PDCA工作法在現(xiàn)代企業(yè)職能管理的應用

文/田軼雯

管理活動是企業(yè)永恒的基調，既使技術再如何地日新月異，如果沒有一流的管理作為持續(xù)保障，那么，再具核心競爭力的領先技術也不能充分發(fā)揮其價值。策劃—實施—檢查—處置（PDCA）循環(huán)法與基于風險的思維作為企業(yè)質量管理的過程方法，使企業(yè)能夠確保其過程得到充分的資源和管理，確定可能導致其過程和質量管理體系偏離策劃結果的各種因素，采取預防控制，最大限度地降低不利影響，并最大限度地利用出現(xiàn)的機遇?；?GB/T 19001-2016/ISO 9001-2015《質量管理體系 要求》，本文對PDCA在企業(yè)職能管理中的應用展開進一步實踐與探索。

在 GB/T 19000-2016《質量管理體系 基礎和術語》中闡明了質量是通過滿足顧客和其他有關相關方的需求和期望來實現(xiàn)其價值的文化，這種文化反映在其行為、態(tài)度、活動和過程中。產(chǎn)品和服務質量取決于滿足顧客的能力，以及對有關相關方的有意和無意的影響，不僅包括其預期的功能和性能，而且還涉及顧客對其價值和收益的感知。GB/T 19000-2016闡明質量管理可包括制定質量方針、質量目標，以及通過質量策劃、質量保證、質量控制和質量改進實現(xiàn)這些質量目標的過程。

以GB/T 19001-2016為基礎，即質量管理體系的基本要求，闡明采用質量管理體系是組織的一項戰(zhàn)略決策，能夠幫助提高整體績效，為推動可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎。

一、PDCA循環(huán)法的進一步運用

1.PDCA循環(huán)法與質量管理體系

PDCA的四個階段逐一開展，不能缺少任何一個環(huán)節(jié)，秩序也不能顛倒；PDCA循環(huán)大環(huán)套小環(huán)，環(huán)環(huán)相扣，每一個階段都能實施PDCA小循環(huán)；PDCA循環(huán)周而復始地持續(xù)運行，每完成一次循環(huán)就有所改進，從而實現(xiàn)持續(xù)提升的效果。質量管理體系結構在PDCA循環(huán)中的展示詳見圖1。

圖1 質量管理體系結構在PDCA循環(huán)中的展示

2.融入PDCA循環(huán)法的職能管理

職能管理是組織人員參與企業(yè)管理，為上級決策提供可參考依據(jù)，有效執(zhí)行決策的一系列活動。職能部門按照職責，各有分工，如：總經(jīng)辦負責文書文秘、會議管理、品牌管理和企業(yè)宣傳等工作；戰(zhàn)略規(guī)劃部負責戰(zhàn)略規(guī)劃與技術能力相關工作、投資項目管理相關工作；經(jīng)濟運行部負責運行保障，同時承擔實驗室管理和實驗室制度體系管理等工作。

以質量管理體系的理念融入到職能管理中，通過營造氛圍、貫徹理念、培養(yǎng)習慣，提升全員意識、營造并滿足甚至超越原先設想的質量氛圍。

具體做法是運用PDCA循環(huán)法對各管理活動實現(xiàn)全過程控制，持續(xù)完善內(nèi)部職能管理職責的融合與促進。

二、實踐案例

1.會議管理

總經(jīng)辦負責的會議通常是公司層面，對公司發(fā)展具有指導或決定性的作用，包括：信息交流會、決策會、解決問題和以上類型的合集。如何做到會議的高參與度、確保會議的順利召開并具有成效，會議準備工作充分性相當重要。運用PDCA循環(huán)法和潛在風險的思維，結合企業(yè)本身的特點對會議的各階段進行了流程細化，大大提升了會議的有效性（見圖2）。

圖2 運用PDCA循環(huán)法開展會議管理

① 會議準備階段：確定會議類型和目的；圍繞會議與參會代表進行分析；識別相關方；起草結論聲明；確定討論主題出席人、記錄人、會議室布置和會議議程。

② 召開會議階段：編排會議，有效輸出；準備會議；審議每項議程并匯總決定；鼓勵與會者積極參與；記錄重要備忘和決定；嚴格計時；控制沖突，果斷處理。

③ 會議后續(xù)階段：向未參會人員傳達會議信息；設計行動計劃，以完成所分配任務；制定計劃跟蹤會議決定事項的進展；確定下次會議議程。

召開有效會議，不僅僅在會議本身，更多是會議的執(zhí)行和任務的落實。以PDCA法的單頁紙報告，匯總了會議輸出信息（見圖3）。

2.品牌管理

品牌管理以企業(yè)為主體，突出質量、技術、創(chuàng)新在品牌建設中的核心作用。為此，按PDCA循環(huán)法，對以下流程進行了完善。

① 制定工作計劃、戰(zhàn)略和方針，確定并分解目標。

② 進行檢測和分析，并對品牌管理能力和績效表現(xiàn)進行對標。

③ 組織開展評審，評價品牌管理體系的適宜性、充分性和有效性，尋找當前實際與預期目標的差距，考慮可能改進的機會。

圖3 會議執(zhí)行類單頁紙報告模板

④ 開展糾正和預防措施并持續(xù)改進，針對產(chǎn)生的不符合或潛在不符合品牌發(fā)展的原因采取措施，避免不符合情況的發(fā)生或重復發(fā)生，制定改進目標和尋求改進機會，以實現(xiàn)品牌管理能力的提升。在公司成立進行工商登記時，為了避免因出現(xiàn)商標雷同或相近現(xiàn)象而導致的侵權事件的發(fā)生，需要檢索公司名稱和圖標。如果及時開展預防措施或采取改進，可以在注冊或注冊后不久，把與商標相仿或相近的名稱和圖標等內(nèi)容一并注冊掉，徹底規(guī)避品牌被仿冒的風險。

3.項目基建管理

基建項目是確保投資項目按期得到效益和效應的重要環(huán)節(jié)，以PDCA方法融入項目全過程，系統(tǒng)開展計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制和評價，全面把控各環(huán)節(jié)進展，有助于實現(xiàn)項目目標。如：建立各專業(yè)檢測所和公共樣品不同存放區(qū)。對項目基建過程中的分管專業(yè)、計劃工作內(nèi)容、庫號、面積等信息有明確的告示，便于管控。技術能力規(guī)劃項目制定月報，有效跟蹤項目進展。

4.6S管理與示范區(qū)建設

① 5S管理，又稱5S活動，即從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)這5個方面開展對生產(chǎn)現(xiàn)場中的人員、機器、材料和方法等生產(chǎn)要素進行有效管理的一種方法。為進一步提升企業(yè)現(xiàn)場管理的能效，將5S升級，將安全納入其中，實行6S管理，從對場所和物品的形式化管理、人的行為規(guī)范，遞進到對安全規(guī)范管理，使其常態(tài)化。

② 示范區(qū)建設

通過標準化管理和全員質量改進活動推進6S活動。

· 將6S的要素進行整合，建立示范區(qū)。

· 組織不定期巡查，定點攝影，確定照片中需要改善的內(nèi)容，將符合標準的作業(yè)現(xiàn)場作為示范進行集中展示，讓全體員工監(jiān)督并自我完善。

· 定期展示作業(yè)現(xiàn)場，運用PDCA持續(xù)推進定置管理。

三、總 結

基于每項管理行為都有一系列標準規(guī)范的流程作為基礎，用PDCA循環(huán)法來適配流程，并按照各項具體任務，做出計劃、執(zhí)行跟蹤、對現(xiàn)狀與期望目標的差異分析，并及時調整，以此實現(xiàn)職能管理效能持續(xù)提升的目標，企業(yè)才能得到持續(xù)發(fā)展。