淺析檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

管蓉

【摘要】在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，不斷研究探索企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律，不斷尋求企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化措施，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展具有極其重要的推動(dòng)作用，企業(yè)想要獲得良好的發(fā)展，應(yīng)將檔案管理作為企業(yè)管理的核心內(nèi)容，這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大的推動(dòng)力。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)發(fā)展；檔案管理；作用

檔案管理作為企業(yè)開展各項(xiàng)管理活動(dòng)的重要組成部分，可以直接融入企業(yè)的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，維持企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。良好的檔案管理，可以幫助企業(yè)提升競爭力，宣傳企業(yè)形象，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。在社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步的今天，檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越明顯。所以，強(qiáng)化檔案管理的作用，是當(dāng)前企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的一項(xiàng)任務(wù)。

一、檔案管理的特點(diǎn)

檔案管理直接將企業(yè)人力資源等一系列的情況真實(shí)反映出來?？傮w來說，檔案管理主要是通過人力資源實(shí)際情況的收集、整理、歸檔和保存所形成的資料。在我國企業(yè)管理制度中，檔案管理是重要的分支，檔案管理內(nèi)容本身包含了企業(yè)的機(jī)密，企業(yè)員工不得隨意泄露檔案資料。另外，檔案本身還具有流動(dòng)性的特點(diǎn)，其與人力資源保持相互的一致，隨著時(shí)間以及所做的社會(huì)活動(dòng)量的增加，每一個(gè)人的檔案內(nèi)容都會(huì)相對(duì)應(yīng)地增加。

二、檔案管理是企業(yè)管理的前提條件

檔案管理作為企業(yè)工作開展的基礎(chǔ)，不但可以為企業(yè)管理人員提供信息方面的重要依據(jù)，也可以針對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)戰(zhàn)略與發(fā)展政策作出調(diào)整，確保決策的正確性，同時(shí)可以為企業(yè)發(fā)展方向的準(zhǔn)確性提供強(qiáng)大的保障，也可以幫助社會(huì)各方加深對(duì)于企業(yè)經(jīng)營成果的準(zhǔn)確認(rèn)知度，幫助企業(yè)提升社會(huì)形象與影響力，從而增強(qiáng)同行業(yè)的競爭力，為今后的市場合作奠定良好的基礎(chǔ)條件。隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，在當(dāng)前市場競爭日益激烈的大背景下，開展檔案管理工作，就需要將檔案管理工作落到實(shí)處，積極更新管理理念，調(diào)整各項(xiàng)管理模式，這樣可以直接體現(xiàn)出企業(yè)的經(jīng)營成果以及實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，為企業(yè)的發(fā)展以及改革提供詳盡的基礎(chǔ)資料。檔案管理成果與企業(yè)經(jīng)營管理之間的相互結(jié)合，直接決定了企業(yè)資源配置的模式與取向，也決定了企業(yè)未來的發(fā)展方向，對(duì)于提升企業(yè)的管理成果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略，有著重要的推動(dòng)作用。所以，檔案管理工作的好壞，直接影響著企業(yè)的整體性發(fā)展。眾所周知，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展是在不斷積累歷史經(jīng)驗(yàn)之中進(jìn)步的，再結(jié)合成功經(jīng)驗(yàn)，得以發(fā)展壯大，這些都離不開檔案資料的介入。所以，檔案管理對(duì)于企業(yè)健康有序的發(fā)展起著重要的推動(dòng)作用，不難看出，檔案作為對(duì)歷史的見證，同時(shí)發(fā)揮著不可估量的作用。

三、檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

（一）維護(hù)企業(yè)權(quán)益。檔案管理可以幫助企業(yè)維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合法權(quán)益。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)指的是企業(yè)的著作權(quán)、商業(yè)機(jī)密權(quán)以及專利權(quán)等，是企業(yè)開展一切活動(dòng)所創(chuàng)造出來的成果及經(jīng)營管理活動(dòng)的標(biāo)記，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)是企業(yè)得以發(fā)展的突破點(diǎn)，所以保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)，就是對(duì)企業(yè)發(fā)展最有力的保障。企業(yè)檔案能夠完整地記錄知識(shí)產(chǎn)權(quán)從最初的創(chuàng)新到發(fā)展的整個(gè)過程，是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證，一旦出現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛的問題，利用產(chǎn)權(quán)檔案就可以維護(hù)好自身的合法權(quán)益與知識(shí)產(chǎn)權(quán)。所以，檔案管理對(duì)于企業(yè)是非常重要的。在平時(shí)，企業(yè)需要針對(duì)檔案進(jìn)行完整、合法的保存與管理，這樣可以減少企業(yè)競爭中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛問題，即使出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛，也會(huì)勝券在握。在執(zhí)行企業(yè)檔案保密工作中，需要做好企業(yè)檔案的整理與保存，這樣可以有效地防范出現(xiàn)泄密或者是丟失的問題，進(jìn)而保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

（二）實(shí)現(xiàn)資源的共享。從企業(yè)創(chuàng)立初期開始，就存在檔案管理，而在發(fā)展過程中，也會(huì)有大量的圖片、文件以及實(shí)物等材料需要做好保存與利用。企業(yè)管理人員可以根據(jù)所收集到的數(shù)據(jù)信息，從而捕捉市場信息，利用企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文化、企業(yè)精神以及企業(yè)形象的二次深層次開展。企業(yè)在日常工作當(dāng)中，注重對(duì)各種文件材料的形成和積累，并按照特定的要求科學(xué)地進(jìn)行分類整理，統(tǒng)一對(duì)企業(yè)各部門和各種載體檔案進(jìn)行管理，以提升企業(yè)的創(chuàng)新能力與創(chuàng)造力。

（三）簡化工作程序，提高企業(yè)管理。檔案管理可以簡化工作程序，提高企業(yè)管理。企業(yè)管理千頭萬緒，但不論業(yè)務(wù)經(jīng)營、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)資金、企業(yè)文化等，都離不開企業(yè)檔案。企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作必須上水平、上檔次、上規(guī)模，要提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，堅(jiān)持依法治檔，確保集中“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督、統(tǒng)一指導(dǎo)。”

四、結(jié)語

總而言之，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)重要基礎(chǔ)工作之一，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展，檔案管理發(fā)揮著重要作用。為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，必須加強(qiáng)企業(yè)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，提高企業(yè)整體管理水平。完善的企業(yè)檔案管理，不但可以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)還可以有效幫助企業(yè)規(guī)避經(jīng)濟(jì)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的風(fēng)險(xiǎn)?？傊?，企業(yè)的發(fā)展，離不開檔案管理，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展帶來的重大作用。

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