淺談如何做好水利工程檔案管理工作

盧偉

近幾年來(lái)國(guó)家不斷加大對(duì)水利工程建設(shè)的投資，使其在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，與此同時(shí)，水利工程檔案的收集與管理也成為工程建設(shè)中一項(xiàng)很重要的工作，做好此項(xiàng)工作，對(duì)水利工程建設(shè)過(guò)程的管理和水利工程竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護(hù)、管理等，具有十分重要的意義。在此，筆者就水利工程檔案的收集和管理，談一些自己的認(rèn)識(shí)。

一、水利工程檔案的內(nèi)容

水利工程在建設(shè)過(guò)程中，會(huì)形成各種各樣的檔案材料，一是建設(shè)前期形成的文件材料如工程的可行性研究任務(wù)書(shū)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件及有關(guān)管理性文件包括審查、招投標(biāo)、合同等。二是施工過(guò)程中形成的文件材料如來(lái)往文件、表格、鑒定書(shū)、竣工圖等。三是開(kāi)展監(jiān)理形成的材料如監(jiān)理來(lái)往文書(shū)、檢驗(yàn)表格、報(bào)告、聲像等。四是購(gòu)置工程設(shè)備形成的材料如說(shuō)明書(shū)、證書(shū)、鑒定書(shū)等。五是開(kāi)展工程竣工驗(yàn)收形成的文件材料如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)、評(píng)審文件等。這些材料是水利工程各個(gè)建設(shè)階段的全面反映和真實(shí)記錄，不但對(duì)水利工程質(zhì)量的評(píng)定驗(yàn)收、水利工程建設(shè)具體過(guò)程的管理和維護(hù)，具有重要的利用和參考價(jià)值，而且對(duì)日后工程投入使用具有重要的查考、借鑒、指導(dǎo)作用。規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)地做好水利工程檔案管理工作，可為水利工程的建設(shè)和管理提供真實(shí)豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個(gè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

二、水利工程檔案工作的作用和重要性

1、水利工程檔案是整體工程開(kāi)展的真實(shí)依據(jù)和基礎(chǔ)條件。水利工程檔案來(lái)源于水利工程建設(shè)的全過(guò)程，不僅在建設(shè)過(guò)程中如工程建設(shè)來(lái)往聯(lián)系、原材料鑒定、工程質(zhì)量評(píng)定、質(zhì)量問(wèn)題分析、工程糾紛、工程竣工驗(yàn)收等具有重要作用，而且在工程建設(shè)完成后的試運(yùn)行、日常運(yùn)行、管理工作中，也是不可或缺的真實(shí)依據(jù)和基礎(chǔ)條件。

2、做好水利工程檔案管理工作是維護(hù)工程質(zhì)量與安全的重要措施。做好水利工程檔案工作，既是貫徹和落實(shí)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制必然要求，又是維護(hù)工程質(zhì)量與安全的重要措施。借助檔案的原始憑證作用，人們可以查尋過(guò)去的資料與情況，從而明確責(zé)任歸屬，防止工程質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生。如果忽視水利檔案管理，造成檔案資料的缺失或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案參考利用和原始憑證作用的發(fā)揮。

三、做好水利工程檔案管理工作的建議

1、強(qiáng)化前期收集工作，保證水利工程檔案的齊全完整

檔案收集工作是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒(méi)有檔案收集工作，就沒(méi)有檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，更沒(méi)有日后檔案的提供利用。

在水利檔案的收集工作中，要求資料保證完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。水利工程檔案工作就應(yīng)與水利工程建設(shè)進(jìn)行同步管理，立項(xiàng)時(shí)就應(yīng)該開(kāi)始進(jìn)行水利工程檔案的收集和整理工作，認(rèn)真細(xì)致的收集水利工程檔案至關(guān)重要。在檢查水利工程施工進(jìn)度中，不僅需要檢查進(jìn)度和質(zhì)量，同時(shí)也需要嚴(yán)格查看檔案資料情況，如果發(fā)現(xiàn)有缺失應(yīng)急時(shí)補(bǔ)充完整。最后進(jìn)行水利工程驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔的水利工程檔案，這樣就不會(huì)造成水利工程檔案的丟失，若干年后，完整的、準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的、高質(zhì)量整理的水利工程檔案將會(huì)繼續(xù)為水利工程提供完整的參考數(shù)據(jù)和重要依據(jù)。

2、建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一監(jiān)督管理，形成工作合力。

要對(duì)水利工程檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一監(jiān)督與管理，建立工程項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制與相關(guān)或具體責(zé)任人的責(zé)任制，并按照集中統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一工作制度、分級(jí)分項(xiàng)管理的原則，形成水利工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組織網(wǎng)絡(luò)。檔案室與各建設(shè)單位密切聯(lián)系、互相配合等，共同形成做好水利工程檔案工作的合力，使各水利工程檔案形成的相關(guān)單位納入統(tǒng)一控制范圍，確保檔案工作與工程建設(shè)同步。

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

3、加強(qiáng)水利工程檔案的信息化管理

當(dāng)前信息化已經(jīng)滲入社會(huì)各行各業(yè)，水利工程檔案的信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。水利工程檔案資料規(guī)模較大，以往的紙質(zhì)文檔不僅占據(jù)了較大的儲(chǔ)存空間，還極易受環(huán)境影響導(dǎo)致?lián)p壞，并且管理成本很高，需要投入大量的人力物力。水利工程檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效解決上述問(wèn)題。借助信息化管理手段、電子化管理模式以及高效率儲(chǔ)存方法，可以有效提升檔案資料的完整性和安全性，減少管理成本，促進(jìn)水利工程檔案管理工作的信息化與科學(xué)化。