淺談檔案管理信息化與社會(huì)化

邢立麗

摘要：隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變。如何使檔案信息能占有一席之地，是社會(huì)步入信息時(shí)代時(shí)檔案工作面臨解決的重要課題。

關(guān)鍵詞：檔案信息：檔案管理

當(dāng)今社會(huì)已步入信息化，信息產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)越來越得到廣泛應(yīng)用，人們對(duì)檔案管理工作的要求越來越高。在能夠?yàn)槿藗兯M(jìn)行的創(chuàng)造性思維和工作提供豐富營(yíng)養(yǎng)的眾多信息中，如何使檔案信息能占有一席之地，甚至重要的一席，真正滿足信息化社會(huì)人們對(duì)信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求，是檔案管理工作的理想追求。

一、充分發(fā)揮信息化社會(huì)檔案管理的最大價(jià)值

上個(gè)世紀(jì)20年代中期，加拿大國(guó)家檔案館前館長(zhǎng)阿瑟·道蒂（Arthur Doughty）曾經(jīng)說過這樣一句名言：“在所有的國(guó)家財(cái)產(chǎn)中，檔案是最為珍貴的。它們是一代人留給另一代人的禮物，我們對(duì)它們的愛護(hù)程度標(biāo)志著我們的文明程度。”在事隔80年的今天，當(dāng)我們精心守護(hù)著這些日益增多的最珍貴的財(cái)產(chǎn)，重新體念阿瑟·道蒂這句名言的內(nèi)涵，深感到要對(duì)這些最珍貴的財(cái)產(chǎn)表示最真誠(chéng)的愛護(hù)，莫過于以各種方式和手段，讓這些財(cái)產(chǎn)最充分地為整個(gè)社會(huì)所享用。在信息不對(duì)稱時(shí)代，這種想法不免天真，而當(dāng)社會(huì)已處于信息時(shí)代時(shí)，這種想法是題中之義，因?yàn)橹挥性谛畔⑸鐣?huì)，這種愛護(hù)之心才能有機(jī)會(huì)得到最充分的表現(xiàn)。由此，如何使檔案最充分地為社會(huì)所利用，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，便成為信息時(shí)代檔案工作不斷追求的理想和使命。

在不同歷史時(shí)期，檔案信息社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)程度有很大差異。古代的檔案所有權(quán)和利用權(quán)均為少數(shù)統(tǒng)治者所壟斷-平民百姓無權(quán)問津。到了近代，與資產(chǎn)階級(jí)革命相伴隨多國(guó)家先后建立了國(guó)家意義上的檔案館，向社會(huì)提供檔案服務(wù)的任務(wù)主要由這些檔案館來實(shí)現(xiàn)。這種檔案館兼具政治機(jī)關(guān)和科學(xué)研究機(jī)關(guān)的性質(zhì)。當(dāng)時(shí)，除統(tǒng)治集團(tuán)外，國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員和一部分學(xué)者也產(chǎn)生了利用檔案的要求，并在一定程度上獲得了這種權(quán)利，這就使檔案館兼具保管職能和傳遞職能。檔案館傳遞職能的強(qiáng)化，使檔案工作開始產(chǎn)生了一定的社會(huì)意義，并由此推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)在，許多國(guó)家（包括我國(guó)）已明確規(guī)定檔案館是科學(xué)研究或科學(xué)文化性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，允許更多的利用者走進(jìn)檔案館，檔案館的社會(huì)服務(wù)水平與服務(wù)面已得到了空前的提高與擴(kuò)大。與檔案信息服務(wù)的社會(huì)化趨勢(shì)相適應(yīng)，我國(guó)檔案工作的根本目的也經(jīng)歷了一個(gè)由“便于本機(jī)關(guān)利用”，到“便于黨和國(guó)家各項(xiàng)工作的利用”，再到“便于社會(huì)各方面利用”的發(fā)展過程。

二、廣泛挖掘檔案管理在信息化社會(huì)的發(fā)展空間。進(jìn)一步提升公民的整體素質(zhì)

檔案作為一種特殊的信息資源，由于它同社會(huì)的政治經(jīng)濟(jì)文化等領(lǐng)域有著千絲萬縷的聯(lián)系，開始越來越受到機(jī)關(guān)團(tuán)體和個(gè)人的重視，而隨著人們生活水平的提高，人們已把得到資訊不僅看作是一種需要，也看作是一種權(quán)利，普通老百姓的視線也有可能向檔案館延伸，當(dāng)代中國(guó)社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)展示了檔案信息的廣泛利用將會(huì)有一個(gè)很有潛力的空間。

社會(huì)公眾信息知情權(quán)開始得到尊重，這從社會(huì)公眾同政府信息的距離越來越近可得到最充分的反映。政府信息公開是國(guó)際上通行的慣例，目前全世界已有40多個(gè)國(guó)家和地區(qū)進(jìn)行了政府信息公開的立法。政府信息公開有利于公民實(shí)現(xiàn)其知情權(quán)利，可以保證公民無障礙地從公共檔案館等處獲取信息資源。中國(guó)加入WTO后政府的運(yùn)作體制逐漸同國(guó)際接軌，在行政過程中確保成為責(zé)任政府、服務(wù)政府、法治政府已成為中國(guó)政府所追求的目標(biāo)，其中政府信息的公開是—個(gè)起碼的要求。與此相對(duì)應(yīng)的是，普通市民常常需要通過查閱和知曉政府文件內(nèi)容來確認(rèn)他們應(yīng)該享有的權(quán)利，這種愿望隨著時(shí)間的推移將逐漸增強(qiáng)。正是出于適應(yīng)由社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的這種需要，中國(guó)檔案界自2000年由深圳市檔案館率先開始及時(shí)向社會(huì)公眾提供最新的政府信息以來，至2003年6月底，短短幾年，全國(guó)已有480家檔案館開展了此項(xiàng)服務(wù)，而且其發(fā)展正以前所未有的速度繼續(xù)著。

三、完善檔案的信息化服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)檔案館與社會(huì)的積極互動(dòng)

檔案信息服務(wù)的社會(huì)化，是保持檔案館與社會(huì)之間的互動(dòng)，是為了更好地去實(shí)現(xiàn)檔案館的理想，完成檔案館崇高的歷史使命。檔案館與社會(huì)之間的互動(dòng)，內(nèi)涵十分豐富，這里主要強(qiáng)調(diào)的是社會(huì)檔案意識(shí)與檔案館服務(wù)意識(shí)、服務(wù)手段和服務(wù)質(zhì)量之間的互動(dòng)?！吧鐣?huì)的檔案意識(shí)與檔案界的社會(huì)意識(shí)是兩個(gè)互相依存、互相制約且處于互動(dòng)狀態(tài)的事物?！薄爸挥袑n案（主要是指內(nèi)容信息而言）融入社會(huì)之中，它才能真正發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，才能完成自己的使命。社會(huì)各界才能具體體驗(yàn)并認(rèn)識(shí)到檔案的深刻社會(huì)意義與價(jià)值，真正感受到檔案工作的重要社會(huì)功能?！边@段論述，精辟地揭示了社會(huì)檔案意識(shí)和檔案館的社會(huì)意識(shí)兩者的重要關(guān)系，其核心所在，是檔案必須融入社會(huì)。以往檔案館工作的最大局限，就是忽視了這種互動(dòng)關(guān)系，一些檔案館或者是被豐富和珍貴的館藏所束縛，沾沾自喜，不思進(jìn)取，或者是埋頭于繁復(fù)的無止境的整理工作，見物不見人，長(zhǎng)此以往，難免思想僵化，跟不上社會(huì)發(fā)展，難以滿足社會(huì)利用需求，更談不上根據(jù)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)敏捷地作出反應(yīng)，去做一些前瞻性工作。這種無作為的狀況反過來也嚴(yán)重影響社會(huì)對(duì)檔案館的看法，認(rèn)為檔案館同人們的工作、生活距離很遠(yuǎn)，它是檔案的“天堂”，而非公民的“殿堂”，對(duì)于公民來說，檔案館似乎是可有可無的事物，離開檔案館，人們照樣可以生活得很好。信息時(shí)代這種情況正在發(fā)生變化，檔案信息對(duì)人們工作和生活的重要影響正在日益顯示，因檔案信息作用的發(fā)揮促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的事例大量涌現(xiàn)，社會(huì)的檔案意識(shí)正在逐步增強(qiáng)，這一切在客觀上為檔案館促進(jìn)并保持檔案館同社會(huì)的良性互動(dòng)關(guān)系提供了十分有利的條件。

伴隨著社會(huì)進(jìn)步和人們對(duì)檔案信息這一經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的資源要素在認(rèn)識(shí)上的深化，社會(huì)對(duì)信息資源共享的要求將會(huì)更加強(qiáng)烈。檔案工作者應(yīng)適應(yīng)檔案工作社會(huì)化發(fā)展規(guī)律的要求，不斷創(chuàng)造檔案管理社會(huì)化的新形式，堅(jiān)定不移地把檔案信息服務(wù)的社會(huì)化作為檔案工作的發(fā)展方向。