大數(shù)據(jù)時(shí)代首先是要擴(kuò)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，搶占數(shù)據(jù)資源。

3.2 構(gòu)建用戶需求感知引擎

充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析能力，變供給導(dǎo)向?yàn)樾枨髮?dǎo)向[2]。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析都是基于每年積累下來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，大約每年年底進(jìn)行一次，這種數(shù)據(jù)分析模式具有嚴(yán)重的滯后性。而用戶需要感知引擎的構(gòu)建則可以實(shí)時(shí)把握用戶的狀態(tài)，真正了解到用戶的需要、喜好。同時(shí)對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，探尋數(shù)據(jù)背后的規(guī)律，適時(shí)調(diào)整策略[3]。

3.3 發(fā)揮大數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測能力，適時(shí)調(diào)整策略

如表3中數(shù)據(jù)顯示G大檔案室的利用已呈現(xiàn)出社會(huì)性特點(diǎn)，并且社會(huì)需求仍在加強(qiáng)。且目前大部分人都有遠(yuǎn)程、異地、非工作日利用檔案的需求，那么就應(yīng)在公共服務(wù)的策略上適當(dāng)調(diào)整。例如加快信息化進(jìn)程，不斷完善網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，使用戶在需要利用檔案時(shí)可以隨時(shí)隨地得以利用。

3.4 依托Web 2.0、二維碼等智能化技術(shù)以及現(xiàn)代智能化移動(dòng)設(shè)備，創(chuàng)建用戶體驗(yàn)式、個(gè)性化的服務(wù)

當(dāng)今，以智能手機(jī)、平板電腦為代表的便攜式設(shè)備將成為人工智能的知識(shí)數(shù)據(jù)來源和私人信息的主要來源[4]。大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的紛繁蕪雜，便得檔案用戶參與體驗(yàn)的要求越發(fā)強(qiáng)烈。用戶從注重信息內(nèi)容本身轉(zhuǎn)移到注重和利用信息的感受，用戶不僅僅關(guān)注得到怎樣的信息，更加關(guān)注在哪里，如何得到這一信息[5]。提供檔案利用的服務(wù)方式可以依托這些新興的互聯(lián)網(wǎng)方式和智能移動(dòng)設(shè)備而進(jìn)行改變。主要有：充分利用已經(jīng)實(shí)踐成熟的Web 2.0應(yīng)用，如博客、微博、微信等。可以在這些平臺(tái)上發(fā)布?xì)w檔通知、普及檔案知識(shí)、也可以設(shè)置一些查詢輸入教職工的工號(hào)或?qū)W生學(xué)號(hào)或者身份證信息，就可以查詢到自己相應(yīng)的檔案，使得用戶足不出戶就可以獲得自己想要的信息。用戶也可以根據(jù)自己需要訂閱一些個(gè)性化的專題，接受信息推送服務(wù)。

4 結(jié) 語

高校檔案館的公共服務(wù)職能越來越被社會(huì)所需求。在大數(shù)據(jù)這個(gè)以海量數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分析、用戶導(dǎo)向、用戶體驗(yàn)、個(gè)性化服務(wù)等為特征的時(shí)代，高校檔案館公共服務(wù)方式有了新的途徑。高校檔案館公共服務(wù)方式的拓展與創(chuàng)新不僅有利用于更好地服務(wù)于本校師生，也有利用于發(fā)揮其公共服務(wù)的職能，因此，利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，使檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。

主要參考文獻(xiàn)

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[3]田偉，韓海濤. 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館服務(wù)創(chuàng)新研究[J]. 檔案學(xué)研究， 2014（5）：65.

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[5]張東華，黃曉勤. 用戶體驗(yàn)視野下檔案公共服務(wù)探析[J]. 檔案學(xué)通訊，2013，（3）：98.