淺談事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及相關措施

夏宇彬 何鵬

摘 要：隨著人事檔案各項制度的變革和社會的不斷發(fā)展和進步，特別是信息化技術的使用，事業(yè)單位原有的人事檔案制度受到了一定的沖擊，人事檔案管理的真實性、有效性、便捷性等方面存在的問題逐漸凸顯。本文簡要分析了當今事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，同時針對問題提出相應的解決措施。

關鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案管理 管理現(xiàn)狀 管理措施

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀的分析

事業(yè)單位人事檔案管理跟企業(yè)的人事檔案管理有所不同，事業(yè)單位人員聘用、流動等方面與國家各項政策變動息息相關，更重要的是事業(yè)單位工作人員的背景、素質、流向各方面直接關系到事業(yè)單位未來的發(fā)展，基于此，事業(yè)單位人事檔案的管理工作就顯得更加重要。目前，事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀如下：

1.人事檔案管理中人事檔案真實有效性無法保證，管理存在漏洞。真實有效是人事檔案管理的基本原則，但就近幾年人事檔案的真實有效性卻越來越難以保證。究其原因主要有三點：其一，原始人事檔案審核不嚴謹，對于年代過于久遠的人事檔案其真實有效性核查較為困難，而新入檔的人事檔案并未按人事審核流程制度進行嚴格審核，造成原始人事檔案是否真實有效不得而知；其二，人事檔案斷層，由于事業(yè)單位發(fā)展需要，編制人員時有擴充或收縮，在人員調離或聘用時，存在大部分人事檔案未隨人員調動的情況，直接導致新入事業(yè)單位無法獲取原始檔案而原單位仍存多余原始檔案無從管理；其三，人員流動性增大，人事檔案管理工作滯后，頻繁的人員流動和滯后的人事檔案管理工作形成了鮮明對比，一個員工調入又調離而人事檔案卻常常還未完成調入審核，其人事檔案管理效率可見一斑。

2.人事檔案管理信息技術普及程度不高，缺乏共享意識。就目前而言，一部分規(guī)模較小、職能較為單一的事業(yè)單位仍然僅沿用紙質人事檔案建檔，十分不利于人事檔案管理走向信息集成統(tǒng)一化，而目前在我國，類似這種規(guī)模小職能單一的事業(yè)單位數(shù)量還不少，這也側面說明了人事檔案管理信息化程度沒有達到全面普及的要求；另外，人事檔案管理實現(xiàn)信息化數(shù)據化的最終目的是為了使人事檔案在各個事業(yè)單位之間無縫流轉，保證人事檔案的連續(xù)性和真實有效性，提高人事檔案管理的效率，而這些都是基于信息的共享才能達成的，目前我國事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立處于各自為政、互不干預的狀態(tài)，缺乏共享意識。

3.人事檔案更新緩慢，員工參與度較低，管理痕跡較少。事業(yè)單位人事檔案除了記錄員工個人經歷、學歷、社會關系、工作經歷、調度情況等基本情況之外，對于員工在職期間的培訓、職稱評定、獎勵處罰等員工成長記錄也應及時在人事檔案內進行記錄更新，大部分事業(yè)單位人事檔案管理在更新的完整性和及時性上還有待提高；同時，員工自身對于個人人事檔案的關注度和參與度普遍不高，對于人事檔案對于個人發(fā)展的重要性和作用可以說是毫不知情，因此在日常工作中也不會主動要求人事管理部門及時更新個人人事檔案；從以上兩點可以看出，事業(yè)單位人事檔案管理除了調入和調離環(huán)節(jié)之外，在其他環(huán)節(jié)上的管理痕跡是相當少的，這也是人們普遍認為人事檔案管理就是調入和調離工作的原因之一。

二、解決事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)有問題的手段和措施

為使事業(yè)單位人事檔案管理能夠提升管理效率及管理水平，對人事檔案管理現(xiàn)狀進行分析，提出以下措施：

（一）嚴格事業(yè)單位人事檔案管理制度，梳理審核流程，從源頭保證檔案的真實有效性

由于人事檔案管理信息技術的引入，事業(yè)單位原有的僅適用于紙質檔案管理的人事檔案管理制度已經無法滿足信息管理技術的需要，因此事業(yè)單位應將管理制度完善放在首位，特別是引入信息管理技術之后，對于新建或調入的原始人事檔案在真實性核查方面應做出明確規(guī)定，規(guī)避人為審核不嚴造成的管理漏洞。對于斷層類檔案，在人事檔案管理制度中應同時明確各類無檔案調入、人離檔未離的處理流程，嚴緊貪圖方便隨意新建檔案，檔案調離流程不可處理拖沓，更不可隨意棄檔，以保證員工人事檔案的連續(xù)性、有效性。在保證人事檔案管理流程完整有效的情況下，進行流程簡化，去掉不必要以及重復的流程，同時也要求檔案管理人員提高工作能力和水平，以提高人事檔案管理的效率，緩解頻繁人員流動與低下的檔案管理效率之間的矛盾。

（二）普及事業(yè)單位人事檔案管理信息化，促進人事檔案管理集成統(tǒng)一管理

建立事業(yè)單位人事檔案管理信息網，就像全國公民身份信息系統(tǒng)一樣，讓全國事業(yè)單位實現(xiàn)人事檔案信息共享。而達成最終目標的第一步就是普及事業(yè)單位人事檔案管理信息化技術，促進人事檔案管理信息集成統(tǒng)一管理，將人事檔案從紙質檔案轉為電子信息檔案，利用信息技術，實現(xiàn)定期核查、即時更新、信息流轉、數(shù)據調取以及調動軌跡檢索等功能。不論事業(yè)單位規(guī)模大小，一同納入管理系統(tǒng)中，統(tǒng)一管理，共享信息。

（三）提高全員人事檔案管理意識，檔案管理工作人員真正管理起來，讓人事檔案發(fā)揮最大價值

事業(yè)單位職工長期對人事檔案管理存在誤解，單純的認為人事檔案管理就是把檔案調入和調出，因此對個人人事檔案并不關注，甚至認為這都是單位的事。而這種想法的來源一部分原因是由于檔案管理人員的管理痕跡過少，因此檔案管理工作人員真正將人事檔案管起來，特別是在更新、流轉、取用、宣傳等環(huán)節(jié)做出實效，例如在更新環(huán)節(jié)主動提醒員工提供職稱評定證書、培訓證書等文件對人事檔案進行更新；在流轉、取用環(huán)節(jié)提升效率，讓員工體驗隨用隨取的便捷，享受檔案管理成果，提高事業(yè)單位全員人事檔案管理意識。體現(xiàn)人事檔案管理痕跡的目的還是真正實現(xiàn)人事檔案管理，讓事業(yè)單位員工認識到人事檔案管理的重要，讓人事檔案在職工工作中發(fā)揮真正的價值。

三、結語

事業(yè)單位人事檔案管理想要跟上改革發(fā)展的步伐，想要推陳出新，想要科學合理地提升管理效率，重塑事業(yè)單位人事檔案管理制度和引入信息技術都是比不可少的，而提高全員人事檔案管理意識也是為了提高職工對人事檔案管理的理解和配合。盡管事業(yè)單位人事檔案管理仍在存在一些問題，但前景是光明的，實現(xiàn)全國事業(yè)單位人事檔案信息共享的最終目標也并非遙不可及。

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作者簡介

夏宇彬，男，漢族，山東青州人，本科畢業(yè)，初級職稱，研究方向：檔案管理，濰坊護理職業(yè)學院

何鵬，男，漢族，山東青州人，本科畢業(yè)，初級職稱，研究方向：檔案管理，濰坊護理職業(yè)學院