淺談檔案利用工作存在的問題及改進方法

張雁

摘 要：檔案工作的最終目的就是檔案利用，檔案利用工作在整個檔案工作中居主導地位。目前，檔案的利用工作存在著傳統(tǒng)式的被動服務(wù)形式和不重視檔案利用信息反饋的問題，現(xiàn)結(jié)合檔案管理工作的實際，談點膚淺的認識。

關(guān)鍵詞：檔案利用工作 問題 改進方法

1 檔案利用工作的現(xiàn)狀及存在的主要問題：

1.1 檔案的時效性制約了利用工作

按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，檔案至少要保存三十年才可以向公眾開放。這樣就使具有利用價值的檔案失去了其利用的時效性，無法實現(xiàn)檔案價值的有效地充分利用。另一方面，根據(jù)我國的檔案管理制度以及各種相關(guān)的政策也是重保管輕利用，更一步阻礙了對利用工作的制約。據(jù)相關(guān)記載，我國檔案利用出現(xiàn)過二次高潮，一是70年代末大規(guī)模開展的撥亂反正平反冤假錯案，二是80年代中、后期知識青年上山下鄉(xiāng)計算工齡，以及其后的大規(guī)模編史修志活動。此后檔案利用工作進入了低谷時期，至今只是起到保存檔案的作用。

1.2 社會公眾利用檔案意識薄弱

長時間以來，受到多種多樣因素的影響，我們對檔案信息這一潛在的資源認識不足，從檔案利用者和利用目的來看，檔案的現(xiàn)實參考價值沒有得到足夠的重視，這種潛在的價值可以產(chǎn)生巨大的社會效益與經(jīng)濟效益，卻未被社會所廣泛認識。由于檔案自身的原因，比如封閉半封閉的狀態(tài)、機密性、專門性等，使得社會公眾對檔案產(chǎn)生偏見，因此薄弱的檔案意識會削弱檔案工作的社會影響力，使得社會公眾看不到檔案所帶來的社會效益，這遠遠不能適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展要求，檔案的利用工作表現(xiàn)出了明顯的滯后。

1.3 隊伍建設(shè)結(jié)構(gòu)不合理

檔案管理人員大部分不是專業(yè)科班出身，業(yè)務(wù)能力和水平有限，有的檔案工作人員是轉(zhuǎn)行來的，對檔案基礎(chǔ)理論知識以及檔案工作的各個環(huán)節(jié)的操作一無所知，知識結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層，缺乏新的專業(yè)知識，缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識，缺乏創(chuàng)新意識，還是過去那種“收好攤子”、坐、等、靠、要的管理體制，主動服務(wù)意識薄弱，缺乏社會大眾的認知，檔案隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)不合理，尤其是年齡結(jié)構(gòu)偏大，造成隊伍建設(shè)不穩(wěn)定，工作不主動、不積極，操作方式上的被動，檔案利用工作總是等著利用者自己上門來查找，檔案部門和利用者之間缺乏應(yīng)有的溝通和交流。

1.4 檔案利用服務(wù)手段落后

利用單位和利用者來查閱檔案時，我們只是在登記表上填寫單位、姓名、證件號碼等最基本的內(nèi)容，登記的內(nèi)容非常簡單，不求深層次的了解，更是沒有詳細說明利用檔案的目的和用途，登記的內(nèi)容只是局限于檔案利用工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。

1.5 編研工作落后

檔案編研成果通常是指二次文獻和三次文獻，這些經(jīng)過加工的二、三次文獻信息能夠全面的系統(tǒng)的反映出檔案的綜合信息，可以擴大檔案利用的范圍，提高檔案利用率。而檔案編研工作的落后僅僅是按部就班的做一些傳統(tǒng)的編史、修志、年鑒、大事記等等，也不能很好的開發(fā)檔案信息。在新的時期，檔案利用工作的狀況雖然出現(xiàn)了好轉(zhuǎn)，改善檔案利用現(xiàn)狀的空間很多，但仍舊不能充分發(fā)揮檔案的利用價值。當然，轉(zhuǎn)變檔案利用的現(xiàn)狀并不是一蹴而就的事情，是需要檔案管理部門、檔案工作者和社會大眾共同努力完成的一個循序漸進的過程。

2 開發(fā)利用檔案信息資源，多措并舉加強檔案的利用工作

2.1 提高認識，加強檔案的宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

通過宣傳來促進檔案工作的進一步發(fā)展。檔案的宣傳使人們認識到檔案工作的重要性，不斷增強社會利用檔案意識，從而有效地改善了檔案工作的條件和環(huán)境。檔案部門也缺乏有效的主動宣傳措施。應(yīng)該把原有的我等你來，你用我提供的這種被動服務(wù)模式變?yōu)榉e極宣傳，熱情接待的主動模式，研究用戶需求，做好利用工作的基礎(chǔ)工作，讓人們能真正從檔案利用中解決實際問題，轉(zhuǎn)變對檔案和檔案工作的認識和看法?？梢岳枚喾N多樣的宣傳途徑，尤其可以利用覆蓋面廣的媒介，例如廣播、電視、報紙、網(wǎng)絡(luò)、舉辦展覽、編印館藏指南等，宣傳《檔案法》，宣傳檔案工作的理論和成果。

2.2 更新服務(wù)方式，豐富服務(wù)內(nèi)容

由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對檔案廣泛的社會性和豐富的內(nèi)容不了解，因此轉(zhuǎn)變利用者對檔案利用工作的看法，實現(xiàn)服務(wù)方式 由封閉、靜態(tài)、被動向開放、動態(tài)、主動的轉(zhuǎn)變，第一在履行職能上做到“三個轉(zhuǎn)變”：即由收、藏、借用這種一般性服務(wù)，向挖掘、編研、研究高層次服務(wù)轉(zhuǎn)變；由疲于應(yīng)付日常業(yè)務(wù)，向開動腦筋，搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變；由只注意搞好內(nèi)部服務(wù)，向服務(wù)社會轉(zhuǎn)變。對檔案的來源、使用、保管進行調(diào)查研究，加強信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對用戶要起到參謀和咨詢的作用。不能把利用工作簡單地看作是守攤、調(diào)卷，而根本不去思考和研究檔案的服務(wù)方向和重點。第二在利用方式上，由單一檔案利用模式轉(zhuǎn)向多樣化的需求，為檔案利用與發(fā)展提供全面的技術(shù)支持，既可查閱服務(wù)又可專題服務(wù)，既可信息服務(wù)又可展覽服務(wù)，既可咨詢又可上網(wǎng)服務(wù)，只要符合保密原則，讓檔案信息資源流動起來，使分散單一、封閉的檔案信息轉(zhuǎn)化為綜合開放、類別豐富，跨地區(qū)、跨行業(yè)的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案資源共享和檔案信息利用的自動化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.3 簡化手續(xù)，建立完善的配套咨詢服務(wù)體系，加大公眾利用檔案力度

檔案資源是全民的，從而服務(wù)于全民。當代是信息化高速運轉(zhuǎn)的時代，檔案信息也要跟上時代的腳步，檔案工作者應(yīng)從封閉的觀念向開放的觀念轉(zhuǎn)變，減少限制，完善咨詢服務(wù)制度，主要解決利用檔案是常規(guī)問題，比如辦理登記手續(xù)，提示注意事項，指導查找的方法、路徑，解決查檔和閱讀中遇到的問題，要為公眾提供多種手段、多種形式的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，建立“以人為本”、“方便快捷”的服務(wù)內(nèi)容和方式，要在開放時間、利用程序、宣傳手段、配套服務(wù)、服務(wù)技術(shù)等方面采取有效措施，強化檔案利用服務(wù)的文化特色，盡量簡化手續(xù)。

2.4 做好檔案信息資源利用服務(wù)的效果反饋

檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結(jié)果，檔案館應(yīng)當把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項基本工作來抓。在檔案查閱利用時，要求填寫其利用的目的，追求更深層次的了解，尋求檔案利用信息反饋的機會。要做好檔案信息資源利用服務(wù)的效果反饋，對于今后進一步做好檔案工作具有重要的意義。第一有利于了解檔案的價值和作用。了解檔案是否具有保存價值，其價值的大小必須通過利用才能產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。如果檔案不再被利用，再有價值的檔案也就失去了其保存的意義了。第二有利于掌握檔案的利用信息。進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用，通過實際效益的調(diào)查和收集，可以進一步了解社會和市場對檔案利用的需求以及利用者的心理需求，從而改進服務(wù)方式，這樣不僅加大檔案宣傳工作的力度，而且可使各界人士進一步了解檔案、熟悉檔案。

參考文獻

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