關(guān)于人事檔案管理特征及作用的思考

王丹琪

摘 要：人事檔案是人才信息的主要來源和承擔的載體，是一個人的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及其他重要事件的記錄，充分完整地反映出一個人的生平，是管理人才信息的重要手段，如果想長久發(fā)展下去就離不開人事檔案的管理，人事檔案對人才的選拔和任用發(fā)揮有著十分重要的作用。本文首先分析了企事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容和含義，然后對企事業(yè)單位人事檔案管理的特征進行分析，著重探討企事業(yè)單位人事檔案管理的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理：管理水平；特征；作用

要想不斷提高人事管理水平，促進企事業(yè)單位自身的長遠發(fā)展，就需結(jié)合企事業(yè)單位的實際情況，改變傳統(tǒng)思維模式，真正建立起適應(yīng)現(xiàn)代企事業(yè)單位的人事管理制度，使其符合時代特色，以此進一步提升企事業(yè)單位競爭力。目前，隨著改革的深入，企事業(yè)單位的作用越來越突顯出來，人事改革也越來越徹底，而人事檔案管理在企事業(yè)單位體制改革中所占有的比重越來越大，人事檔案管理也越來越重要。

1 企事業(yè)單位人事檔案工作的主要內(nèi)容

1.1 檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否客觀、真實

人事檔案是一個人經(jīng)歷和社會實踐活動的歷史記錄，是歷史地全面地了解一個人的重要依據(jù)，橫觀，是一個人所從事某項工作或某一階段的真實記錄，縱觀，是對一個人一生經(jīng)歷與表現(xiàn)得全面記載，所以，檔案材料的齊全、完整、客觀、真實是人事檔案開發(fā)利用的根本保證。通過注重檔案資源的“全”和“真”，能夠客觀反映干部成長歷史和職業(yè)生涯變化軌跡，真實展現(xiàn)干部自身特點和個人品行，使組織人事等利用部門對檔案信息依據(jù)感到可信、可靠。

1.2 檔案材料手續(xù)是否完備

干部人事檔案材料手續(xù)的完備，是確保檔案內(nèi)容質(zhì)量的重要方面。中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出，今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料，均應(yīng)先將手續(xù)補辦完備才能歸檔。所以，人事檔案所收存的每份材料都要完整，材料的時間、來源要清楚，有頭有尾，不缺張少頁，手續(xù)完備。在材料鑒別上要做到“取有據(jù)、舍有理”，嚴格把好“入口”關(guān)。

1.3 檔案中有無錯裝、混裝的材料

人事檔案是本人的歷史情況和現(xiàn)實情況的客觀反映，似是而非、失實的材料不允許歸入人事檔案或應(yīng)從人事檔案中剔除出去，必須杜絕張冠李戴、同名異人等情況，否則將會對干部本人帶來不應(yīng)有的損失。錯裝混裝材料的情況，在干部人事檔案審核中屬于“單項否決”項目，必須引起干部檔案管理人員的高度重視，不斷增強工作的責任心，以嚴密細致的工作態(tài)度對待每一卷檔案。

1.4 檔案整理是否符合要求

干部人事檔案整理工作，是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作之一。通過整理，便于檔案材料的保管、利用和科學化管理。中組部《干部檔案整理工作細則》要求，“整理干部檔案，須做到認真鑒別，分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。因此，為保證原始檔案材料的完整齊全，保證新整理檔案材料的規(guī)則規(guī)范，對每一卷檔案在技術(shù)加工中都必須力求細節(jié)到位，爭取做到“六細致，六保證”，即：材料拆起細致，保證不破壞、不損傷原材料；材料裁剪細致，保證對拆起的不合規(guī)格的材料合理裁剪，方便裱糊；材料加邊包邊細致，保證不壓字，不壓線，不損傷材料內(nèi)容；材料壓平細致，保證已裱好的材料平整不皺折；類標頁標書寫細致，保證材料整齊美觀；目錄填寫打印細致，保證與材料內(nèi)容完全相符，不錯位，達到“完整、真實、條理、精煉、實用”的“十字”。

2 企事業(yè)單位人事檔案管理特征

2.1 企事業(yè)單位人事檔案管理具有現(xiàn)實性

企事業(yè)單位是根據(jù)資料和檔案來考察一個人的，只有了解一個人的上學期間的經(jīng)歷，工作期間的表現(xiàn)以及日常生活的行為，才可以做到對這個人的認知，更加方便對他進行工作上的調(diào)動以及人力資源上的配置；還有就是人員檔案對企事業(yè)單位內(nèi)部的升職提干有著十分重要的影響，在實際的工作中具有一定的現(xiàn)實意義。

2.2 企事業(yè)單位人事檔案管理具有真實性

企事業(yè)單位的人事檔案的收集過程是十分嚴格的，即使是隨著人員的增加，隨著時間的推移，要收編和整理的檔案越來越多，但是在這個過程中仍然要保持著高水準的真實和嚴格的要求；在日常的維護和利用等方面都是按照規(guī)章制度來嚴格進行的，這樣才能保證企事業(yè)單位人事檔案的管理有一定的權(quán)威性，保證了真實性。

2.3 企事業(yè)單位人事檔案管理具有保密性

不管是企事業(yè)單位領(lǐng)導的檔案還是普通員工的檔案都是絕密的文件，不是隨便就可以查閱的，需要辦理一定的手續(xù)，人事檔案中的東西都是真實的，其中包括一些重大的事件，如果被傳播出去對員工的隱私保護是不利的，一旦機密的情報泄露不利于事業(yè)單位的發(fā)展，嚴重的可能會對國家的安全造成影響，因此企事業(yè)單位人事檔案的管理是機密的。

2.4 企事業(yè)單位人事檔案管理不是長期固定的

人事檔案記錄的是一個人的真實情況，但是這個情況不是一直不變的，員工職位的變化和個人情況的變化都會使得檔案中的信息發(fā)生變化，從員工剛剛開始工作，一直記錄到員工離開，這是不斷發(fā)展著的，正是因為這樣，企事業(yè)單位的人事檔案管理是具有動態(tài)性的。

3 企事業(yè)單位人事檔案管理的作用

3.1 促進企事業(yè)單位的進步

社會的不斷發(fā)展促進科技的進步，科技的進步意味著對人才的要求進一步提升，人才素質(zhì)的高低直接決定著企事業(yè)單位的成敗，是科技的競爭說到底也是人力資源的競爭。人才在當今社會的競爭中地位越來越高，而人事檔案是人才信息的縮影，可以盡快反映出一個人才的特點和信息。加強對企事業(yè)單位人事檔案的管理，是對人才的考察和了解，可以幫助企事業(yè)單位選擇出合適的人才進行發(fā)展，幫助企事業(yè)單位的進步。

3.2 企事業(yè)單位人事檔案管理是人力管理的重要工具

人事檔案的管理是人力資源管理的一部分，人力資源的管理就是更好地利用人才，要想充分發(fā)掘一個人的潛力就要充分了解一個人的生活經(jīng)歷以及工作的表現(xiàn)，充分了解一個人的全面信息才可以合理地進行人力資源的配置。

3.3 企事業(yè)單位人事檔案管理是人力資源重要信息的儲備資源

人事檔案的建立是為了人力資源的配置，人力資源的科學管理是衡量工作效益和管理能力的重要標準。一份真實的人事檔案不僅僅是一個人成長的歷史憑證，更重要的是，一份完整真實的人事檔案是企業(yè)招收員工和進行人力資源配置的重要依據(jù)。

3.4 企事業(yè)單位人事檔案管理是人才資源開發(fā)的重要依據(jù)

企事業(yè)單位人事檔案管理可以更好地實現(xiàn)人力資源的配置，人事檔案的存在是為了更好地進行人力資源的開發(fā)和建設(shè)，為了使每一個員工都能夠在自己的工作崗位上有更好的發(fā)揮，可以充分利用人事檔案的管理，科學預測人力資源的配置，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

4 企事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

企事業(yè)單位的人事管理中的檔案管理是有著獨特的重要性的，無論是一個政府機關(guān)還是企業(yè)的工作單位都可以利用檔案管理進行綜合的分析，根據(jù)自己所掌握的現(xiàn)有的資源進行人力的配置，根據(jù)長遠的發(fā)展目標確定人才的安排，不斷提高人才的綜合素質(zhì)，從整體上提高企事業(yè)單位的工作效率，促進企事業(yè)單位的發(fā)展，對整個人力資源的合理配置也是有著重大的意義。

5 結(jié)語

總之，企事業(yè)單位人事檔案的管理是十分真實可靠的，具有機密性，在實際的工作中有著一定的現(xiàn)實意義；人事檔案是重要的信息資源，在人事管理的工作中起著十分重要的作用，保證了人力資源開發(fā)的順利進行，是人力資源人才配置的重要保障，進行人力資源的優(yōu)化配置，保證了企事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展，因此在以后的人事檔案管理工作中要提高管理人員的綜合素質(zhì)，保護好人事檔案，使得人事檔案發(fā)揮更大的作用。

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