淺談職工檔案集中統(tǒng)一管理的利弊及其應(yīng)對措施

王崗

摘 要：本文通過筆者十幾年檔案管理經(jīng)驗，闡述了對檔案實行集中統(tǒng)一管理的規(guī)范性和必要性，并對目前國內(nèi)大部分地區(qū)集中統(tǒng)一檔案管理中存在的現(xiàn)實問題提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望對我國完善檔案管理體制有所幫助。

關(guān)鍵詞：職工檔案；集中；管理

《中華人民共和國檔案法》總則第五條規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用；第三章第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。由此可見，實行檔案的集中統(tǒng)一管理是非常必要的。

一、職工檔案集中統(tǒng)一管理的意義

職工檔案是用人單位、社會保障、人事組織部門在招聘、社會保險轉(zhuǎn)移、技能提升培訓(xùn)、考核獎懲、選拔任用中組建的有關(guān)職工本人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是公民在工作以后足跡的記錄簿。做好職工檔案統(tǒng)一管理工作，是保障職工合法權(quán)益和促進(jìn)社會發(fā)展的必然要求。

1.促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化。檔案實行集中統(tǒng)一管理，改變了原來職工檔案由各單位自行保管、各自為政的現(xiàn)象，統(tǒng)一了檔案管理分類、組卷、編目和排列等，使其案卷管理、存放都符合管理要求。原來單位檔案管理人員大多為兼職人員，對檔案管理認(rèn)識不到位，致使本單位檔案散、亂存放，甚至沒有專門的檔案庫房，檔案材料隨便亂放，加上人員變動頻繁，有些老舊檔案都無從查起。集中統(tǒng)一管理，配備專職檔案管理人員，能夠使本區(qū)域企業(yè)的檔案實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化管理，改變了分散保管時檔案分類不統(tǒng)一，案卷不符合規(guī)范要求的現(xiàn)象，能使企業(yè)的檔案管理工作走上制度化管理軌道上來。

2.有利于改善檔案的保護(hù)條件。由于檔案管理對庫房等硬件要求較高，單位在分散管理檔案時，為了檔案存放達(dá)標(biāo)，要投入很大的物力和財力來進(jìn)行庫房改造建設(shè)，而大部分單位又因財力和物力不足而不能為檔案提供較好的保管條件，采用簡單的普通辦公室或檔案櫥柜甚至紙箱進(jìn)行檔案存放，很容易受潮、霉?fàn)€、蟲咬，從而使檔案得不到很好的保護(hù)。實行檔案集中管理后，大型綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理應(yīng)用方面無疑使管理更加規(guī)范有效，對管理的檔案實行統(tǒng)一編排和統(tǒng)籌規(guī)劃，解決了檔案經(jīng)費、檔案庫房、檔案設(shè)備和人員配制以及一系列的安全防護(hù)設(shè)施等問題，大大延長了檔案的使用壽命，而且為單位和社會各項工作保存了更完善的檔案資料。

3.極大節(jié)約檔案應(yīng)用管理成本。首先，解決了工作人員隊伍龐大且業(yè)務(wù)水平參差不齊的現(xiàn)象，集中統(tǒng)一檔案管理只需配備少量專職檔案管理人員，通過信息化手段就可實現(xiàn)檔案的有效管理控制。通過檔案管理軟件進(jìn)行編制案卷目錄、全引目錄等檔案管理的各種檢索工具，確保了在日常提供檔案利用時，做到檢索準(zhǔn)確、及時。其次，硬件建設(shè)方面節(jié)省了大量的人力、物力、財力，目前大部分地區(qū)公共就業(yè)服務(wù)部門已經(jīng)對企業(yè)職工檔案實行免費管理，這就使的企業(yè)有更多的人員和資金投入到企業(yè)發(fā)展中去。最后，由于集中管理，在本區(qū)域內(nèi)職工流動時，減少了檔案調(diào)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，在檔案室內(nèi)就可以實現(xiàn)材料的轉(zhuǎn)移和信息變更，避免了檔案多次外流，信息重復(fù)審核登記的過程。

二、職工檔案集中統(tǒng)一管理的弊端

檔案的集中管理充分發(fā)揮了檔案集中化、專業(yè)化、精細(xì)化的管理優(yōu)勢，體現(xiàn)了“整合資源、統(tǒng)一管理、規(guī)范利用、信息共享”的原則。但是在檔案管理體系不完善的情況下，也有它的不足之處。

1.單位和部門對職工信息管理難度大。職工檔案集中移交到上級檔案管理部門檔案庫房管理，單位在今后的職工管理中，職工的一些信息不能動態(tài)掌握，且個人材料報送歸檔麻煩。如果單位人力資源部門人員變動頻繁，對檔案業(yè)務(wù)了解不透，無法及時將歸檔材料進(jìn)行分類，檔案管理人員在接收材料時也不清楚，勢必造成檔案材料的不完整。作為檔案管理部門，幾十萬份檔案統(tǒng)一存放管理，出現(xiàn)同名同姓人員非常普遍，如果檔案信息沒有明顯區(qū)分，工作人員稍有疏忽，難免出現(xiàn)歸檔材料錯亂、調(diào)錯檔案的現(xiàn)象。

2.檔案庫房建設(shè)應(yīng)用要求標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格。檔案保管環(huán)境直接關(guān)系到檔案的保存質(zhì)量和應(yīng)用效果，隨著檔案載體的不斷豐富，如何妥善保管檔案成為集中統(tǒng)一檔案管理工作中的新挑戰(zhàn)。集中統(tǒng)一管理的檔案，庫房要求面積大、安全性強、人員素質(zhì)高，同時還需標(biāo)準(zhǔn)化的軟件系統(tǒng)來規(guī)范管理檔案。防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲這檔案庫房的“八防”要求，尤其對場所建設(shè)和人員業(yè)務(wù)水平提出了嚴(yán)峻的考驗。

3.檔案信息安全保密性有待提高。檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理從整體說安全性有了明顯提高，但從管理層面上講，工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，除去工作失誤造成的影響外，檔案材料在接收入庫以及管理的過程中，信息增減、涂改、偽造、信息泄露等安全性問題，也擺在了管理者的面前。

三、加強職工檔案集中統(tǒng)一管理的有效措施

檔案實行集中統(tǒng)一管理初期，由于需要收集匯總、審核編排檔案，基礎(chǔ)工作量大且業(yè)務(wù)繁鎖，但規(guī)范建成統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)后，在后期的檔案管理應(yīng)用中會達(dá)到事辦功倍的效果。

1.加強工作人員職業(yè)道德修養(yǎng)。設(shè)立專職檔案管理崗位，配備專業(yè)檔案管理人員，定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的政策、規(guī)定，采取多種方式加強檔案知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，強化檔案管理服務(wù)能力，使檔案管理工作逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時要加強工作人員的職業(yè)道德教育，既要有較高的政治素質(zhì)，還要有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的道德情操和堅持原則、從嚴(yán)把關(guān)工作的態(tài)度。健全責(zé)任落實和監(jiān)督機制，實行雙人雙崗互相監(jiān)督機制，強化保密意識，防止里外串通搞破壞。

2.信息化促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。檔案接收后應(yīng)立即進(jìn)行數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換，組建信息完備的職工檔案信息庫，有條件的可以在管理系統(tǒng)加入數(shù)碼照片管理模塊，對檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的真實性和安全性，為維護(hù)檔案真實面貌提供可靠憑證。檔案管理應(yīng)堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的雙軌制原則，對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、利用、安全、保密等環(huán)節(jié)進(jìn)行同步記錄，確保各類檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序。

3.提高檔案管理工作的安全性。一要把好檔案入庫審核關(guān)。嚴(yán)格按照檔案管理的要求，認(rèn)真細(xì)致的收集歸檔的材料，對于涂改、缺頁等不符合質(zhì)量要求的檔案材料堅決不予接收入庫。二要把好材料整理歸檔關(guān)。在全面整理檔案的基礎(chǔ)上，把職工的“三齡一歷”核定作為職工檔案的重點，逐項審核審查，并做確認(rèn)記錄。三要把好檔案出庫關(guān)。檔案的借閱、外借或調(diào)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，在出庫前要認(rèn)真對照檔案目錄核對檔案材料，無誤后與接收人員做好記錄交接，封存轉(zhuǎn)檔，歸還檔案要與調(diào)出記錄逐一核對，與原始記錄不一致的退回補全，切實維護(hù)檔案管理的嚴(yán)肅性。

四、結(jié)束語

檔案集中統(tǒng)一管理并不僅僅是簡單的檔案實物集中存放，而是要進(jìn)行規(guī)范有序的管理應(yīng)用。隨著經(jīng)濟社會不斷發(fā)展，人們對檔案信息的依賴和檔案管理的要求越來越高，檔案管理部門應(yīng)緊跟時代步伐，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時改進(jìn)和處理。只有加強對檔案管理工作的重視，才能更好地滿足人們對檔案管理工作日益增長的現(xiàn)實要求，才能更好的服務(wù)于各項工作。

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