簡析檔案信息化建設(shè)

葉玉琪

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理模式法發(fā)生轉(zhuǎn)變，本文從檔案信息化建設(shè)思想意識(shí)、技術(shù)、組織管理及人員素質(zhì)等方面的現(xiàn)狀以及檔案信息化建設(shè)的緊要性，根據(jù)信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，提出了檔案信息化建設(shè)的基本措施，使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

一、檔案信息化建設(shè)的涵義

檔案信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 檔案信息化資源建設(shè)

檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。它的主要任務(wù)：一是館藏檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是在各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)中形成的有查考和利用價(jià)值的電子文件，要按照有關(guān)要求及時(shí)歸檔，而且要做到齊全完整，真實(shí)有效。所以檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略源資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

它主要是對電子文件、檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，包括對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。隨著計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子出版物的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，圖書館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)被逐漸提上議事日程。圖書閱讀過程，人性化設(shè)計(jì)，瀏覽簡潔，閱讀舒服，提供了書簽功能，幫助讀者記憶閱讀頁碼。這些都需要檔案管理部門統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證電子書、檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。

2.3 基礎(chǔ)硬件設(shè)施及其應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。主要特點(diǎn)是簡便、靈活，便于各類人群使用。另一種是權(quán)限信息應(yīng)用系統(tǒng)，它是保證信息安全的一個(gè)重要組成部分，其目標(biāo)是向用戶和應(yīng)用系統(tǒng)提供權(quán)限管理服務(wù)，提供用戶身份到授權(quán)的映射，提供與實(shí)際應(yīng)用處理模式相應(yīng)的、與具體應(yīng)用系統(tǒng)相對分離的授權(quán)和訪問控制機(jī)制，簡化應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)，提高系統(tǒng)整體保密性和安全性。

2.4 人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。根據(jù)檔案工作的需要，必須對檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神。檔案工作是“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”，要發(fā)展檔案事業(yè)，就要求檔案工作人員必須博學(xué)多才，特別是要注重對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和檔案邊緣學(xué)科知識(shí)的掌握，同時(shí)還要大膽探索檔案管理工作的自身特點(diǎn)和規(guī)律，找出一條快捷有效地為各項(xiàng)檔案管理工作和全社會(huì)服務(wù)的新路子。這不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

三、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

3.1欠缺信息化的檔案管理意識(shí)。

信息化的檔案管理指的是通過數(shù)字形式來處理檔案信息，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)協(xié)助下對其進(jìn)行集中化管理?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在檔案管理中，并朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，但由于管理人員素質(zhì)低下、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理觀念落后等問題導(dǎo)致檔案的信息化建設(shè)在發(fā)展過程中屢屢受挫。

3.2表層化的開發(fā)信息資源

在對檔案信息資源予以開發(fā)時(shí)，仍舊將目光停留在數(shù)字化掃描和目錄錄入方面。假如信息化檔案建設(shè)的目的只在于將傳統(tǒng)保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設(shè)也就沒有什么實(shí)質(zhì)性的意義了。

3.3開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

要想使信息化的檔案建設(shè)得到推廣就必須對開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，如若開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，那么數(shù)據(jù)間的互通和共享也就無法實(shí)現(xiàn)了?，F(xiàn)如今，在開發(fā)信息資源時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使得系統(tǒng)不能連通。當(dāng)然，此種現(xiàn)象的產(chǎn)生還與檔案信息秘密性有關(guān)。

3.4安全保密意識(shí)弱

通過網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備便能將存放在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的電子檔案索取出來。一個(gè)終端上面的電子檔案可以同時(shí)發(fā)給不同的網(wǎng)絡(luò)終端，這便對一定時(shí)間段內(nèi)需要限制使用或保密的安全問題造成了一定威脅。因而對其采取一定的保密舉措也就顯得意義重大了。但有的檔案管理部門的安全管理制度不夠完善，并且對檔案秘密性欠缺認(rèn)定范圍。所以，在對檔案進(jìn)行信息資源開發(fā)時(shí)，檔案管理部門欠缺安全保密的意識(shí)。

四、加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期，應(yīng)該由有關(guān)各部門和檔案部門人員共同協(xié)商，分別從各自的管理角度提出設(shè)計(jì)思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。尤其在設(shè)計(jì)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全保密措施，實(shí)行電子簽單制度，建立和健全檔案管理責(zé)任制，電子文件簽入、簽出制度，安全日志制度，從而保障檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

五、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要多專業(yè)配合、多部門協(xié)作以及所有檔案人員的積極參與及配合。檔案系統(tǒng)的工作只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

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