高校教學評估促進教研室教學資料歸檔的規(guī)范化

許煥春 黃元東

【摘要】探索高校教學評估促進教學檔案歸檔規(guī)范化的有效方法和途徑。以高校教學評估為契機，進行高校教學檔案的建設，完善教學檔案、增強全員檔案意識，最終反哺高校教學評估甚至是高校發(fā)展。本文分別從高校教學檔案的重要性、教學檔案的分類與內(nèi)容和優(yōu)化檔案建設的措施等方面進行論述。

【關鍵詞】高校教學；評估；歸檔；質量

高校教學評估成為教育行政部門進行教育質量評估的主要形式之一，教學評估主要目標是促進高校教學教育質量的提升。而高校的教學檔案是高校教學工作水平和教學評估的主要依據(jù)之一，對教學管理工作有著重要的作用。為此，我們要以高校教學評估為契機，進行高校教學檔案的建設，完善教學檔案、增強全員檔案意識，最終反哺高校教學評估甚至是高校發(fā)展?；诟咝＝虒W檔案的重要性，我們要提升歸檔質量，從而發(fā)揮其價值，促進高校發(fā)展。

一、高校教學檔案的重要性

（一）高校教學檔案是高校評估的基本依據(jù)。對于高校的教學評估主要有兩條途徑：一是獲取按評估指標體系整理和匯編的材料，這些材料主要是教學部門檔案。還有一種形式是通過調(diào)查訪問、現(xiàn)場聽課、聽取報告和民意測試等方式直接收集評估信息，由于受到各個方面的影響，此途徑中的信息只是反映局部和暫時的現(xiàn)象。對于有些內(nèi)容的評價靠現(xiàn)場的考核、座談、走訪無法了解高校整個面貌，最終還是需要各個院系檔案部門提供原始材料依據(jù)，由評審專家考察和評估。另外還需要通過審閱其自評報告和查閱各種檔案資料去了解高校的實際情況。如果檔案不完善、不真實，就很難規(guī)范管理和使用，這樣就會影響高校教學評估的結果。因此規(guī)范化高校檔案，再通過調(diào)查、走訪、民意測試就能正確地對教學管理水平作出合理的評價。

（二）高校評估促進教學檔案建設。高校評估讓很多人意識到檔案建設的重要性，讓檔案管理人員責任感提升。高校教學評估的結果關系到了高校的發(fā)展，關系到廣大師生的切實利益。而影響高校評估結果的主要因素之一的教學檔案顯得十分重要。為此，我們認為高校教學評估對高校檔案工作規(guī)范化、科學性有著促進作用。高校評估中對檢閱檔案的不足，制定規(guī)章制度等方面都有推進作用。另外，高校評估對檔案建設的信息化建設也有促進作用。高校在簡短的時間內(nèi)向評估專家提供學習教學方面的材料，而受檢閱的高校如果還是使用傳統(tǒng)方式就難以高效檢索和及時調(diào)用材料，進而影響了評估工作。為此只有加強檔案信息化建設，才能促進高校評估工作。

二、教學檔案的分類與內(nèi)容

在進行高校教學評估的過程中，我們發(fā)現(xiàn)教學檔案的管理放在了首位。為此，要按照評估指標要求，對教學資料建檔、歸檔、保存都進行相應的調(diào)整，從形成完整的檔案目錄，實現(xiàn)卷宗的管理。為此，我們通過梳理和總結，教學檔案大致可以分為五個大類，并規(guī)定了相應的內(nèi)容：首先是教學文件檔案。這部分內(nèi)容主要是指教育主管部門下發(fā)的文件；學校規(guī)劃和實施計劃；教學工作的各種記錄和簡報等；學校規(guī)則制度；各個專業(yè)的培養(yǎng)方案、課程設置和教學計劃安排等文件；還有學習的各項通知等文件。其次，就是教學管理檔案。包含了學院的發(fā)展規(guī)劃，教學工作思路；師資隊伍建設規(guī)劃；教師研修記錄；另外還包含了學院制定的教學、管理、懲罰、質量等文件；教學安排；教師任務安排；進度表的歸檔（按年度校歷、課程表和進度表）；教案課件的歸檔（按進度表一一收集教師教案，教案必須有教研室同意授課手寫簽字，教師教學后記也是手寫）；評學表（任課教師對學生的評價）和評價表（同行評價表）的歸檔；論文和課題的歸檔；學生試卷的歸檔。然后就是教師業(yè)務檔案。這主要包含了課程、教學團隊、人才培養(yǎng)等質量工程規(guī)劃、總結、課件等材料；各專業(yè)教師課程表、教學日志、教案和課件等；考試試卷評價與分析等材料；教師個人業(yè)務歸檔材料。再次就是學生管理檔案。這里面包含了學生成績；教學教案以及錄像；實驗報告；實現(xiàn)材料總結；論文選題、開題、結題等；學生發(fā)表論文發(fā)表和統(tǒng)計情況；學生社會實踐活動情況和記錄；學生畢業(yè)率、就業(yè)率、畢業(yè)生質量跟蹤與調(diào)查等；最后，就是教科研檔案。國家、省、市科研項目各種材料等；各種教科研成果以及證書；教師學術報告和論文、專著等成果統(tǒng)計以及相關的材料等。

三、優(yōu)化教學檔案建設的措施

（一）加強宣傳強化學院全員檔案意識。檔案意識的強弱直接影響著檔案工作的質量。教學檔案涉及面廣，而且也與高校員工有著很大的關系。首先，要認真宣傳檔案管理工作的重要性，從而提升廣大員工對檔案的認識，進而了解檔案，爭取他們對檔案工作的支持，從而調(diào)動廣大員工積累檔案，進而形成保護答案的積極性，讓他們的檔案歸檔意識得到提升。搞好宣傳是我們進行檔案建設的重要一步，特別是在高校教學評估中更要認清檔案作用，進而激發(fā)檔案意識，并提升責任感。

（二）建立檔案工作責任制。教學檔案的建設需要檔案管理部門和檔案形成部門科室分工負責，通過研究與合作。為此，必須建立檔案管理制度，制度中要強調(diào)分工、合作與責任。這樣建立的制度，就能夠讓相關部門和人員明確職責，對各種檔案管理明確具體的負責人，進行歸檔、保存、管理等。建立檔案工作責任制，把檔案管理和建設納入領導目標責任管理中。比如，院系檔案的負責人，不同種類檔案的負責人都要明確，然后進行逐層管理，分工與合作，從而促進檔案的完善和利用。而在教學評估中，我們需要把教學答案進行細化，特別是責任人的明確以及任務的分工等，這樣才能促進檔案建設的高效進行。

（三）制定明確的教學檔案收集目錄。根據(jù)需要，各個院校要根據(jù)教學檔案的實際情況，進一步結合教學評估指標體系的要求，制定相應的檔案歸檔制度。這其中就包含了教學檔案的歸檔范圍以及歸檔時間、歸檔要求和歸檔手續(xù)等。這樣就能做到內(nèi)容明確、具體，然后才能制定出完善的教學檔案收率目標。例如，學生試卷的歸檔就做了內(nèi)容和要求的具體化，然后形成完善檔案。學生試卷的歸檔包含了八個方面：1.做好命題計劃；2.命題與審題情況記錄：由教學秘書、負責教學管理方塊的教研室副主任、教研室主任一一審題并簽字，以示負責；3.組卷并保證試卷干凈整潔；4.有關平時成績的規(guī)定：期評成績=平時成績占30%+期考成績占70%，考試后把學生成績登記在Excel表里，并把補考同學標出來；5.做考試分析（用復旦大學考試分析系統(tǒng)來做）6.考試工作總結；7.試卷和答題卡做好封面：哪個學年上還是下學期、考試時間、試卷名稱；考試對象；試卷份數(shù)；教研室；所在院系；歸檔日期和授課教師，一一歸檔。8.做好補考試卷的組卷工作，并把學生補考成績一一匯總。然后把做好的檔案放在收集目錄中，這樣便于管理和使用。另外答案管理要實行責任制，讓接觸檔案管理人員和相關科室明確教學材料應該收集保存，甚至是明確整理歸檔的方法和技巧等。

（四）提升檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)。由于檔案工作屬于管理工作，很少涉及到高校的教學和科研的具體任務，也可以說是高校中的一項輔助性工作。很多檔案管理人員屬于兼職，該專業(yè)的人員很少，這樣就造成了檔案管理人才的缺乏，甚至是檔案管理人才專業(yè)素質不高的現(xiàn)象?；诟咝＝虒W檔案工作的重要性，就必須加強檔案管理隊伍建設，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地勝任這些任務。為此可以采取這些方法：1.可以對檔案管理人員進行檔案管理方面知識和技巧的培訓，從而促進檔案管理人員等的科學管理、形成，懂得收集、整理、編目、裝盒等技巧，讓高校教學檔案的價值得到體現(xiàn)，從而真正發(fā)揮教學檔案反哺高校發(fā)展的作用。2.為高校教學檔案管理工作人員提出高的要求，并督促其要踐行，把檔案管理工作做好，在思想和行動上雙手抓。這里就包含了檔案管理人員科學的保護檔案，并具有一定的保護技術。這些方面除了自己的本身具備的這些思想和能力外，還要不斷加強。3.高校教學檔案管理人員還要掌握一定的信息技術理論，會進行計算機操作，從而更好的利用信息技術手段去管理和使用教學檔案，從而適應現(xiàn)代化檔案工作的需求。對于信息技術的掌握是其他工作人員應具有一種素質，更是教學檔案管理人員應該具備的，應不斷加強學習和提升，這樣才能做到與時俱進。

（五）加強高校教學檔案信息化建設。隨著信息社會的發(fā)展，信息化的作用也越來越明顯，已經(jīng)影響到各個行業(yè)。當然檔案建設也是需要信息化，不僅管理人員要提升信息素養(yǎng)，而檔案本身也應融入信息化。利用計算機輔助檔案技術已經(jīng)越來越重要了，對檔案管理提出了更好的要求。為此，我們要利用好信息技術、網(wǎng)絡環(huán)境和新的管理模式，進行高校檔案建設。首先要加強教學檔案的計算機管理，促進檔案材料數(shù)字化存儲，讓教學實踐中積累的材料利用計算機進行管理，在形成紙質材料的同時，也形成數(shù)字化的檔案。為此，高校應該研究相關的計算機檔案管理軟件或者是引進相關方面的技術等，這樣才能讓高校教學檔案管理水平有了質的提升。其次，要加強高校檔案高效利用。這同樣需要現(xiàn)代化的設備作為支撐。為此應該配備相應的計算機、存儲器、甚至是包含物質方面的一切材料。檔案的高效利用需要人力、物力和財力的支持，這樣才能方便檔案采集、錄入、輸出和查詢等。檔案的高效利用，也是檔案的價值所在。最后，要加強檔案管理人員的培養(yǎng)。特別是加強他們對信息知識和能力的提升，還有現(xiàn)代管理理論的學習，讓管理人員真正成為使用現(xiàn)代發(fā)展的管理編研人才。

總之，高校教學評估促進了教學檔案的建設，我們應以此為契機，逐步完善教學檔案管理，從而發(fā)揮教學檔案對高校教學甚至是高校發(fā)展的反哺作用。我們在迎評促建的過程中，要讓高校廣大教職工認識到教學檔案的重要性，從而提升的檔案意識。同時，我們還要認識到教學檔案管理存在的不足，并不斷改進工作思路，采取有效的措施，讓高校教學檔案管理規(guī)范化、科學化。

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