基于知識管理的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制建設(shè)實(shí)踐

/北京航天長征飛行器研究所

隨著黨和國家從嚴(yán)治黨、依法治企等要求的深入推進(jìn)，在市場化轉(zhuǎn)型過程中，領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制建設(shè)成為企業(yè)管理的重中之重。自2013年起，北京航天長征飛行器研究所通過施行獲取外部知識、固化顯性知識、知識應(yīng)用與內(nèi)化、知識信息化、健全人員知識結(jié)構(gòu)等措施，形成了分級、分類的決策流程及規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)與單位實(shí)際情況的結(jié)合、規(guī)范決策程序與綠色通道的結(jié)合、分類決策與知識管理的結(jié)合，最大限度地降低了決策風(fēng)險(xiǎn)，并促進(jìn)了綜合管理水平的提高與市場化轉(zhuǎn)型的順利推進(jìn)。

一、面臨的問題

在市場化轉(zhuǎn)型中，越來越多的領(lǐng)導(dǎo)決策事項(xiàng)呈現(xiàn)出突發(fā)性高、信息量大、專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣的特點(diǎn)，決策前的數(shù)據(jù)搜集與分析工作愈發(fā)困難，如何在有效的時(shí)間內(nèi)作出科學(xué)合理的決策成為擺在高層管理者面前的一道難題。在此背景下，領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制建設(shè)面臨著一些新問題。

1.決策鏈及相應(yīng)制度的缺失

研究所現(xiàn)有的領(lǐng)導(dǎo)決策會議主要由所長辦公會、黨委會、黨政聯(lián)席會、職工代表大會和一些專題會議（如安全生產(chǎn)管理委員會、保密委員會等）組成。按照規(guī)定，申請決策的事項(xiàng)均應(yīng)在會前經(jīng)過充分溝通和專門的審議，但在實(shí)際運(yùn)行中仍然存在決策鏈及相應(yīng)制度的缺失問題，主要體現(xiàn)在2個(gè)方面：一是職能部門申請決策的某些綜合性事項(xiàng)，因涉及面較廣且處于各部門職能的模糊交叉地帶，僅靠現(xiàn)有的制度無法準(zhǔn)確判斷出其性質(zhì)，此類情形屬于“公說公有理、婆說婆有理”；二是隨著市場經(jīng)濟(jì)的推進(jìn)，產(chǎn)生了許多新業(yè)務(wù)、新問題，在申請決策時(shí)無法通過現(xiàn)有的制度為其定性，此類情形屬于“無法可依”。這2類決策事項(xiàng)在提交到?jīng)Q策會議前的審查流程并不明晰，制度也不健全，決策素材的質(zhì)量主要取決于主管部門的負(fù)責(zé)程度。因此，決策鏈及相應(yīng)制度的缺失，一方面造成了過程責(zé)任的缺失，致使決策者的責(zé)任被放大；另一方面容易造成決策信息的缺失、雜亂等問題，影響了決策的效率與科學(xué)性。

2.主管部門建議責(zé)任的缺失

傳統(tǒng)決策模式在執(zhí)行中并未強(qiáng)化主管部門的建議責(zé)任，造成了建議責(zé)任的缺失。當(dāng)前這種模式的缺點(diǎn)也愈發(fā)明顯。一是面對越來越多的決策事項(xiàng)呈現(xiàn)出突發(fā)性高、信息量大、專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣的特點(diǎn)，僅依靠一個(gè)部門已無法完成決策前的數(shù)據(jù)搜集與分析論證工作，主管部門出于主、客觀方面的原因（主觀如刻意繞過其它部門以少受制約，客觀如對其它部門、業(yè)務(wù)的認(rèn)識有限），將事項(xiàng)提交至決策會議進(jìn)行決議，并以決策會議的決議為“尚方寶劍”開展工作，往往會陷入激化矛盾或增加風(fēng)險(xiǎn)的惡性循環(huán)；二是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間被大量事務(wù)性工作所占據(jù)，決策會議演變成討論會，造成了決策層人力資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

3.決策的科學(xué)性有待提高

隨著新事物、新問題的出現(xiàn)和管理精細(xì)化水平的提高，領(lǐng)導(dǎo)決策的標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提高、完善。以申請國撥能力建設(shè)項(xiàng)目為例，以往領(lǐng)導(dǎo)決策的主要標(biāo)準(zhǔn)是能否向國家申請更多、更大的項(xiàng)目以盡可能滿足科研生產(chǎn)任務(wù)的需要，但在決策過程中對項(xiàng)目驗(yàn)收后的運(yùn)維成本等考慮較少。伴隨著項(xiàng)目的陸續(xù)驗(yàn)收和設(shè)備的轉(zhuǎn)固，設(shè)備使用率低、固定資產(chǎn)龐大等潛在問題陸續(xù)顯現(xiàn)，這對當(dāng)前和后續(xù)的領(lǐng)導(dǎo)決策提出了更高要求。而受知識結(jié)構(gòu)、能力經(jīng)驗(yàn)等主、客觀因素的限制，決策的科學(xué)性還有待進(jìn)一步提高。

二、建設(shè)實(shí)踐

面對上述問題，研究所運(yùn)用知識管理的理念，以解決決策鏈及制度缺失、過程責(zé)任缺失、決策科學(xué)性不高、決策層人力資源浪費(fèi)等問題為導(dǎo)向，建立了分級、分類的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制。

1.獲取外部知識，健全管理制度化的組織機(jī)制

外部知識獲取途徑主要有2個(gè)方面。一是參照現(xiàn)代企業(yè)管理制度與治理結(jié)構(gòu)，明確決策、執(zhí)行與監(jiān)督機(jī)構(gòu)、各專業(yè)委員會的設(shè)置及職責(zé)。按照分級、分類決策的原則成立相關(guān)具有一定審議權(quán)的機(jī)構(gòu)（如戰(zhàn)略管理委員會、經(jīng)濟(jì)管理委員會等），由其對擬提交所決策的事項(xiàng)進(jìn)行初審并形成明確的審議結(jié)論及待辦事項(xiàng)。

審議機(jī)構(gòu)設(shè)主任1名，成員在10名左右。主任由相應(yīng)的所領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)代理人擔(dān)任，辦事機(jī)構(gòu)依托于相關(guān)職能部門，成員按以崗為主的原則確定，崗位包括項(xiàng)目“兩總”、業(yè)務(wù)部門及職能部門代表。決策事項(xiàng)審理流程（以所長辦公會為例）如圖1所示。

圖1 決策事項(xiàng)審理流程（以所長辦公會為例）

為避免分級決策可能導(dǎo)致的時(shí)間長、效率低等問題，針對實(shí)際情況中存在突發(fā)性強(qiáng)的決策事項(xiàng)建立綠色通道，即申請部門在接到需決策事項(xiàng)的第一時(shí)間內(nèi)將相關(guān)情況向主管所領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并申報(bào)臨時(shí)決策會議。會議主辦部門在不違反“三重一大”事項(xiàng)決策等議事規(guī)則的前提下，組織安排臨時(shí)決策會議。會議結(jié)束后，由申請部門補(bǔ)辦所有會議材料，會議主辦部門對決策事項(xiàng)進(jìn)行形式審查，若突發(fā)性是由申請部門自身原因所致，則對其進(jìn)行處罰，以確保綠色通道的嚴(yán)肅性。

二是學(xué)習(xí)并借鑒上級、兄弟單位的做法，針對一些綜合性事項(xiàng)和新業(yè)務(wù)、新問題，加大制度建設(shè)力度，確保決策鏈清晰、決策事項(xiàng)有法可依。除按上級要求制定了黨委會、所長辦公會、黨政聯(lián)席會的議事規(guī)則及“三重一大”決策事項(xiàng)目錄等規(guī)定外，還成立了規(guī)章制度體系建設(shè)工作組。組長由所長授權(quán)，專人專崗，工作組成員由所中層領(lǐng)導(dǎo)干部中任職經(jīng)歷豐富、知識面互補(bǔ)、責(zé)任心強(qiáng)的人員構(gòu)成，工作組統(tǒng)籌審理研究所各項(xiàng)規(guī)章制度，以確保制度間無交叉、無死角。

2.知識應(yīng)用內(nèi)部化，建立制度流程化的審理機(jī)制

在通過借鑒、學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)管理制度與上級、兄弟單位的做法并形成研究所自身的制度之后，在執(zhí)行層面還需將制度內(nèi)化為具體、可操作的流程。一是通過設(shè)置“一紙禪”等表單（見表1），確保申請流程、決策信息合規(guī)；二是對“三重一大”決策事項(xiàng)，除要求需在會前出具法律意見書之外，還邀請紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部門列席參會，對決策程序、形式的合規(guī)性進(jìn)行審查。

表單的設(shè)置，首先要明確各級責(zé)任，尤其是主管部門的建議責(zé)任，確保提交至決策性會議的材料暨征求了各方意見，無缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，也不是各方意見的簡單匯總，而是提出了建設(shè)性的意見、建議。其次要簡化決策過程，通過分級、分類審理，最終提交決策性會議的是條目清晰的決策點(diǎn)，而不是大篇幅的報(bào)告、文件。

3.知識信息化，建立流程信息化的督辦機(jī)制

借助信息化的手段，對制度流程進(jìn)行管理，可有效地避免過多人為因素的干擾，并做到有據(jù)可查。依托OA系統(tǒng)的發(fā)文流程與督辦流程，在決策事項(xiàng)進(jìn)行傳達(dá)與落實(shí)過程中，做到了快速、準(zhǔn)確、全面。發(fā)文流程中的會議紀(jì)要，除涉及決策事項(xiàng)、過程、結(jié)論外，還包括有歸檔價(jià)值的支撐素材，以方便后人查閱。督辦流程嚴(yán)格對標(biāo)會議決議，可做到會后1天內(nèi)發(fā)起流程并對流程進(jìn)行全過程跟蹤。

4.健全人員知識結(jié)構(gòu)，完善系統(tǒng)化的培訓(xùn)機(jī)制

部門、研究所兩級的領(lǐng)導(dǎo)大多為科研人員出身，并未系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過管理學(xué)知識，對一些管理工具與技術(shù)的使用也缺少相應(yīng)的認(rèn)識，這在一定程度上影響了決策的科學(xué)性。

對此，針對部門、研究所兩級領(lǐng)導(dǎo)的不同需求，參加、開展不同層次的培訓(xùn)。所級領(lǐng)導(dǎo)重在積極參加上級單位組織的高級管理人員培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念與決策技巧；部門領(lǐng)導(dǎo)重在參加研究所組織的專項(xiàng)培訓(xùn)，掌握管理工具與技術(shù)的應(yīng)用、匯報(bào)技巧。通過培訓(xùn)提交決策素材的質(zhì)量有了明顯提升，決策過程更加高效。

表1 分級、分類表單目錄（以所長辦公會為例）

三、成果與經(jīng)驗(yàn)

在知識管理理念的指導(dǎo)下，研究所經(jīng)過4年的實(shí)踐，已形成了分級、分類的決策流程及規(guī)范，最大限度地降低了決策風(fēng)險(xiǎn)，并促進(jìn)了綜合管理水平的提高。與傳統(tǒng)模式相比，分級、分類的決策模式具有以下4個(gè)方面的特點(diǎn)：

一是現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)與單位實(shí)際情況的結(jié)合。按照現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，企業(yè)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)與決策機(jī)構(gòu)應(yīng)是代理關(guān)系，并需設(shè)立戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)等專門委員會。而在實(shí)際中，研究所的單位性質(zhì)決定了執(zhí)行機(jī)構(gòu)是隸屬于決策機(jī)構(gòu)的，為彌補(bǔ)其不足，研究所通過加強(qiáng)監(jiān)督、問責(zé)機(jī)制與提高決策者管理水平的方式提高決策的科學(xué)性。而為盡量減少改革的阻力，研究所通過精簡現(xiàn)有委員會、工作組并賦予其專門委員會職責(zé)的形式，充分利用其成員的專業(yè)知識為決策層做好參謀。

二是規(guī)范決策程序與綠色通道的結(jié)合。規(guī)范決策程序有效地解決了決策鏈條及制度缺失、建議責(zé)任缺失、決策科學(xué)性低、決策層人力資源浪費(fèi)等問題，在提高了決策科學(xué)性、效率的同時(shí)，還大大解放了決策者的時(shí)間。但其缺點(diǎn)是決策鏈條長，無法應(yīng)對突發(fā)性決策事項(xiàng)。綠色通道則有效彌補(bǔ)了分級、分類決策的不足并提升了組織的快速響應(yīng)能力。

三是分類決策與知識管理的結(jié)合。分類決策即針對不同的決策事項(xiàng)，明確其決策點(diǎn)及影響因素，制定相應(yīng)的決策信息“一紙禪”,這大大提高了決策的效率與科學(xué)性。目前，已形成規(guī)章制度類、預(yù)算決算類、重大項(xiàng)目立項(xiàng)類、方案報(bào)告類、機(jī)構(gòu)改革類等不同形式的決策信息“一紙禪”，每類決策類型的表單中均參照內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置了該類事項(xiàng)必須包含的決策點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了分類決策與知識管理的結(jié)合。

四是促進(jìn)了綜合管理水平的提高。以知識管理理念為指導(dǎo)進(jìn)行的決策機(jī)制建設(shè)實(shí)踐，不僅提高了決策的效率與科學(xué)性，而且還促進(jìn)了研究所綜合管理水平的提高。在決策程序方面，專業(yè)委員會的設(shè)置促進(jìn)了研究所組織機(jī)構(gòu)的改革；在決策會議方面，會議申請與決策流程的要求為會議管理提供了范本；在決策標(biāo)準(zhǔn)方面，多維度的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置促進(jìn)了各職能部門的交流與合作；在人員能力要求方面，促進(jìn)了培訓(xùn)體系的建設(shè)，決策層的以身作則，對作風(fēng)建設(shè)起到了良好的示范作用。

隨著環(huán)境的變化與管理水平的提高，領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制建設(shè)仍有許多改進(jìn)的地方，如設(shè)置固定會議時(shí)間、壓減“申請——決策”周期、完善人員知識結(jié)構(gòu)等，后續(xù)研究所將繼續(xù)以知識管理理念為指導(dǎo)，不斷總結(jié)、完善領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制的建設(shè)思路與實(shí)踐，促進(jìn)市場化轉(zhuǎn)型的順利推進(jìn)?！?/p>