電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理的實(shí)踐與創(chuàng)新

□張志強(qiáng) 孟慶江 任啟金 邢建浩

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是在電網(wǎng)工程建設(shè)全過(guò)程活動(dòng)中形成的一系列具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，輸變電工程驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定未經(jīng)檔案驗(yàn)收或者檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，而且對(duì)于輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選，檔案都是重要的考核和評(píng)選指標(biāo)之一。它是工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件和憑證，也是投產(chǎn)后生產(chǎn)運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。它能否真實(shí)反映建設(shè)過(guò)程和實(shí)際情況，將影響電力工程的有效利用。目前，各單位對(duì)項(xiàng)目檔案的管理基本都依賴傳統(tǒng)的檔案管理模式，僅僅把檔案管理工作作為項(xiàng)目建設(shè)管理的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，沒(méi)有將其作為與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行、全程控制的記錄體系。項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理是以國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為管理依據(jù)，依托國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)建立檔案目錄、固化標(biāo)準(zhǔn)模板、應(yīng)用“二十四節(jié)氣表”工作月歷、加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督檢查等管理手段，實(shí)施“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”的全過(guò)程控制模式。通過(guò)建立這種新型管理方式可以將檔案工作滲透于項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段、各道程序之中，從而使工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理能夠貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，將檔案管理從末端移到前沿，實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的同步進(jìn)行。

一、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

(一)項(xiàng)目檔案資料不齊全、不完整。電力建設(shè)項(xiàng)目大多參建單位多、建設(shè)工期較長(zhǎng)，由于各參建單位對(duì)檔案工作的重視程度和管理水平不高，從而導(dǎo)致重項(xiàng)目建設(shè)、輕檔案管理的現(xiàn)象會(huì)不斷在建設(shè)項(xiàng)目中出現(xiàn)。在部分項(xiàng)目部中時(shí)常發(fā)生檔案原件丟失或者資料不全的現(xiàn)象，尤其是招投標(biāo)文件，項(xiàng)目前期文件等。此外，經(jīng)常出現(xiàn)工程建設(shè)與項(xiàng)目檔案工作進(jìn)展不同步，實(shí)體建設(shè)完成后項(xiàng)目檔案不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理完畢，不能及時(shí)完成檔案移交工作，臨竣工進(jìn)行突擊整理資料的情況，以上情況導(dǎo)致無(wú)法保證檔案的齊全性，其真實(shí)性也在一定情況下難以保證。

(二)項(xiàng)目資料不準(zhǔn)確，歸檔質(zhì)量不高。項(xiàng)目檔案的內(nèi)容真實(shí)反映了工程建設(shè)的全過(guò)程實(shí)際情況，檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性會(huì)影響到整個(gè)工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)，但是現(xiàn)實(shí)中往往出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與工程建設(shè)的實(shí)際不符情況。在施工過(guò)程記錄中經(jīng)常出現(xiàn)漏填、錯(cuò)填，數(shù)據(jù)不真實(shí)，簽字不規(guī)范，簽名常用圖章代替，甚至用計(jì)算機(jī)打印等，施工過(guò)程中發(fā)生的變更環(huán)節(jié)沒(méi)有在圖紙上進(jìn)行標(biāo)注，造成竣工圖紙和工程建設(shè)實(shí)際不相符，為日后工程的運(yùn)營(yíng)維護(hù)工作埋下隱患。

二、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不善的原因分析

(一)思想認(rèn)識(shí)偏頗。項(xiàng)目建設(shè)單位各級(jí)人員“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象普遍存在，思想意識(shí)還很淡薄。有些人認(rèn)為建設(shè)工程有“一份合同、一張圖紙”就足夠說(shuō)明問(wèn)題，弄這么多資料沒(méi)有必要;有的參建單位認(rèn)為工程檔案管理僅僅是單位檔案主管部門(mén)的事，與已無(wú)關(guān);還有的甚至把檔案作為“自己財(cái)產(chǎn)”，不愿移交歸檔。很明顯看出來(lái)，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位是造成工程檔案管理不到位的首要原因。

(二)管理工作失職。輸變電工程管理職責(zé)不明確、沒(méi)有建立有效的管理制度，極易發(fā)生“推諉扯皮”的情況。沒(méi)有嚴(yán)格的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，就不能形成有效的管理機(jī)制，也就無(wú)從談起責(zé)任落實(shí)。檔案主管部門(mén)人員往往只是在辦公室里整理，不經(jīng)常去現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)基層檔案管理指導(dǎo)監(jiān)督不夠，也是導(dǎo)致檔案工作質(zhì)量不高的原因。缺少制度和管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。

(三)人員素質(zhì)不高。工程檔案收集、歸檔工作技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，一般檔案人員對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)不了解，很難全面做好工程檔案工作;而項(xiàng)目建設(shè)單位檔案人員往往一人兼任多職，沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，投入檔案工作的時(shí)間和精力無(wú)法保證檔案高標(biāo)準(zhǔn)要求，只能疲于應(yīng)付日常事務(wù)，更談不上加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理只能滿足于“裝進(jìn)袋子、不丟失、鎖進(jìn)柜子、你查我調(diào)”的狀況。檔案人員素質(zhì)不高，是造成工程檔案管理落實(shí)不到位的根本原因。

三、完善電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

(一)完善組織體系建設(shè)，為檔案管理工作提供保障。

1．建立健全檔案管理組織。工程開(kāi)工建設(shè)前，建設(shè)單位負(fù)責(zé)牽頭成立由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、安裝、調(diào)試等單位負(fù)責(zé)人共同組成的工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和由業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)項(xiàng)目部人員組成的檔案管理工作小組，形成以建設(shè)單位為核心，各參建單位為支撐的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，以統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理為原則，實(shí)行“定人、定崗、定責(zé)”的方法，杜絕責(zé)任不清、互相推諉的情況。集中對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并通過(guò)定期召開(kāi)會(huì)議協(xié)調(diào)解決在收集和積累過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)檔案工作的順利實(shí)施。

2．健全完善項(xiàng)目檔案管理制度。萊蕪公司以《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)》和《山東電力集團(tuán)公司輸變電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》為依據(jù)，結(jié)合公司有關(guān)項(xiàng)目檔案的歸檔要求，編制了《萊蕪供電公司輸變電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》，明確了檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、管理體系、職責(zé)要求和獎(jiǎng)勵(lì)處罰等，并對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類(lèi)、組卷以及竣工圖的編制和竣工驗(yàn)收等提出要求，以保證各參建單位及項(xiàng)目部在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過(guò)程中有據(jù)可依。

(二)完善管理手段，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管控。

1．制定下發(fā)歸檔目錄。依據(jù)工程的實(shí)際情況，從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目檔案移交，按照項(xiàng)目文件形成的先后順序和項(xiàng)目建設(shè)的階段，將建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程中應(yīng)當(dāng)歸檔保存的全部文件資料進(jìn)行梳理、分類(lèi)，并將歸檔材料名稱、范圍、編號(hào)、分類(lèi)、歸檔部門(mén)、歸檔時(shí)間、保管單位、保管期限等有關(guān)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合，集中在一個(gè)表格中，簡(jiǎn)潔明了，十分方便實(shí)際工作應(yīng)用。

2．統(tǒng)一應(yīng)用國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理系統(tǒng)。嚴(yán)格落實(shí)國(guó)網(wǎng)檔案管理辦法的要求，全面應(yīng)用國(guó)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)統(tǒng)一使用檔案管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)各參建單位間檔案信息資源的互通共享和各門(mén)類(lèi)檔案業(yè)務(wù)模式的規(guī)范統(tǒng)一，并且能夠通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)其他資料進(jìn)行歸檔、查詢。

3．建立標(biāo)準(zhǔn)歸檔模板。根據(jù)萊蕪公司多年項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)大量的調(diào)研分析和研究將普遍需歸檔的文件材料逐項(xiàng)列出來(lái)，建立樹(shù)狀結(jié)構(gòu)的工程檔案模板。業(yè)主單位從工程一始時(shí)就將模板導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，各參建單位進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行下載并參照標(biāo)準(zhǔn)模板進(jìn)行歸檔文件材料的收集工作。通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)歸檔模板，各參建單位能夠由被動(dòng)要求歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集、填充，根據(jù)模板大家也可以清楚知道自己需要?dú)w檔的內(nèi)容、哪些內(nèi)容應(yīng)該歸到哪個(gè)類(lèi)目、什么時(shí)間需要?dú)w檔、哪些需要掛接電子文檔等，并能夠確保文件材料收集的齊全性和完整性。

(三)強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)督，確保同步進(jìn)行。

1．應(yīng)用二十四節(jié)氣表”工作月歷，實(shí)現(xiàn)工程進(jìn)度與檔案同步。按照工程建設(shè)里程碑計(jì)劃，以工程建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)(基槽開(kāi)挖、基礎(chǔ)施工、主體完成、土建轉(zhuǎn)電氣等)為“節(jié)氣”，編制各參建單位和項(xiàng)目部檔案工作“二十四節(jié)氣表”月歷，讓各參建單位和項(xiàng)目部能夠明確各階段過(guò)程中需要整理、立卷和移交的資料及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。通過(guò)應(yīng)用月歷表，將檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)度緊密連接在一起，讓項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，和項(xiàng)目建設(shè)一樣納入整個(gè)程序管理。

2．加大檢查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題落實(shí)整改。利用激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分發(fā)揮調(diào)動(dòng)監(jiān)理的職能，要求監(jiān)理檔案管理人員每周深入現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)檢查文件資料收集整理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)收集整理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出整改要求，督促責(zé)任單位限期完成整改。建立定期通報(bào)制度，每月召開(kāi)項(xiàng)目檔案管理專(zhuān)題會(huì)議通報(bào)當(dāng)月檢查考核情況，并提出下一步改進(jìn)措施。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，工程檔案資料管理的質(zhì)量控制是一個(gè)系統(tǒng)工程，牽涉單位及部門(mén)多、人員雜、時(shí)間長(zhǎng)，千頭萬(wàn)緒，困難諸多。但工程檔案資料高質(zhì)量歸檔是工程項(xiàng)目建設(shè)的最終成果反映，只有各參建單位認(rèn)真落實(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料職責(zé)，提高重視程度，并且按照新的管理機(jī)制實(shí)施，做好全過(guò)程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質(zhì)量。