淺談基層衛(wèi)生計生行政文書檔案管理

冉井賢 陳清華

摘 要 衛(wèi)生計生文書檔案能夠體現(xiàn)和反映衛(wèi)生計生工作的管理能力和業(yè)務(wù)水平。隨著社會的發(fā)展和衛(wèi)生計生的合并改革，衛(wèi)生計生行政文書檔案管理的重要作用日漸凸顯。目前，基層衛(wèi)生計生文書制作、整理、歸檔等工作不規(guī)范，存在很多問題和不足，亟須改進和規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞 衛(wèi)生計生 文書檔案 管理 分析

衛(wèi)生計生行政文書檔案是具有一定保存價值的以各種文字、圖表、聲像和電子為載體的原始記錄。衛(wèi)生計生行政檔案實行科學管理，有助于衛(wèi)生計生行政文書檔案的存放與使用，有助于提高衛(wèi)生計生工作管理水平。衛(wèi)生計生行政檔案實行制度化與科學化管理是衛(wèi)生與計生局依法行政的重要基礎(chǔ)。如何加強衛(wèi)生計生行政文書檔案管理？筆者從衛(wèi)生計生行政文書檔案管理存在的問題和現(xiàn)代化建設(shè)策略等方面談幾點看法。

一、衛(wèi)生計生行政文書檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視不夠，對法律法規(guī)執(zhí)行不力

為了加強檔案管理，國家頒布了《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，但目前仍有少數(shù)領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視，缺乏科學有效的管理，未建立長效管理機制，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案沒有得到有效改進，管理意識較差，忽視檔案管理事務(wù)性工作。受傳統(tǒng)觀念的影響，認為檔案管理工作只是簡單的抄抄寫寫，檔案管理水平得不到有效提升，在實際工作中得不到創(chuàng)新，阻礙了衛(wèi)生計生檔案管理工作的開展。新中國成立后，特別是改革開放以來，國家針對檔案管理工作頒布了一系列檔案管理法律法規(guī)，也出臺了一系列規(guī)范管理性文件，但對檔案管理工作的重要性仍然認識不到位，如某些單位或個人由于工作疏忽或者管理不善，導致集體或個人重要的檔案資料遺失，結(jié)果只是批評了事，甚至有一些單位覺得無所謂。沒有行之有效的管理辦法，導致對檔案管理工作不重視、不規(guī)范、不嚴謹。

（二）檔案管理工作缺乏標準

檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檔案立卷、編目、檢索等工具，未按國家制定的標準規(guī)范操作。應(yīng)移交檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，不清楚哪些檔案應(yīng)移交檔案室存檔。檔案管理的標準化與規(guī)范化不是使用幾臺新設(shè)備就能實現(xiàn)的，而是需要許多方面的因素相互協(xié)調(diào)，需要領(lǐng)導高度重視和各方面大力配合支持，通力合作才能完成。

（三）檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，設(shè)備落后

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等內(nèi)容。有些基層單位沒有建立專門的檔案室和配置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，甚至連檔案管理工作中必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無法購置齊備，計算機的管理更是不可能實現(xiàn)。檔案管理的硬件缺失導致很多原始的紙質(zhì)檔案得不到有效保護，時間一長，很多珍貴的原始檔案很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等問題，造成不可避免的損失。檔案信息管理系統(tǒng)在當前得到普遍應(yīng)用，計算機處理信息的水平也在不斷提高，電子文檔取代了傳統(tǒng)的文書檔案，辦公自動化設(shè)備也顯示出了強大的優(yōu)勢，但由于單位的檔案管理設(shè)備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔等需求難以得到滿足，增加了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員的工作積極性受到了影響，更不利于檔案的開發(fā)、收集與利用。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作需要專業(yè)的、有經(jīng)驗的人才，因為檔案管理工作不是一項簡單的工作，需要管理人員具備系統(tǒng)的管理知識。但是在實際的工作中，學習檔案管理的人員少，從事檔案管理的人員不能系統(tǒng)、科學、專業(yè)、有效地對管理檔案。再加上相對于其他行業(yè)，檔案管理人員的流動性比較大，專業(yè)熟練的老員工少，業(yè)務(wù)不熟練的新員工比較多，導致檔案管理的專業(yè)人才嚴重缺乏。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)策略

（一）加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，明確人員職責

衛(wèi)生計生行政檔案的原則性強、真實性強、專業(yè)性強、保密性強，這就要求領(lǐng)導高度重視。衛(wèi)生計生局的領(lǐng)導要認識到衛(wèi)生計生行政檔案的重要性，重視檔案管理制度的建設(shè)，從管理、資源、政策上給予指導、支持、傾斜，滿足檔案管理工作的需求。要配備具備較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理人員，成立檔案管理組織機構(gòu)；鼓勵和選拔優(yōu)秀人才參與檔案管理工作，不斷提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，加大對檔案人員的培訓力度，認真貫徹學習《中華人民共和國檔案法》及衛(wèi)生計生行政等法律法規(guī)；嚴格檔案的收集、整理、鑒定工作，依法處理違反檔案管理法律、法規(guī)的行為，用法律的力量強化人們的檔案意識，約束部門領(lǐng)導和檔案人員的管理態(tài)度；提高檔案管理人員的統(tǒng)籌規(guī)劃和應(yīng)變能力，規(guī)范檔案管理工作。

（二）加快硬件設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

第一，采用計算機、網(wǎng)絡(luò)、光盤存儲、圖文掃描等技術(shù)手段來進行集中式的管理，促進檔案管理數(shù)字化、科技化。

第二，完善檔案管理所需的硬件設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機、溫濕度計等基礎(chǔ)設(shè)備，保持檔案室內(nèi)的溫度和濕度，配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等設(shè)備。

第三，配備標準合格的檔案室和計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。

三、加大投入，確保環(huán)境安全

第一，配備硬件設(shè)施。要有單獨的檔案室，配備具有防磁化、防碰撞、安全穩(wěn)固的檔案櫥和文件柜，分類、有序、整齊地排列檔案，并配備齊全的安全防護設(shè)施和一次性鞋套等衛(wèi)生設(shè)施，由專職檔案人員管理，隨時做好檔案室的防火、防盜、防蟲、防霉變等工作，定期維護和保養(yǎng)各類設(shè)施，增強安全防范能力。

第二，配備軟件設(shè)施，嚴格實施《衛(wèi)生計生行政檔案出入庫制度》《衛(wèi)生計生行政檔案借閱登記制度》《衛(wèi)生計生行政檔案銷毀制度》等規(guī)章制度，要求制度上墻，并嚴格遵守。

第三，設(shè)立衛(wèi)生計生行政檔案借閱登記臺、監(jiān)督臺等，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。

第四，配備信息化基礎(chǔ)設(shè)施。充分利用信息化資源，對檔案進行全方位、多功能、多層次的現(xiàn)代化管理，利用多媒體功能，在確保檔案信息安全的前提下，通過磁盤存儲、光盤備份、局域網(wǎng)傳輸、觸摸屏查詢等方式，多媒介存儲、多方位查詢，切實做到原始資料完整化、電子載體清晰化、檢索利用便捷化、保管價值最大化。

四、加強對管理人員的培訓，建立高效的管理系統(tǒng)

第一，加強對管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高管理人員的檔案管理水平，豐富檔案管理專業(yè)知識，把先進的計算機知識應(yīng)用到檔案管理的工作當中去，充分利用先進的技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化與檔案管理有機結(jié)合起來，滿足信息化社會的需求。充分發(fā)揮計算機檢索功能，將文書檔案按照要求快速分類過濾，提高檔案管理工作的效率。

第二，實行規(guī)范管理，檔案裝訂一案一卷、一卷一號，如果涉及國家機密及個人隱私，可以單獨設(shè)立副卷，歸檔為兩卷。卷內(nèi)資料應(yīng)當制作目錄，放在資料首頁，去掉金屬物，有破損的要修補完整，并用阿拉伯數(shù)字在卷內(nèi)資料右上角編寫頁碼。聲音及影像資料也應(yīng)在儲存介質(zhì)上逐件編號，單獨存放，并單獨造冊登記。衛(wèi)生計生行政檔案封皮應(yīng)用電腦打印，要簡明扼要，能反映卷內(nèi)資料內(nèi)容，根據(jù)檔案保管年限分門別類進行保管。

五、結(jié)語

衛(wèi)生計生行政檔案是社會發(fā)展進步不可或缺的重要資源，衛(wèi)生計生行政檔案管理工作已經(jīng)成為社會信息管理工作的重要組成部分，衛(wèi)生計生行政檔案是對整個衛(wèi)生計生行政工作的經(jīng)驗總結(jié)，它充分反映了衛(wèi)生計生行政的業(yè)務(wù)技術(shù)水平和管理水平。衛(wèi)生計生行政文書檔案管理工作水平與技術(shù)、人才、體制的引進和創(chuàng)新十分密切，堅持黨和國家提出的人才興國、技術(shù)強國的戰(zhàn)略指導思想，借鑒和學習先進的管理技術(shù)與理念，培養(yǎng)高素質(zhì)、有經(jīng)驗、富有創(chuàng)新能力的復合型人才，完善檔案管理體系，制定行之有效的獎懲與監(jiān)管機制，才能有效促進衛(wèi)生計生行政管理工作全面發(fā)展。

（冉井賢單位為酉陽自治縣衛(wèi)生計生委<藥事服務(wù)中心>；陳清華單位為酉陽自治縣龍?zhí)吨行男l(wèi)生院）