淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

薛君

摘要：當前事業(yè)單位檔案管理工作過程中仍舊存在不少問題，這些問題的存在不僅影響了事業(yè)單位工作的開展，也影響了其服務(wù)功能的發(fā)揮，如何做好檔案管理工作是事業(yè)單位需要充分考慮的問題。論文簡單闡述了事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，分析了檔案管理工作過程中存在的問題，提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）006-0-01

一、引言

檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其工作過程中涉及檔案資料的收集、整理、保管、編制、檢索、統(tǒng)計等內(nèi)容，科學的檔案管理能為信息查閱提供便利，同時改善工作效率。當前，社會體系逐漸復(fù)雜，事業(yè)單位的檔案管理工作量也在逐漸增多，但是當前事業(yè)單位檔案管理工作中仍舊存在一系列的問題，需要采取有效措施予以優(yōu)化改進[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1.檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)不足，缺少專業(yè)的信息化管理人才

檔案管理工作人員的素質(zhì)能力會對管理成效產(chǎn)生直接影響，當前，不少事業(yè)單位檔案管理工作專業(yè)性不足，實際工作過程中工作人員職業(yè)素質(zhì)不足以應(yīng)對日常管理工作要求，甚至存在未接受專業(yè)培訓的人員來開展工作，其對于檔案管理的理論知識匱乏，工作態(tài)度差，工作過程消極散漫、敷衍了事，造成檔案管理工作效率極其低下，并且管理工作人員隊伍流動性大，影響管理穩(wěn)定性。并且，實際檔案管理工作過程中不少人員缺乏信息化專業(yè)技術(shù)培訓，造成檔案信息化工程建設(shè)工作無法推進，無法充分發(fā)揮信息化技術(shù)作用。

2.檔案管理過程中缺乏完善的管理體系，檔案管理工作無法充分發(fā)揮效能

事業(yè)單位檔案管理工作缺乏有效的管理制度、體系，檔案管理工作的規(guī)范性差，日常工作過程中無據(jù)可查，資料收集范圍不明確，歸檔工作不能根據(jù)規(guī)定認真執(zhí)行，檔案的保存管理較為混亂，這些問題都極大的影響檔案管理工作的效率和成效，甚至部分事業(yè)單位檔案管理制度，在實際工作中根本不予落實，整個工作過程隨意性較大，執(zhí)行力度差，檔案管理工作的權(quán)威性較低。加之事業(yè)單位檔案管理工作無法為單位帶來顯著的效益，其管理工作過程中耗時、耗力，部分單位不愿進行投入，造成一系列的管理問題出現(xiàn)，事業(yè)單位檔案管理工作無法充分發(fā)揮其效能。

3.缺乏有效措施對檔案信息進行合理保管，給信息化管理工作造成阻礙

事業(yè)單位檔案管理工作過程中，對各類檔案資料的保管是非常重要的一項工作內(nèi)容，當前信息化技術(shù)手段不斷推陳出新，電子檔案日漸普及，但是多數(shù)保密性高、重要性高的檔案資料，仍舊需要采用紙質(zhì)管理方式進行備案管理，但是實際工作過程中，不少單位針對這些特殊要求的檔案資料管理措施不完善，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案管理制度不能有效協(xié)調(diào)，不少電子資料因軟硬件問題出現(xiàn)丟失、損毀，在查找過程中無法充分發(fā)揮信息化手段的價值，嚴重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化工作的推進。

4.缺少管理和保護檔案資料的根本意識，對具體的檔案資料更新不及時

事業(yè)單位原有檔案管理方式、設(shè)備隨著時間的推移，可能會出現(xiàn)無法適應(yīng)時代發(fā)展需求的狀況，但是不少事業(yè)單位并沒有真正認識到此類問題的嚴重性，以至于日常管理工作過程中，大量的檔案管理工作信息更新不及時，甚至許久不見更新，不能根據(jù)社會發(fā)展需求，積極引進高新技術(shù)設(shè)備進行檔案管理與修復(fù)，管理和保護檔案資料的根本意識仍舊薄弱。并且，因各個單位人員工作交替，不少檔案管理人員未能及時整理、封存舊有檔案，而新的檔案又不能及時更新，各類檔案管理工作交接存在問題，造成不少檔案資料變成“死檔”、“棄檔”，這不僅增加了檔案資料整理的工作量，還給檔案資料的查詢造成嚴重障礙。

三、改善事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀問題的對策

1.加大對檔案管理工作的重視力度，建立完善的檔案管理工作體系

事業(yè)單位檔案管理工作要想實現(xiàn)高效、科學發(fā)展必須從根本上加以重視，同時建立完善的檔案管理工作體系，這是事業(yè)單位檔案管理工作開展的基本前提。將檔案管理工作列入單位工作規(guī)劃，劃分相應(yīng)的管理權(quán)責，建立與單位實際狀況相適應(yīng)的綜合檔案管理機構(gòu)，明確相關(guān)人員在日常管理工作過程中的職責，讓檔案管理工作人員意識到自己的責任，適度對優(yōu)秀的檔案管理工作人員進行表彰，提升其工作積極性。針對檔案管理工作過程中存在的問題要及時安排解決，對各類檔案資料進行統(tǒng)一性的管理，確保檔案管理機構(gòu)充分發(fā)揮監(jiān)督指導作用，形成完善的檔案管理體系，規(guī)范化的進行檔案的接收整理、修改補充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等工作。

2.加大檔案管理信息化建設(shè)工作力度，充分發(fā)揮檔案管理工作效能

信息化技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作奠定了堅實基礎(chǔ)，通過建立事業(yè)單位檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，促使單位內(nèi)外資料交流，避免檔案出現(xiàn)遺失，提高檔案利用率，在檔案管理實際工作中，為檔案管理配備完善的儀器、設(shè)備，提高其管理工作的科學性和嚴謹性，并及時對檔案資料進行更新，針對出現(xiàn)變化的資料要及時收集、整理，對于廢棄的資料要另作封存，有效提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。同時，注重檔案資料利用的合理性問題，確保事業(yè)單位檔案管理工作開展真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.加大檔案管理人員培訓教育工作力度，通過提升人員素質(zhì)改善管理質(zhì)量

事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)是管理工作成效的決定性因素。在事業(yè)單位檔案管理工作過程中安排專人進行檔案管理，輔以完善的檔案管理制度體系，形成單位上下重視檔案管理工作氛圍，就能確保事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量有效提升。從人員入職開始，就關(guān)注專業(yè)化的檔案管理人才，在安排工作期間，要注意檔案管理工作不是隨便就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人進入崗位，確保檔案管理工作有序開展。

四、結(jié)語

事業(yè)單位管理工作過程中檔案管理是其有機組成部分，對單位未來發(fā)展有非常重要的借鑒意義，只有充分重視檔案管理工作，建設(shè)完善的檔案管理制度體系，采用現(xiàn)代信息化手段優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，為單位檔案管理工作提供良好的氛圍，才能推動事業(yè)單位檔案管理工作向高效、快捷的方向發(fā)展。

參考文獻：

[1]趙晶.事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理分析[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017（24）：176.