關于高校行政管理信息化的研究

陳瑤

摘 要：本文闡述了推進高校行政管理信息化建設的必要性，結合高校行政管理信息化建設中存在的問題分析，我們提出了高校行政管理信息化的優(yōu)化發(fā)展的建議：一是科學協(xié)調(diào)和優(yōu)化管理流程是建立制度的關鍵，二是創(chuàng)新行管理信息系統(tǒng)的管理流程，三是促使高校行政管理流程再造，加強軟件的升級，四是利用信息技術更新管理路徑。

關鍵詞：高校；行政管理；信息化

前言

高校行政管理包括人力、物力、財力、信息、時間五個方面，其中，人、物、財、時四個方面的管理是高校日常管理的內(nèi)容，具有明確的分工和具體的制度。而高校信息管理方面的工作主要包括以下內(nèi)容：首先，提高信息傳遞的準確性，克服信息失真的問題，保證信息的準確性；其次，建立和完善學校信息交流渠道，使信息暢通；再次，提高和保證信息的存儲精度。高校行政管理有一定的管理程序，按照一定的步驟來處理各種行政事務。從上述內(nèi)容來看，信息在協(xié)調(diào)人的資源、財產(chǎn)、財富和時間四個方面發(fā)揮著極其重要的作用。改進和優(yōu)化高校現(xiàn)行的行政管理過程，離不開信息技術的參與。高校管理信息技術平臺依賴于網(wǎng)絡、數(shù)字化、智能化等信息技術平臺，它充分調(diào)動一切可用的信息數(shù)據(jù)資源，對資金流、信息流、物質(zhì)流、人才流動等進行科學的管理和分析，促進管理現(xiàn)代化。

1 推進高校行政管理信息化建設的必要性

信息是高校管理活動中規(guī)劃、決策、組織和控制的基礎和依據(jù)，它是溝通與協(xié)調(diào)的紐帶。傳統(tǒng)的行政管理模式只把信息視為一種管理要素，信息的統(tǒng)計管理主要依靠手工，信息交換在各個環(huán)節(jié)都不順暢，影響管理的質(zhì)量和效率，導致信息準確率不高、信息溝通不暢和資源的浪費。所謂行政管理信息化是指以現(xiàn)代信息技術為支撐.將信息的產(chǎn)生、收集、處理和傳遞等作為組織的一項重要職能。加強信息化建設是高校主動適應信息社會的需要，是提高高校行政管理水平的需要，通過新技術新手段的應用。既可提高管理的效率，又能減輕管理者負擔，集中主要精力改善管理水平，促使高校行政管理工作更加規(guī)范化和透明化。

2 高校行政管理信息化建設中存在的問題

2.1 傳統(tǒng)管理模式仍唱主角。

傳統(tǒng)的管理模式主要表現(xiàn)為行政管理信息化過程中缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃的缺乏體現(xiàn)在橫向鄢門闖和縱向時間上。首先，由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃的指導和協(xié)調(diào)，缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，各部門信息化發(fā)展水平參差不齊。在一定程度上各自為政，不間部門間各自開發(fā)針對本部門的系統(tǒng).容易導致重復開發(fā)和盲目開發(fā)，造成資源浪費。各部門系統(tǒng)間往往難以兼容，造成部門問信息交流和信息共享的困難。無法充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢。其次，由于信息化建設的周期較長，而信息技術發(fā)展的速度又較慢，所以經(jīng)常遇到的問題，導致新舊系統(tǒng)之間的沖突和不兼容，影響系統(tǒng)的使用。

2.2 管理人員信息素養(yǎng)不高

在信息化進程中，管理者的主動性和意識性不足，管理者的信息素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在信息意識淡薄、信息知識缺乏和信息能力低。由于受傳統(tǒng)觀念影響，一些管理人員習慣于過去的管理模式.對信息的敏感性差.對于信息化缺乏足夠的認識.重視程度不夠。信息知識的匱乏和信息能力的低下導致很多管理人員不能掌握信息技術和信息方法，更不懂如何去應用信息技術，信息收集的范圍狹窄。對收集來的大量信息篩選評價能力差，各類信息混雜，處于無序狀態(tài)，缺乏系統(tǒng)化、條理化的加工過程，因而信息也就無法得到有效利用。所以雖然目前很多高校在硬件上做了大最投入.但計算機僅被作為記錄數(shù)據(jù)、打字和瀏覽網(wǎng)頁的工具。辦公軟件也只發(fā)揮其很小的一部分功能，信息化的理念并沒有真正滲透到行政管理活動中，

2.3 缺少得力的牽頭部門

高校管理信息化建設是一個涉及多方面、多方面的系統(tǒng)過程，它不僅是一場技術變革，更是一場管理變革。并且由于改革的利益主體和責任主體不明確，參與改革的力量的積極性有待動員，因此需要得力的牽頭部門擔當一把手。在全校范圍設的思考內(nèi)統(tǒng)一領導，有計劃、有步驟地進行信息化建設。而目前大多教學校沒有職責明確的信息化建設牽頭部門，使得信息化進程發(fā)展緩慢。

3 高校行政管理信息化的優(yōu)化發(fā)展的建議

3.1 科學協(xié)調(diào)和優(yōu)化管理流程是建立制度的關鍵

根據(jù)管理主體的工作內(nèi)容，根據(jù)行政管理工作的功能需求分析，針對各管理過程，對各環(huán)節(jié)的信息進行管理。如管理信息來源、處理程序和方法、處理信息流去向及信息的時間和形態(tài)（文字報告、表格、短信、屏幕顯示等），進行根本性的思考和分析。在此基礎上考慮優(yōu)化原有組織和管理體系的信息交流方式，對具體管理流程進行信息化整合和流程優(yōu)化，縮減乃至取消不必要的管理環(huán)節(jié)。在保證每個流程環(huán)節(jié)做到“四個明確”（管理人員明確、管理職責明確、管理內(nèi)容明確、管理方法明確）的基礎上，選用相適應的信息與監(jiān)控技術，提高信息安全交互，迫使管理者運用信息技術，按照管理流程進行管理。保證各管理部門的橫向直接溝通效率，以適應行管信息共享的復雜度，實現(xiàn)行管信息的全方位共享、達到異地控制及分布式的統(tǒng)一管控的目標。

3.2 創(chuàng)新行管理信息系統(tǒng)的管理流程

管理過程決定管理的有效性，科學的管理過程可以改變管理方式和工作作風，制約形式主義，保證工作切實可行，發(fā)揚求真務實精神。行政管理要從忙忙碌碌效益不佳中解脫出來，就必須創(chuàng)新和優(yōu)化管理流程，否則即使實現(xiàn)了行管工作信息化，也是穿新鞋走老路，管理的效能不會有根本性的提高。合理區(qū)分各項行管業(yè)務，是進行行管流程優(yōu)化的第一步。高校行政管理內(nèi)容較為寬泛，涉及到院校組織編制管理、安全管理、人員日常管理，各項校務管理等，體現(xiàn)在秩序、校風、紀律、安全等方方面面。為保證系統(tǒng)能緊緊咬合具體行管內(nèi)容，必須有統(tǒng)籌思想，圍繞行管主體工作搞設計：一是圍繞院校安全管理，提供行政值班平臺，對院校安全進行全方位監(jiān)控；二是院校人員管理，對師生員工考勤、在位、請假、工作情況進行分類統(tǒng)計管理，掌握全院人員動態(tài)，為行政管理決策提供信息支持。

3.3 促使高校行政管理流程再造，加強軟件的升級

數(shù)據(jù)庫需要升級管理信息技術軟件。深入總結各種行政行為和行政程序，并根據(jù)新的形勢和要求改進和創(chuàng)新，真正做到工作規(guī)范化、程序標準化。打破傳統(tǒng)的高校行政管理串聯(lián)或并聯(lián)的管理流程，實現(xiàn)對高校內(nèi)部及外部資源的集成和整合管理，加強高校內(nèi)部管理部門的協(xié)同，使管理系統(tǒng)從無序狀態(tài)走向有序狀態(tài)，促進行政業(yè)務流程的優(yōu)化。重點簡化管理工作流程，保障管理服務質(zhì)量情況下，提高行政管理工作效率。另外，要注重行政管理信息化技術的軟件升級、高校注重在行政管理信息化技術硬件方面的升級換代，而不注重信息化技術在軟件方面的升級，恰恰相反需要加強在信息化技術軟件方面的升級。

3.4 利用信息技術更新管理路徑

現(xiàn)代管理離不開信息，管理的過程就是信息獲取、處理、轉(zhuǎn)化和使用的過程?？茖W的管理首先來自管理信息的精準，只有“管理信息”才能揭示管理的真相，而不是管理者的個人判斷。行管工作要科學發(fā)展，就必須采用信息技術更新管理方式，使信息系統(tǒng)建設緊緊圍繞“行管信息”，為管理者提供更為全面、強大、準確的信息，提升管理效果，使管理工作從經(jīng)驗、隨機、粗放的管理模式轉(zhuǎn)向信息化管理，實現(xiàn)可視化管理、移動化管理和精確化管理。（1）消除行管信息孤島，建立行政管理信息交換中心。行管信息是面向各行管業(yè)務和全院各部門的，必須統(tǒng)一考慮數(shù)據(jù)標準或信息共享問題。（2）豐富行管信息，建立全維監(jiān)控信息處置中心平臺。豐富的行管信息是各級行政管理者執(zhí)行科學管理的基礎，為此，系統(tǒng)必須依靠先進的信息采集技術，依托校園網(wǎng)綜合運用m視頻攝像快球、人員IC卡、車載卡、指紋（掌紋）識別器、射頻標簽、終端感應讀頭、手持輸入設備等多種采集設備，完成人員、車輛的識別、重點要地的監(jiān)控及相關行管信息的采集，取代過去完全依賴手工的管理方式，完成信息采集的信息化、自動化，并通過有無線傳輸技術為為行政管理者隨時、隨地提供更為便捷、可靠的實時相關動態(tài)信息，輔助管理者先迸管理和決策。

4 結語

總之，高校行政管理信息化建設是一項長期而艱巨的系統(tǒng)工程，它不僅是管理手段的變革，也是信息時代高校管理思想和觀念的轉(zhuǎn)變，它是從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變。為了搞好這項工程，需要在各有關部門的統(tǒng)一領導下進行統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步參與和推進。

參考文獻

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（作者單位：南開大學）