醫(yī)院檔案管理中存在的問題探究

李霞

摘 要：提升檔案管理工作水平必須循序漸進，不能急于求成，只有按照務(wù)實、創(chuàng)新、高效的原則和嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的一體化、專業(yè)化、電子化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。要提高工作人員綜合素質(zhì)，即具備跨學(xué)科的專業(yè)知識，可見提高工作人員的綜合素質(zhì)迫在眉睫，只有高素質(zhì)人才，才能充分發(fā)揮硬件設(shè)施在檔案管理中的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院；分析

醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)學(xué)事業(yè)的科學(xué)研究都有著十分重要的作用，隨著科技的發(fā)展傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理形式已經(jīng)不能滿足日益增長的數(shù)據(jù)量的需求，所以我們應(yīng)該進行相應(yīng)的改革讓醫(yī)院檔案管理工作做得更好地。所以本文主要對醫(yī)院檔案管理工作中的誤區(qū)進行相應(yīng)的分析，同時探討相應(yīng)的改進的方法。

一、檔案管理工作中的誤區(qū)

1、檔案意識不強，檔案利用率低

由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，所以在一些部門和領(lǐng)導(dǎo)中存在著對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，“重醫(yī)療、輕檔案”的意識較為嚴(yán)重。由于對檔案重視不夠，檔案信息資源開發(fā)不足所以現(xiàn)有的檔案利用率不高，檔案管理制度相對落后。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)療科學(xué)技術(shù)不斷提高，新的、先進的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療手段不斷投入使用，而相關(guān)的檔案管理制度卻沒有得到及時補充和修訂，致使有些很有價值的科研成果資料未能及時整理歸檔。由于檔案管理分散，各科室分散管理，不利于檔案的完整和安全，也不利于檔案利用率。甚至出現(xiàn)重復(fù)保存，造成物力、人力、和空間的浪費，更有許多應(yīng)該納入管理的檔案卻沒有納入管理。

2、檔案管理制度不健全，管理效率不高

在醫(yī)院管理中，涉及檔案管理的制度、職責(zé)以及檢查考核制度仍不夠健全。由于管理制度不嚴(yán)、不健全，各科室保管的材料不能及時移交綜合檔案室，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，甚至出現(xiàn)遺失或損毀。檔案管理制度不健全，在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少。由于沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核方案中，致使檢查督促考核也得不到落實。

3、檔案管理人員文化素質(zhì)低，業(yè)務(wù)水平不高

我國檔案專業(yè)人員隊伍參差不齊主要體現(xiàn)在思想觀念落后、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面。缺乏現(xiàn)代科學(xué)知識，外語差，檔案專業(yè)畢業(yè)的高層次人才較少，己經(jīng)成為阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的教育培訓(xùn)卻沒有納入計劃，檔案管理水平停留在經(jīng)驗上，服務(wù)方式和管理水平跟不上時代發(fā)展的要求，缺乏創(chuàng)新和活力。同時，給檔案管理帶來較大困難的原因是檔案管理人員工作變動較大，檔案管理作為一專業(yè)性較強的學(xué)科，需要有一定專業(yè)知識的人才才能管好用好檔案，管理人員在長期管理過程中所積累的知識與經(jīng)驗對檔案管理很重要，但由于一些醫(yī)院的檔案管理人員經(jīng)常變動，不但致使己經(jīng)培養(yǎng)好的檔案人員發(fā)揮不了作用，而且還需要對新的工作人員重新培養(yǎng)鍛煉，給檔案管理帶來很大的困難。

二、如何改進檔案管理工作中的誤區(qū)

1、加強領(lǐng)導(dǎo)重視程度

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在和重要保證，也是科學(xué)管理檔案的前提條件。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，各級醫(yī)院要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。平日里加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)和充分認(rèn)識檔案的重要意義，從而更好地支持檔案管理工作。檔案管理工作業(yè)務(wù)性很強，因為其專業(yè)性強、涉及面廣、內(nèi)容繁雜。若要做好此項工作，沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持單一靠檔案管理部門是難以開展的。檔案管理的工作人員要轉(zhuǎn)變“重管輕用”的觀念，克服“無所作為”的消極落后思想意識，要解放思想，更新觀念，變封閉式管理為開放型管理，為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務(wù)，主動為醫(yī)學(xué)、科研活動提供各種咨詢服務(wù)。

2、構(gòu)建檔案管理工作小組，制定相應(yīng)的考核制度

成立的檔案管理工作小組作為檔案管理機構(gòu)按責(zé)任應(yīng)具備組長、副組長，成員為主要科室主任。各科室都要設(shè)一名兼職檔案管理員，其主要負(fù)責(zé)是對本科室的檔案進行整理、分類、歸檔，并定期交至檔案室存檔。這樣，通過檔案管理組織機構(gòu)的建立，從而保證了整個醫(yī)院檔案管理工作的順利進行。醫(yī)院應(yīng)除了要將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，還應(yīng)該將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，既要要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理工作，又要明確科主任對科室檔案工作的管理責(zé)任，為促進了檔案管理的規(guī)范提供了制度指標(biāo)。拓展檔案的歸檔范圍，加強有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院面對醫(yī)療市場所進行的各種經(jīng)營活動，這些經(jīng)營活動要形成各種不同的方案、協(xié)議等，應(yīng)及時收集歸檔。又如提倡采購招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全醫(yī)院檔案管理組織，落實專人收集。

3、加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

目前各醫(yī)院從事檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)程度明顯不足，原來不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)，而是從行政、護理、計算機管理等部門轉(zhuǎn)崗過來的，在經(jīng)過一段時間專業(yè)培訓(xùn)之后，便開始從事檔案管理工作。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本單位檔案工作的實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。管理制度是各項管理工作的靈魂，如果沒有一套嚴(yán)格的管理制度，檔案收集處理的過程將十分混亂。要改變觀念，樹立創(chuàng)新意識，盡快實現(xiàn)服務(wù)主體由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式由實體型向信息型轉(zhuǎn)變，服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。要注重檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高其思想水平和專業(yè)素質(zhì)，增強科學(xué)管理能力，更好地勝任本職工作。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊，以便適應(yīng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷推動檔案管理水平的提高。通過這樣的方式可以幫助我們更好地做好醫(yī)院的檔案管理工作，完成組織上的安排。

提升檔案管理工作水平必須循序漸進，不能急于求成，只有按照務(wù)實、創(chuàng)新、高效的原則和嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的一體化、專業(yè)化、電子化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。要提高工作人員綜合素質(zhì)，即具備跨學(xué)科的專業(yè)知識，可見提高工作人員的綜合素質(zhì)迫在眉睫，只有高素質(zhì)人才，才能充分發(fā)揮硬件設(shè)施在檔案管理中的作用。

（作者單位：河北省靈壽縣醫(yī)院）