辦公室檔案管理存在的不足及完善策略

白依涵

摘 要：由于科技以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，用傳統(tǒng)的管理方式來(lái)管理辦公室檔案已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。辦公室檔案是單位的重要檔案，現(xiàn)在檔案資料大部分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行管理，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)運(yùn)用在辦公室檔案管理工作，可以集管理便捷、快速查詢、系統(tǒng)管理的功能于一身。辦公室檔案管理的效率關(guān)系到單位工作的順利開展，如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作已經(jīng)成為辦公室管理工作急需解決的問(wèn)題。本文針對(duì)辦公室檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出解決問(wèn)題的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

導(dǎo)言：當(dāng)現(xiàn)代化信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)后，給辦公室檔案管理的工作也帶來(lái)了巨大的沖擊。辦公室檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的管理方法，必須和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（外網(wǎng)和局域網(wǎng)）緊密結(jié)合起來(lái)，改進(jìn)辦公室檔案管理的功能，促進(jìn)其管理效率，實(shí)現(xiàn)不同部門的信息共享功能。

1完善的辦公室檔案是改善管理的基礎(chǔ)

作為核心部門，辦公室的檔案管理制度不完善，結(jié)果會(huì)使單位內(nèi)部其他工作部門不能順利工作，對(duì)單位整體運(yùn)行形成不良影響。要改進(jìn)辦公室檔案管理工作，單位的領(lǐng)導(dǎo)者或者管理者就要高度重視，積極研究和推動(dòng)辦公室檔案管理機(jī)制工作，健全辦公室檔案管理制度。要將成立的資料單獨(dú)放在一個(gè)文件室里，按照不同類別有序排放，將類別和順序?qū)懺跇?biāo)簽上貼在檔案袋便于查看的地方。如果不嚴(yán)格按照制度存放，對(duì)檔案的管理人員要實(shí)施懲罰，工作表現(xiàn)較好的人員可以得到適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)約束管理人員依照制度行事。有些單位檔案管理制度比較完善，可是缺乏執(zhí)行力度，僅僅制定檔案管理制度而不強(qiáng)調(diào)實(shí)際執(zhí)行是不靠譜的，是對(duì)單位極度不負(fù)責(zé)任的行為。單位不能只是對(duì)管理檔案的人員進(jìn)行管理知識(shí)培訓(xùn)，還要對(duì)他們的執(zhí)行方法進(jìn)行指導(dǎo)，使得管理人員能將管理檔案的工作運(yùn)作自如。

2辦公室檔案管理工作中的不足之處

2.1辦公室檔案管理員的意識(shí)薄弱

有些部門的辦公室檔案管理員因?yàn)槟挲g、學(xué)歷、能力等方面的原因，在從事辦公室檔案管理工作時(shí)不愿與時(shí)俱進(jìn)，不愿學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)和方法。由于缺乏專業(yè)和系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，所以意識(shí)陳舊，對(duì)文件等檔案進(jìn)行收集、分類、整理和歸檔時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多的缺陷。在具體的管理過(guò)程中，管理人員的職業(yè)道德以及責(zé)任感無(wú)法得以提升，甚至?xí)尸F(xiàn)出衰退的局面。

2.2管理人員的管理方式與單位的發(fā)展進(jìn)程不相符

社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合單位的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。

2.3辦公室檔案管理的方法陳舊

當(dāng)社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)化時(shí)，檔案管理的工作量越來(lái)越大，其管理方法、管理形式以及內(nèi)容越來(lái)越多樣化。社會(huì)發(fā)展的需求對(duì)檔案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部門中，檔案管理的方法無(wú)法跟上信息化時(shí)代發(fā)展的需要。在管理時(shí)無(wú)法利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)所有的檔案文檔進(jìn)行分類、歸納管理，而只是采用純手工的管理方法，在具體的操作過(guò)程中不但效率較低、歸類不細(xì)化、檔案文件丟失，同時(shí)還出現(xiàn)一些不必要的錯(cuò)誤，增加工作難度以及強(qiáng)度。

2.4檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后

在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。單位引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，單位能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。

3完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策

3.1增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度

在眾多的單位中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此單位與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與單位未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)單位各個(gè)部門工作效益，提升單位競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)單位蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。

3.2以數(shù)字化的管理技術(shù)改進(jìn)檔案管理的方法

因?yàn)闄n案管理的工作越來(lái)越細(xì)化，為了減少檔案管理工作中所出現(xiàn)的紕漏，所以必須加強(qiáng)辦公室數(shù)字化管理的建設(shè)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，建立不同的管理體系，以適應(yīng)不同類別的檔案文件的管理。在數(shù)字化管理體系的構(gòu)建過(guò)程中，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔納入數(shù)字化管理進(jìn)程中來(lái)，以圖形文件、文本文件或圖像文體等形式加強(qiáng)對(duì)以往紙質(zhì)文件的管理。使單位中的各個(gè)部門能夠利用外網(wǎng)或局域網(wǎng)共享這些檔案信息，一體化管理或使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)儲(chǔ)存的電子檔案信息，以提高檔案管理工作的實(shí)用性。

4緊跟時(shí)代發(fā)展，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化管理檔案

現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息化之前的管理檔案以手抄和轉(zhuǎn)錄加工為主的方法早已不能順應(yīng)時(shí)代潮流，這就要求檔案管理跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理檔案的方法，很多領(lǐng)域都強(qiáng)調(diào)“互聯(lián)網(wǎng)+”，網(wǎng)絡(luò)信息可以跨時(shí)間和空間進(jìn)行資源共享，不但可以加強(qiáng)保密，還可以系統(tǒng)管理，做到管理有條不紊地進(jìn)行，能夠減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，也為檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行形成保障。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化管理檔案不僅可以做到無(wú)紙檔案，還可以對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)漏和修改。還可以減少辦公室檔案占用空間，避免了紙質(zhì)檔案霉變、損壞帶來(lái)的不便，紙質(zhì)檔案要專門有幾個(gè)空室進(jìn)行存放，占用用地資源，檔案管理人員查找時(shí)也不方便、快捷。借助網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，著手進(jìn)行檔案管理建設(shè)，在高素質(zhì)管理人員的操作下，將各項(xiàng)新技術(shù)運(yùn)用在管理上，推動(dòng)檔案管理工作順利發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)改革引進(jìn)單位使用時(shí)或許有些艱難和阻礙，管理人員不適應(yīng)，或者系統(tǒng)不會(huì)運(yùn)用，以及管理檔案系統(tǒng)會(huì)需要專業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行維護(hù)和維修，但是為了跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展，不得不改變自己的現(xiàn)狀而得到更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的協(xié)作配合下，形成單位共享式的檔案數(shù)據(jù)，做到切實(shí)改進(jìn)辦公室檔案管理工作的管理方式，切實(shí)為單位的需要而服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，單位應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎(chǔ)上，單位應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進(jìn)管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、創(chuàng)新化，促進(jìn)資源共享，緊跟單位發(fā)展步伐。

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（作者單位：河北省承德市隆化縣行政審批局）