探究中職衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生檔案規(guī)范化管理

吳偉

摘 要：文章介紹了中職衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的管理體制不健全、收集和整理規(guī)范程度不夠、服務(wù)功能有待加強、畢業(yè)生檔案的傳遞工作不到位等問題，分析了提高學(xué)生檔案管理人員的檔案管理意識、制定嚴(yán)格的學(xué)生檔案借閱和查閱制度、建立各院系學(xué)工辦兼職學(xué)生檔案員制度三方面的措施，并提出了相關(guān)的建議，希望能為相關(guān)人士提供一定參考。

關(guān)鍵詞：中職衛(wèi)生學(xué)校；學(xué)生檔案；檔案管理；規(guī)范化

學(xué)生檔案主要記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間所有的學(xué)習(xí)和生活情況，對學(xué)生將來的就業(yè)具有非常重要的作用。但是，當(dāng)前中職衛(wèi)生學(xué)校的學(xué)生的檔案給管理工作中，還存在著一些不規(guī)范的情況，嚴(yán)重影響著學(xué)生檔案管理的質(zhì)量，所以，相關(guān)教學(xué)人員需要進(jìn)一步完善和規(guī)范學(xué)校學(xué)生的檔案管理工作。

1中職衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的問題

1.1中職衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生檔案管理體制不健全

從目前的中職衛(wèi)生學(xué)校的實際學(xué)生檔案管理工作來看，學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率并比理想。分析其中的原因，主要是學(xué)校對學(xué)生檔案管理工作的重視程度不夠，通常會將管理工作放在學(xué)生日常管理和教學(xué)管理上。如中職衛(wèi)生學(xué)校并未建立詳細(xì)的學(xué)生檔案管理計劃；中職衛(wèi)生學(xué)校的檔案管理工作缺乏專業(yè)的檔案管理人員；學(xué)校相關(guān)的管理人員沒有定期地對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查；學(xué)生的檔案管理工作并沒有與管理人員的業(yè)績相掛鉤，缺乏常態(tài)化的建設(shè)[1]。

1.2中職衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生檔案收集和整理規(guī)范程度不夠

在學(xué)生檔案管理工作中，總體學(xué)生檔案管理工作是由學(xué)校的學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理的，但具體檔案收集和整理工作是由下屬院系來完成的。由于下屬院系管理人員對學(xué)生檔案的收集和整理工作不重視，很容易會出現(xiàn)混亂或者錯誤的情況。如部分檔案材料在交接的時候就已經(jīng)被拆了；部分檔案材料不全，如學(xué)生的入團(tuán)資料沒有放入到檔案袋中；在歸檔材料時，使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等不符合檔案保護(hù)要求的材料進(jìn)行書寫；學(xué)生檔案材料的裝訂邊參差不齊。

1.3中職衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生檔案的服務(wù)功能有待加強

由于中職衛(wèi)生學(xué)校的檔案管理體制不健全、下屬院系管理人員對學(xué)生檔案的收集和整理工作不規(guī)范，直接影響著學(xué)生檔案的服務(wù)功能的發(fā)揮。如大部分檔案在收集上來之后，常會全部堆放在一起，教師沒有辦法通過借閱學(xué)生檔案準(zhǔn)確的了解學(xué)生。另外，學(xué)生相關(guān)的工作人員在調(diào)取學(xué)生的檔案資料后，不重視按照學(xué)生檔案的歸還程序，就會產(chǎn)生“二次整理”的情況，嚴(yán)重影響著學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。

1.4中職衛(wèi)生學(xué)校畢業(yè)生檔案的傳遞工作不到位

按照相關(guān)的檔案管理規(guī)定，中職衛(wèi)生學(xué)校的學(xué)生檔案在學(xué)生結(jié)業(yè)后會交到學(xué)生戶籍地區(qū)的人才交流中心，成人的檔案會交由學(xué)生自己來保管。但是在實際的交接過程中，由于兩種交接方法的沒有進(jìn)行有效的統(tǒng)一，很可能會在交接的過程中出現(xiàn)丟失的情況，嚴(yán)重影響著學(xué)生的正常就業(yè)[2]。

2保證中職衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的措施

2.1提高學(xué)生檔案管理人員的檔案管理意識

由于學(xué)生檔案管理工作是一項繁瑣而細(xì)致的工作，需要充分保證學(xué)生檔案的完整性、延續(xù)性和真實性。所以，為了對學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，學(xué)校相關(guān)管理人員需要在思想上和制度上提起高度的重視。同時，還需要結(jié)合相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合學(xué)生檔案管理工作的實際情況，制定科學(xué)、合理的實施細(xì)則，保障學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化程度。另外，中職衛(wèi)生學(xué)校還需要與檔案管理部門加強聯(lián)系，切實做好學(xué)生檔案資料的收集和整理工作，避免在歸檔的過程中出現(xiàn)遺漏或者錯誤的情況。

2.2制定嚴(yán)格的學(xué)生檔案借閱和查閱制度

第一，學(xué)校需要建立符合學(xué)校實際情況的檔案管理組織，并將管理職責(zé)落實到工作人員身上；第二，學(xué)校可以借鑒人士檔案的借閱、查閱制度標(biāo)準(zhǔn)制定學(xué)校學(xué)生檔案的借閱、查閱制度標(biāo)準(zhǔn)，并制定相關(guān)的學(xué)生檔案審批表。這樣不僅可以保證學(xué)生檔案借閱、查閱的工作程序化合規(guī)范化，還可以利用借閱、查閱制度標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格控制學(xué)生檔案借閱、查閱的工作，進(jìn)而有效提高學(xué)生檔案管理工作的效率；第三，學(xué)校需要建立學(xué)生檔案責(zé)任問責(zé)制，并將學(xué)生檔案管理人員的工作業(yè)績與其評優(yōu)晉先工作相關(guān)聯(lián)，有效提高學(xué)生檔案管理人員的工作積極性；第四，學(xué)校需要采取集中式管理的方式對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而保證學(xué)生檔案管理工作的安全性。

2.3建立各院系學(xué)工辦兼職學(xué)生檔案員制度

第一，學(xué)校各個班級需要選取學(xué)工辦兼職學(xué)生檔案員進(jìn)行學(xué)生檔案相關(guān)工作，如可以安排班級的班長、團(tuán)支部書記負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的接受和登記工作；第二，為了保證學(xué)生檔案接受、登記工作的質(zhì)量，學(xué)校需要制定詳細(xì)的檔案接受、登記檔案。同時，還需要對學(xué)校學(xué)工辦兼職學(xué)生檔案員進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，如需要學(xué)生檔案需要按照班級、學(xué)生學(xué)號的順序進(jìn)行捆扎，保證檔案收集的準(zhǔn)確性；第三，學(xué)工辦兼職學(xué)生檔案員在收集了學(xué)生的檔案后，需要進(jìn)行準(zhǔn)確的登記。登記完之后，需要交由班級的指導(dǎo)員上交到學(xué)校的學(xué)生檔案管理處，再由學(xué)生檔案的管理人員對學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔處理[3]。

3建議

第一，加強職工和學(xué)生檔案意識的宣傳力度。相關(guān)工作人員可以通過發(fā)放學(xué)生檔案管理知識小手冊，提高學(xué)校職工和學(xué)生對學(xué)生檔案管理的重視程度。另外，還可以通過學(xué)校的宣傳欄、檔案知識專題講座等方式，對學(xué)校職工和學(xué)生宣傳檔案管理知識；第二，隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)越來越成熟，所以，學(xué)校的相關(guān)工作人員需要積極應(yīng)用計算機技術(shù)對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而不僅保證學(xué)生檔案的保密性、完整性，還可以很大程度上提高學(xué)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量，便于后期的查找和檢索。

學(xué)生檔案作為學(xué)生將來就業(yè)的重要資料，學(xué)校需要規(guī)范化管理學(xué)生的檔案。所以，中職衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生檔案管理人員需要充分重視學(xué)生檔案管理工作，并通過不斷探索和學(xué)習(xí)檔案管理知識，保證學(xué)生檔案收集、整理、歸檔工作的質(zhì)量，最大程度上發(fā)揮中專生檔案服務(wù)社會的功能。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣冬梅.南寧市中小學(xué)學(xué)生資助檔案管理的調(diào)查與思考[J].廣西教育，2017，（14）：14-15.

[2]王天珍，張清貴.中專生檔案規(guī)范化管理的意義與策略[J].赤子（上中旬），2017，（01）：226.

[3]蘇繼鳳.中職學(xué)校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（19）：183.