辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探討

摘 要：辦公室文書檔案是個人及企業(yè)在行政管理的事務中為了保存信息而制作，是由一般文書轉化而來的信息材料。社會的不斷前進與發(fā)展使得文書檔案的數(shù)量及種類越來越多、越來越重要，既而其收集與歸檔工作也漸漸被人所重視。辦公室文書檔案的收集和歸檔工作在辦公室工作中屬于最基礎但同樣也是最重要的，只有做好這一部分工作辦公室的其他工作才可以更加順利地開展。當檔案收集管理人員認真收集真實完整的資料并仔細做好其歸檔工作時，文書檔案才能最大限度發(fā)揮出它的社會服務功能。

關鍵詞：辦公室文書檔案 收集 歸檔 管理

辦公室的文書檔案作為企業(yè)有重要的決定策略時的科學參考根據(jù)，主要包括了：布告、請示、報告、通知簡報、會議記錄、計劃和總結等信息資料，它能夠記載事情或問題發(fā)生和解決的每一個細節(jié)。隨著發(fā)展辦公室的功能也越來越多，功能分區(qū)也漸漸細致化，從而文本檔案的功能也是繁瑣龐雜，因此檔案管理的質量需要繼續(xù)被提升。只有去合理地開發(fā)、利用收集好的檔案資源，才能為企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展提供更好的、優(yōu)質的服務。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性

辦公室文書檔案的收集與歸檔工作是我國國有企業(yè)檔案管理工作能開展的最基礎也最重要的環(huán)節(jié)。當企業(yè)有事件需要被決策時，文書檔案是主要的參考信息，因為它記載了在規(guī)定的時間段內(nèi)所討論問題的形成、解決的全部過程，在此基礎上的決策才能有它獨有的準確性。因而可見，辦公室必須要對文書檔案的收集歸檔工作加強管理，不斷的進行研究、總結并完善相關的工作，只有經(jīng)過不斷的創(chuàng)新，努力做到讓管理工作科學化，才能增大職工的工作及其辦事效率，既而促進企業(yè)科學戰(zhàn)略性的發(fā)展。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

（一）管理不規(guī)范

在企業(yè)中辦公室檔案的管理工作是相關部門最基礎的工作，但是在管理中或多或少還是存在著不符合規(guī)范的問題。比如，檔案管理的規(guī)章制度和條理不夠完善，檔案的標題在填寫的問題上做不到同意存在著問題，檔案目錄的做法不符合規(guī)定，沒有科學性。日后再利用查找資料時就會出現(xiàn)反復出現(xiàn)無用內(nèi)容的問題，這些都是直接導致檔案管理效率低的原因。不僅如此，還有許多企業(yè)的管理采用的還是比較傳統(tǒng)的文書管理模式，這樣管理思想跟不上時代的步伐，也就無所謂會做到創(chuàng)新，長期的固步自封最終使所在的企業(yè)工作效率減弱，得不到進步。

（二）管理手段比較落后

當下的科技走在“只有想不到?jīng)]有做不到”的階段，計算機信息技術已經(jīng)深入到我們的日常生活中，不僅如此，在辦公室的文書檔案管理工作中，也可以利用網(wǎng)絡技術建立互聯(lián)網(wǎng)式的儲存系統(tǒng)，讓信息的存入和取出變得更加清晰、簡明。目前我國的許多國有企業(yè)在檢索方面都以計算機網(wǎng)絡技術作為基底，使管理更加的科學條理化，這也讓相關工作人員的辦事效率有了質的提高。但是，也不乏有跟不上社會發(fā)展進步的企業(yè)，他們對當下的信息管理技術視若無睹，管理工作依然是以手動為主，在信息量爆炸的社會這就加大了工作人員的工作量，工作時間長就會導致工作的精確度低下，既而組織的各項工作開展逐漸與社會脫節(jié)，不能適應社會的發(fā)展。

（三）收集與歸檔文書檔案工作不全面

由于文書檔案的種類越來越多，所觸及的內(nèi)容面比較廣就會有收集的資料不全面的問題，再加上收集過程中會有個別遺漏的現(xiàn)象，就加大了工作的難度。另一方面，工作人員的精力有限長時間的收集整理或者輸機都會有些許偏差，這些都會導致檔案資料沒有辦法收集全面。

（四）文書檔案管理意識差

為了保證檔案管理工作能有效率的進行，相應企業(yè)需要一些懂得現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術，且專業(yè)素養(yǎng)過關的人才，他們的所擁有的工作經(jīng)驗能使工作順利開展。可問題是現(xiàn)階段的許多職工缺乏專業(yè)能力，對自己的本職工作不夠重視，許多的工作不能做到位。另外，由于缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作人員只把一些紅頭文件放在當前，也就容易將一些普通的文件忽略，不能及時的進行收集、歸檔，使得工作質量一降再降。管理人員的管理意識不夠深，加之檔案管理條理的不規(guī)范，使文書檔案無法發(fā)揮其積極作用。

三、辦公室文書檔案收集及歸檔工作的優(yōu)化對策

（一）提升檔案管理人員的綜合素質

隨著社會的進步，辦公室文書檔案收集與歸檔工作也越來越重要，為了使這部分工作更有效率，提升檔案管理人員的綜合素質是當下必要的。（a）邀請專業(yè)的職工定期幫大家做培訓或者聘請專家做講座、答疑，這樣既可以使職工更好地掌握專業(yè)技能，還能更好地開展管理工作做鋪墊。（b）引進專業(yè)的管理人才，不僅能帶領大家提高相關工作人員對檔案管理的專業(yè)性，還能熟練的運用各種網(wǎng)絡信息化技術設備，提高工作的科學性。（c）不定期的對職工進行專業(yè)技能和現(xiàn)代化辦公技術的考核，對不合格、怠慢工作的職工進行針對性的繼續(xù)培訓，對表現(xiàn)優(yōu)異的職工要公開表揚并給予一定的獎勵，在辦公室有一個積極、樂觀的氛圍。

（二）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度

管理制度的不完善會直接導致資料收集歸檔不全面的問題，所以立即完善辦公室文書檔案管理制度得工作是必要的。（a）在企業(yè)工作情況的基礎上，要有清晰地分責分工制度，使每個職工都清楚地知道自己該做什么，讓管理更加科學合理化。（b）要注明歸檔日期和期限，統(tǒng)一對文書進行保管避免檔案被個人公出私用。

（三）創(chuàng)新文書檔案收集及歸檔工作模式

以往文書檔案的收集工作都不夠主動，僅是對看得到的文檔進行整理，導致了許多文檔有殘缺的問題，許多資源都不復存在，要解決這些存在的頑固問題就需要不斷地創(chuàng)新，改變現(xiàn)在的工作模式。首先職工的心態(tài)要轉換，變被動為主動，時時去相關部門作了解，不定時的對檔案資料做更新處理。其次，對于在工作過程中出現(xiàn)的微小問題都要積極的采取應對措施及時作出處理。此外，需要緊跟時代步伐充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術，做出和企業(yè)工作情況相符的文書檔案管理系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理，這樣不僅減少人工問題出現(xiàn)的一些不必要的失誤，還能相應的減輕職工的工作量，更重要的是確保了檔案的完整性、規(guī)范性，使得辦公室文書檔案資源為企業(yè)的發(fā)展提供了更優(yōu)質的服務。

四、結語

在檔案管理的操作過程中，管理人員有認真仔細的工作態(tài)度，制度的完善健全，辦公模式的信息化都是保證辦公室文書檔案完整真實的前提，只有這樣，檔案文書的作用才能被最大程度的發(fā)揮，進而提高辦事效率，確保辦公室的其他工作可以更加順利地開展。

參考文獻

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作者簡介

黃麗芳（1989-），女，福建省福州人，漢族，本科，畢業(yè)于福建中央廣播電視大學；現(xiàn)有職稱：助理館員；研究方向：檔案管理；