改進采購預(yù)算編制的技巧與原則

□梁佩明

一、采購預(yù)算編制的內(nèi)涵及難點

采購預(yù)算編制實際上是特定組織，以其在物料等方面的需求情況及軌跡為對象，為采購工作制定的預(yù)算草案或方案，是組織采購管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，同時也是組織預(yù)算編制及管理的重要組成部分。對于各類企業(yè)組織而言，采購預(yù)算一般分為兩種，一是用料預(yù)算，二是購料預(yù)算，采購預(yù)算編制基本上也應(yīng)該以此為基礎(chǔ)。采購預(yù)算編制也是基于這兩種情況而推進思考的。

最近，隨著政府治理理念的提出和深化，政府采購預(yù)算管理問題逐漸成為社會的熱點，相關(guān)研究的重心也普遍轉(zhuǎn)移到這里，提及采購預(yù)算或物資采購預(yù)算往往都被認為是探討政府采購預(yù)算管理。在這種情況下，企業(yè)采購預(yù)算尤其是編制問題幾近成為盲區(qū)，甚至往往被假定為業(yè)內(nèi)典范，或者說是關(guān)照政府預(yù)算系列問題的完美對比的事項，普遍推動踐行的集中采購預(yù)算管理更是被行政事業(yè)單位的相關(guān)人員及研究屆奉為需要政府采購預(yù)算效仿的重點。

應(yīng)該說，部分企業(yè)組織，尤其是規(guī)模較大成熟度較高的企業(yè)組織，在采購預(yù)算管理方面的確表現(xiàn)出了一定水準。不過，這并不等于其本身不存在問題，而且大部分企業(yè)在這方面的情況實際上不盡如人意，或者說面對系列難點而束手無策。具體到具體編制環(huán)節(jié)，同樣存在很多問題。比如，重視程度偏弱，在采購管理中招標等工作受到的重視程度更高，在預(yù)算管理中關(guān)注重心往往在于預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)。另外，雖然大都帶有集中采購預(yù)算的名義，不過在全覆蓋方面往往存在問題，部分物流和項目內(nèi)容殘缺現(xiàn)象不時發(fā)生，也就是說相當部分的物料及費用沒有包含在內(nèi)。另外，在程序上說，采購預(yù)算方案確定后，基本上就是編制工作的終結(jié)，缺乏審核、反饋等后續(xù)環(huán)節(jié)，預(yù)算調(diào)整的隨意性較高。

二、優(yōu)化物資采購預(yù)算編制的對策及技巧

(一)強化提升物資采購計劃的編制水準。對于采購預(yù)算編制而言，物資采購計劃的確定及編制是基礎(chǔ)條件，可以在多方面制約采購預(yù)算編制的水準和質(zhì)量。比如，如果制定的采購計劃缺乏精細度，是比較籠統(tǒng)的粗線條，在其基礎(chǔ)上推動形成的采購預(yù)算方案肯定存在精細化不足的問題。同樣，在是否全面或者全覆蓋方面也存在類似的邏輯，也就是說如果采購計劃覆蓋面不足的話，采購預(yù)算草案和方案肯定也存在類似問題。所以，思考改進采購預(yù)算必須首先思考強化采購計劃編制水準的提升。

(二)強化多時段及時點的市場調(diào)研。在采購計劃及采購預(yù)算編制方案之間，有一個關(guān)鍵的維系就是涉及物料的價格或者說價值確認及精確預(yù)見，這個維系或者說環(huán)節(jié)往往也是制約采購預(yù)算編制準確性的關(guān)鍵因素，對此最關(guān)鍵的表現(xiàn)是部分組織的部分人員習(xí)慣用整數(shù)字而不是實際估算的具體數(shù)值，或者說確定系列物料對應(yīng)的科學(xué)而準確的參考價。對此，應(yīng)該適當提高市場調(diào)研環(huán)節(jié)的地位，在這方面投入更多的資源及人力，并且可以考慮不僅在編制前進行調(diào)研，編制過程中的分析或?qū)徍艘惨浜弦欢ǖ恼{(diào)研，甚至應(yīng)該在決算分析階段都以相關(guān)調(diào)研工作為基礎(chǔ)。也就是說，要強化調(diào)研的全流程及多時點性，避免只在草案編制前一次調(diào)研后就萬事大吉，畢竟市場變化也是持續(xù)性的，不會因為一次調(diào)研的基礎(chǔ)而停止。

(三)強化物資采購預(yù)算編制的制度及流程設(shè)計。重視其具體的落實或遵循，應(yīng)該給采購預(yù)算編制工作以足夠的重視程度，把其定位為常態(tài)工作的重要組成部分。對此，主要表現(xiàn)或者途徑就是要圍繞物資采購預(yù)算編制問題，形成明確的質(zhì)量要求規(guī)定，并配備科學(xué)、嚴密而和特定企業(yè)有高度適合度的具體流程，或者說比較細密化的步驟，另外還應(yīng)該有問責(zé)等方面的要求，以確保制度及預(yù)算分析、審核等流程充分落實，避免在具體層面發(fā)生消極性變異，影響采購預(yù)算方案在全面性及準確性等方面的質(zhì)量實現(xiàn)。

(四)破除固化理解采購預(yù)算方案的僵化思維。對于特定企業(yè)組織來說，系列物料等的消耗數(shù)量本來就存在著一定程度的不確定性，而對應(yīng)價格和價值也往往有所浮動，甚至出現(xiàn)不可預(yù)見的異動。在這種情況不應(yīng)該將形式上確定的采購預(yù)算方案當成不可改變的事項，而應(yīng)該適當提升預(yù)算調(diào)整的分量，將后者正式納入采購預(yù)算編制的范疇內(nèi)，以便使編制的預(yù)算方案在確保預(yù)算執(zhí)行規(guī)范到位的同時，還能充分照顧采購實務(wù)層面的具體需求，在實質(zhì)重于形式的邏輯中實現(xiàn)真正意義上的水準提升。

(五)落實踐行物資采購預(yù)算大編制理念。應(yīng)該破除對采購預(yù)算編制的狹隘思考，不應(yīng)該把對此的理解僅控制在編制采購預(yù)算的過程中，不應(yīng)該把預(yù)算方案的確定當作采購預(yù)算編制的終結(jié)，還應(yīng)該把預(yù)算執(zhí)行過程中對預(yù)算方案的審視、預(yù)算調(diào)整及落實、預(yù)算決算環(huán)節(jié)的相關(guān)分析乃至下一個時間段的預(yù)算編制均包含在內(nèi)，形成一個和預(yù)算管理相對應(yīng)的全流程的內(nèi)容體系，而且將不同時段的采購預(yù)算編制看成一個循環(huán)系統(tǒng)，以便確保采購預(yù)算編制水準的持續(xù)提升。也就是說，應(yīng)該打破過往對預(yù)算編制的狹隘理解，從更宏觀的方面理解這個問題，借此為采購預(yù)算編制的優(yōu)化提供更適當?shù)睦碚摶?/p>

三、改進采購預(yù)算編制的原則及注意事項

企業(yè)組織在改進采購預(yù)算編制的過程中，應(yīng)該注意對系列原則的堅持。對此，一是統(tǒng)一性原則，集中采購預(yù)算管理之所以被推崇的原因就在這里，在具體的編制過程中同樣應(yīng)該強化這一點，在特定企業(yè)組織、集團公司及系統(tǒng)中，除了確保內(nèi)容和范圍有充分的覆蓋外，在具體文件格式等方面也應(yīng)該有統(tǒng)一的設(shè)置。二是可行性原則，采購預(yù)算應(yīng)該和采購計劃及具體采購需求有高度的契合，具體采購物流應(yīng)該能適應(yīng)特定時段的需要，避免過時或者過于超前。三是重點突出原則，對于規(guī)模較大或者說采購工作量度較大的企業(yè)組織，應(yīng)該對重點部門及業(yè)務(wù)的采購需要進行重點對待，確保這些重點內(nèi)容編制水準的優(yōu)先提升。

另外，在在改進采購預(yù)算編制的過程中，特定企業(yè)組織還應(yīng)該注意如下兩方面事項，一是應(yīng)該給采購預(yù)算編制留出一定的時間，避免過于急迫，具體時間安排根據(jù)所設(shè)計的流程情況及具體客體量度確定。二是注意與財務(wù)預(yù)算、物資管理及生產(chǎn)任務(wù)等系列事項的無縫對接，以確保形成彼此之間的良性互動，攜手推動企業(yè)組織的健康發(fā)展運行，實現(xiàn)采購預(yù)算編制水準提升的終極目的。

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