淺談建設(shè)工程檔案資料管理的現(xiàn)狀

路美華

摘 要：隨著近年來城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)工程資料也急劇增加，如何管理好這些資料也變得越來越重要?；诖?，本文對建設(shè)工程檔案資料管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了解決的建議。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案資料；管理；建議

建設(shè)工程是一個由多單位、多個部門參與的復(fù)雜系統(tǒng)，參建各方形成的歸檔文件資料，有不同的范圍，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但目的是相同的，必須有完整、準(zhǔn)確的竣工檔案資料。建設(shè)工程資料是工程建設(shè)過程中的原始記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，它們以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等多種形態(tài)展示著工程建設(shè)全過程，是工程質(zhì)量的見證。

住建部及各省、市建設(shè)部門曾明確指出：任何一項工程如果技術(shù)資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該項工程不合格，對工程質(zhì)量具有一票否決權(quán)。在評審精品工程時，技術(shù)資料不合格，則不再安排現(xiàn)場實物評審。工程資料管理的重要性由此可見一斑。

文件資料是檔案的前身，檔案是文件資料的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。

1 工程資料歸檔的質(zhì)量要求

歸檔的工程項目文件資料必須經(jīng)過分類整理，并組成符合要求的案卷。

工程項目資料應(yīng)完整、系統(tǒng)，所有文件、各種材料、圖紙內(nèi)容齊全，有請示、批復(fù)，不得缺頁、缺項，成套材料保持相互間的有機聯(lián)系和整體性，能完整地反映工程建設(shè)活動的全過程。

工程項目文件資料應(yīng)準(zhǔn)確，要求數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確，各類技術(shù)資料上的內(nèi)容和所記載的數(shù)據(jù)必須真實可靠，真實記錄和準(zhǔn)確反映項目建設(shè)過程和竣工時的實際情況，竣工圖與實物相一致。

簽字手續(xù)完備，施工技術(shù)文件應(yīng)按行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，簽字蓋章手續(xù)齊全，如材料質(zhì)保書、試驗報告等必須驗收簽字，竣工圖必須有竣工章，且有專人簽字。

書寫材料符合規(guī)定要求，需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆等）書寫、繪制，字跡工整，圖形清晰，用紙規(guī)范，裝訂整齊劃一（要求下面齊、右面齊），以利長久保存。

歸檔的特殊載體（照片、錄音、錄像、磁盤、光盤）應(yīng)保證載體的有效性。

2.工程資料管理目前存在的一些問題及產(chǎn)生的原因

2.1資料收集不及時、不完整、不規(guī)范

這個問題無論在建設(shè)單位、施工單位或者監(jiān)理單位，甚至設(shè)計單位可能都存在。從事檔案資料管理的人員只懂檔案不懂技術(shù)，而工程技術(shù)人員又只懂技術(shù)而不懂檔案，兩者不能很好地結(jié)合起來。施工單位的資料相對最多，所以也是最難收集的。施工的時間記錄要真實準(zhǔn)確，在原材料中的標(biāo)目要真實，所有的檢測部位和數(shù)據(jù)必須要真實可靠和準(zhǔn)確。首先要做好工程施工前對原材料的監(jiān)測工作，對于分項目的工程檢測要及時。在進(jìn)行資料的收集和記錄時，相關(guān)人員要進(jìn)行查驗并及時的簽字，對于所安排的指令要及時進(jìn)行回復(fù)和及時的匯總。有些施工單位資料員在做資料時并未按照工程實際情況，而是照搬其他工程的資料，將內(nèi)容直接套用，只改一下工程名稱或表頭的內(nèi)容，或者是同一個項目中不同的單位工程的資料一模一樣。在完整性方面，應(yīng)該將施工所使用的原材料的廠家檢測報告及合格證，在施工過程中進(jìn)行的測量、技術(shù)上的資料、施工過程中的記錄、施工質(zhì)量的驗收報告、工程管理、工程驗收資料以及竣工的圖紙要單獨進(jìn)行裝訂成冊，所有這些都要有專門的人員進(jìn)行收集整理和匯總。團(tuán)隊都應(yīng)該有著明確的分工，負(fù)責(zé)資料收集整理的人員也應(yīng)該是從這個隊伍成立的一開始就應(yīng)該有的，并且最好是自始至終跟隨這個建設(shè)項目直到竣工結(jié)算。

2.2竣工資料移交不及時

不能按規(guī)定的時間及時移交工程竣工資料，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。有些單位因為管理或人員的問題，竣工資料編制沒有做到三同步，導(dǎo)致工程結(jié)束了但竣工資料還沒有整理出來。工程竣工資料是反映工程竣工的重要依據(jù)，工程竣工資料日期與工程尾款、質(zhì)保金的支付相關(guān)聯(lián)，因此工程竣工資料收集整理的越快，工程項目浪費的人力、物力、財力越少，項目的效益會無形中提高。

2.3重工程建設(shè)，輕檔案管理

工程項目的管理人員檔案意識淡薄，平時只注重抓工程質(zhì)量、工程進(jìn)度，忽視了建設(shè)工程中的檔案資料管理。由于機構(gòu)缺失、人才缺乏，沒有合同和資金約束，檔案管理心有余而力不足。甚至工程完工后各單位才開始應(yīng)付整理工程資料，草草歸檔，各種原因造成項目檔案資料管理無序，流向不明，資料收集不齊全。一項工程的檔案管理絕不僅僅是建設(shè)單位或施工單位的事，它從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，任何一方疏忽，未能及時歸檔資料，就會影響這個項目檔案的完整性。

3 解決這些問題的建議

工程檔案工作從工程建設(shè)的立項、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工直到竣工驗收、交付使用等，各環(huán)節(jié)、各步驟之間客觀存在著不可顛倒的先后順序，這個先后順序是建設(shè)工程項目的客觀自然規(guī)律，工程文件的產(chǎn)生有著很強的階段性、程序性和過程性的特點，擔(dān)負(fù)著服務(wù)工程活動、推動工程進(jìn)程的任務(wù)。工程每一階段、每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的資料產(chǎn)生，因此要求檔案管理人員對每一個階段、每一個環(huán)節(jié)中會產(chǎn)生的文件做到心中有數(shù)，按進(jìn)度及時跟進(jìn)收集，結(jié)合重要性和專業(yè)安全存放。隨時關(guān)注進(jìn)度和各參建單位人員收集的資料并與之保持密切聯(lián)系，及時查驗資料是否完整、整理是否規(guī)范，避免竣工驗收時出現(xiàn)資料遺漏現(xiàn)象。所以要由專職人員負(fù)責(zé)資料的管理和跟蹤，必須持證上崗，為了提高業(yè)務(wù)水平，要定期組織參加培訓(xùn)及學(xué)習(xí)。

項目管理部門在工程建設(shè)初期（而不是中后期）就應(yīng)結(jié)合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在項目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料、質(zhì)量保證資料真實可靠。工程項目管理部門可在總包合同中，把文件材料歸檔工作作為合同的一項重要內(nèi)容單獨列一條款，對竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗收時間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。

工程項目負(fù)責(zé)人要增強檔案意識，把檔案工作貫穿于工程項目建設(shè)全過程，加強對項目檔案管理的宣傳力度，提高全體參建人員對檔案管理工作的認(rèn)知水平，增強全體參建人員對檔案管理工作的責(zé)任感。從工程項目立項開始就設(shè)立工程項目資料管理機構(gòu)或?qū)Ｂ毜墓芾砣藛T，負(fù)責(zé)工程項目資料的收集、整理和歸檔管理工作。專業(yè)的人員可以清楚地認(rèn)識到什么時候應(yīng)該進(jìn)行什么樣的工作，在工程建設(shè)過程中的什么階段應(yīng)該進(jìn)行什么資料的收集，這就從根本上已經(jīng)做好了規(guī)范作業(yè)的準(zhǔn)備，因而所有的收集工作都可以有條不紊的進(jìn)行，不會有資料遺漏、不規(guī)范、資料的價值不高等情況的出現(xiàn)?？梢哉f通過檔案驗收可以折射出一個企業(yè)的整體管理水平，應(yīng)予以高度重視。

建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)的重要組成部分，是在工程建設(shè)過程中形成的原始資料，是非常寶貴的資源和財富。工程檔案資料的完整與否，檔案管理水平的高低，對今后開展維修、改造、擴建、拆建等起著舉足輕重的作用，沒有或失去資料會帶來極大的盲目性，會給城市建設(shè)和人民生命財產(chǎn)造成無法估量的后果。檔案管理工作是一項傳承歷史、記錄現(xiàn)實、服務(wù)未來的工作。工程建設(shè)是百年大計，工程檔案管理也同樣是百年大計。

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