利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

肖玲

【摘要】在大數(shù)據(jù)背景下，我國(guó)檔案管理工作在管理技術(shù)上進(jìn)行了一定的優(yōu)化與創(chuàng)新。將大數(shù)據(jù)與檔案管理密切融合，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理體制建設(shè)，以此提高檔案管理的效率與質(zhì)量，提高檔案管理服務(wù)水平。鑒于此，筆者主要對(duì)如何以大數(shù)據(jù)為媒介，開(kāi)展創(chuàng)新型檔案管理展開(kāi)有效分析。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理；模式；服務(wù)

大數(shù)據(jù)是現(xiàn)代社會(huì)的主要發(fā)展產(chǎn)物，更為各個(gè)領(lǐng)域的深入發(fā)展提供了便利條件。而檔案管理，即對(duì)各種檔案信息加以管理，其中所包含的信息十分繁雜，管理任務(wù)亦十分繁重。若將大數(shù)據(jù)與其具體融合，可踐行現(xiàn)代化檔案管理，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)中心，以此提高檔案管理效率。

一、秉持大數(shù)據(jù)思想，踐行檔案管理工作

要想真正將大數(shù)據(jù)落實(shí)于檔案管理工作當(dāng)中，最重要的是從思想上革新檔案管理的認(rèn)知與理解。即管理員的工作思想，決定著檔案管理數(shù)字化建設(shè)情況。因此，作為一名新時(shí)期的管理員，需要做的便是根據(jù)檔案管理工作崗位實(shí)際需求，以及用戶的管理需求，健全工作思想認(rèn)知，時(shí)刻提醒自身秉承大數(shù)據(jù)思想，積極參與到現(xiàn)代化檔案管理素質(zhì)建設(shè)當(dāng)中。當(dāng)今社會(huì)，數(shù)據(jù)是各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要資源，只有具備完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，才能確保特定項(xiàng)目在安全、穩(wěn)定的環(huán)境下順利開(kāi)展，這也是管理員要從思想上加以更新的主要原因。

其次，制度推動(dòng)創(chuàng)新，完善性的管理體制，能夠確保檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，向著正確的發(fā)展軌道穩(wěn)步前進(jìn)。在具體管理體制的引導(dǎo)下，各項(xiàng)創(chuàng)新管理方式也能夠由此應(yīng)運(yùn)而生，促進(jìn)檔案管理獲得深遠(yuǎn)發(fā)展。

同時(shí)，檔案管理數(shù)字化，并非單單就檔案開(kāi)展信息化服務(wù)管理，對(duì)于檔案中包含的數(shù)據(jù)信息開(kāi)展信息化管理同樣是此次改革的關(guān)鍵。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)信息查詢(xún)與管理體系，方便用戶能夠利用現(xiàn)代化檢索平臺(tái)，隨時(shí)就需要檔案信息進(jìn)行及時(shí)的檢索，便利檢索條件。

二、健全檔案管理體制，延長(zhǎng)數(shù)字資源管理周期

任何系統(tǒng)的建立與運(yùn)行，都需要具備完善性的管理機(jī)制做依托，以確保運(yùn)行環(huán)境安全、運(yùn)行效率高效。而現(xiàn)如今的信息管理，更注重共享理念的貫徹與落實(shí)。因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)就檔案管理進(jìn)行平臺(tái)創(chuàng)新時(shí)，需要根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)各類(lèi)檔案信息之間的聯(lián)系與交流。針對(duì)不同來(lái)源、不同類(lèi)型、以及不同管理初衷的信息進(jìn)行實(shí)質(zhì)性分析，并從中找尋一定的關(guān)聯(lián)性，構(gòu)建更加完善的信息交互系統(tǒng)。如此一來(lái)，能夠確保檔案管理工作更具系統(tǒng)性，管理信息更具綜合性，為今后更好地開(kāi)展相關(guān)項(xiàng)目工作提供有效的數(shù)據(jù)信息支持。

此外，不同業(yè)務(wù)之間需要的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也存在著較大的差異性。作為管理人員，應(yīng)清楚辨析不同業(yè)務(wù)之間的差別，從而根據(jù)實(shí)際需求開(kāi)展流程合理的檔案管理。為此，依據(jù)檔案信息管理、儲(chǔ)存、交互、共享原則，健全管理體制，是目前檔案管理獲得信息化發(fā)展的基礎(chǔ)條件。

三、優(yōu)化檔案管理書(shū)評(píng)，創(chuàng)建智慧檔案館云平臺(tái)

檔案管理，并不是簡(jiǎn)單地就檔案進(jìn)行羅列、堆積與儲(chǔ)存，其中包含的管理要點(diǎn)十分復(fù)雜，且重點(diǎn)考察管理人員的管理素養(yǎng)。因此，作為管理者，應(yīng)跟隨檔案管理工作的更新，不斷豐富自身管理技術(shù)，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，以此提高檔案管理水平。同時(shí)，檔案管理單靠人員操作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要具有一定的現(xiàn)代化平臺(tái)作為在載體，輔助管理者執(zhí)行高效管理服務(wù)。由此，結(jié)合當(dāng)前檔案管理實(shí)際需求構(gòu)建云平臺(tái)，用以實(shí)施智能檔案管理，是目前檔案管理創(chuàng)新的重點(diǎn)要素。

通常，云平臺(tái)的構(gòu)建，可以遵循分層原則，構(gòu)建四層管理體系。第一層主要發(fā)揮數(shù)據(jù)信息傳遞與儲(chǔ)存功能，利用計(jì)算機(jī)完成基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)架構(gòu)。第二層則是負(fù)責(zé)一層設(shè)備的功能調(diào)節(jié)與信息監(jiān)控。三層則主要服務(wù)于用戶，為用戶從眾多檔案信息中檢索到有價(jià)值的信息。第四層所具有的管理功能呈現(xiàn)的靈活性特征較強(qiáng)，即根據(jù)用戶的實(shí)際需求靈活調(diào)整服務(wù)。通過(guò)四層結(jié)構(gòu)構(gòu)建完整性、系統(tǒng)性的云平臺(tái)，以確保檔案管理數(shù)據(jù)化管理功能更加明了。

四、確保檔案與檔案信息雙向數(shù)字化建設(shè)

檔案管理的工作重點(diǎn)，即是對(duì)數(shù)據(jù)的管理。因此，創(chuàng)新檔案管理的過(guò)程，實(shí)質(zhì)上便是就具體的數(shù)據(jù)管理加以改革和創(chuàng)新，將檔案信息錄入電腦中，并依據(jù)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析與處理技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)管理到數(shù)字化管理的升華。之后，再利用特殊的智能管理技術(shù)，就已經(jīng)存在的檔案信息進(jìn)行跟蹤、統(tǒng)計(jì)及分析，將檔案信息上升至一個(gè)層次，即數(shù)據(jù)化管理。所以說(shuō)，為了方便用戶能夠在快速檢索到重要信息的同時(shí)，還要考慮到用戶能否有效探尋檢索信息的實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)涵，這就需要數(shù)據(jù)管理體系發(fā)揮作用了。若是能夠?qū)?shù)字與數(shù)據(jù)相結(jié)合，構(gòu)建綜合性較強(qiáng)的管理體系，檔案管理必然會(huì)向著綜合性、持續(xù)性的方向發(fā)展。雙向管理，既滿足了用戶就檔案信息的查詢(xún)，又實(shí)現(xiàn)了檔案信息儲(chǔ)存周期的延長(zhǎng)。從宏觀上講，如此信息化形態(tài)的管理，對(duì)于檔案管理發(fā)展來(lái)講，意義深遠(yuǎn)。最重要的是，其展現(xiàn)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠滿足當(dāng)今社會(huì)人們對(duì)于信息檢索與儲(chǔ)存的全新需求。

五、結(jié)論

綜上，在生活條件不斷優(yōu)越的背景下，人們對(duì)于檔案管理提出了全新要求，即高效率、高服務(wù)需求逐漸加大。在如此背景下，檔案管理務(wù)必要在管理理念及形式上做進(jìn)一步調(diào)整與規(guī)劃。以大數(shù)據(jù)為載體，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，就繁雜的檔案信息進(jìn)行智能化、信息化整合。

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