實行人員聘用制后事業(yè)單位人事檔案管理的思考

郝書輕

摘要：在中國，事業(yè)單位是一個社會服務性組織，自開設以來，廣受眾多求職者的青睞。到了2009年，隨著對事業(yè)單位全面推行聘用制度政策的展開，導致更大范圍的求職熱潮，同時也加速了事業(yè)單位人員的流動性，這就對事業(yè)單位人事檔案的管理工作造成諸多挑戰(zhàn)。本文旨在剖析事業(yè)單位實行人員聘用制度之后，其人事檔案管理過程中出現(xiàn)的主要問題，并力求提出一些行之有效的解決策略。

關鍵詞：事業(yè)單位；人員聘用制；人事檔案管理

眾所周知，事業(yè)單位指的是一個社會服務性組織，介于政府與社會之間的，涉及教育科研、文化衛(wèi)生、新聞傳媒等諸多行業(yè)，可以說是中國人才的主要集中地之一，所設職位將近130多萬個，職工近3000萬人。而在2009年，開始全面推行事業(yè)單位人員聘用制。所謂的事業(yè)單位聘用制具體是指通過簽訂聘用合同，確定事業(yè)單位與工作人員的聘用關系，同時明確雙方責任、權利和義務，變行政任用關系為平等協(xié)商的聘用關系。這就在一定程度上降低了對于應聘者的地域、專業(yè)以及教育程度等的限制，并且給予受聘者更多的自由。這對事業(yè)單位人事檔案管理工作造成了諸多挑戰(zhàn)[1]。

一、傳統(tǒng)人事檔案的工作模式

實際上，人事檔案是中國人事管理制度的一大特色，需要收集、核實、記錄個人的身份、學歷、資歷等方面，來評判個人工資待遇的高低、社會勞動保障的范圍，具有法律效用。

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，大多具有相同或相似的工作模式：首先，都采用封閉式管理，當事人無法接觸自己的檔案，這在很大程度上避免了自我篡改的可能性，保證了檔案的最大可信度。其次，工作所需周期較長。主要是因為，所涉部門較多，尤其是需要與勞動部門相互協(xié)作。這就直接導致無法給當事人及相關單位提供及時且較為詳細的參考。此外，在信息采集方面，較普遍的省略具體的實地核實程序，儲存檢索模式大多無法實現(xiàn)及時升級更新。在建檔、轉檔中，無論對當事人還是對工作人員而言，都具有極大的挑戰(zhàn)性[2]。

二、事業(yè)單位實行人員聘用制給人事檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

第一，人員所設地域范圍擴大，需要核實背景信息冗雜，拉低可信度。事業(yè)單位實行聘用制度之后，對聘用人員的一些條件采取放寬政策，使得可參聘人員范圍擴大，放松了地域限制。這就導致了事業(yè)單位人員應聘跨地域性的極大提升。這就加大了人事檔案管理在信息核實工作上的難度，使得實地考察更加無法實現(xiàn)，只能通過一些程序化卻并不一定真實的方式去進行核實工作，這也就不可避免的拉低了可信度。

第二，人員教育背景不同，文化程度懸殊大，交流管理上存在代溝。為了廣招人才，在實行聘用制的同時，整體上放寬了對于專業(yè)和教育背景的要求，這就為很多具有工作實踐經(jīng)驗的、但沒有較完善的教育背景的人提供了入職可能。這個群體，在實際工作能力上，應該是佼佼者，但由于缺少規(guī)范的文化教育，在檔案資料填寫過程中會存在書寫格式不規(guī)范、個人對檔案及時歸檔意識薄弱等問題，這就會造成不必要的工作重復、檔案積壓和滯留。

第三，人員流動加速，加重了人事檔案管理工作。采用聘用制，打破了以往的“上級與下級”的工作關系，建立平級的雇傭與被雇傭的關系，給予聘用人員更多的自由，使得這種工作關系不再是固化的、穩(wěn)定的。一旦被雇傭人員覺得工作環(huán)境不好，或者單位不認可被雇傭者的工作能力，這種工作關系就會發(fā)生變化。這就最終導致了，人員流動的加速化。不可避免的增加了檔案管理工作，難以保證檔案管理的質量。

三、實行人員聘用制后，對事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點建議

第一，適當轉變?nèi)耸聶n案工作意識，強化事業(yè)單位對人事管理工作重要性的認識。很多人都認為，人事檔案工作，就是錄檔、存檔，然后妥善保存就可以了。實際上，這是種極其偏狹的人事檔案工作意識?！颁洐n、存檔”，實際上只是最基礎的工作程序，更重要的是之后的復核工作，主要包括定期核實在不在檔、信息是否真實、是否需要轉檔，只有這后面的工作做到位了，才能解決，事業(yè)單位實行聘用制后，人員流動周期縮短、流動頻率加大給人事建檔管理工作帶來的挑戰(zhàn)。同時，事業(yè)單位，也有必要加強對人事管理工作重要性的認識。雖然，人事檔案管理屬于后勤性質的工作，但他絕對是檢測應聘人員的第一關和最后一關，既能在第一時間排除不合格的應聘者，降低招聘的無效工作量；同時，也能提供最終錄用者較全面的能力素養(yǎng)，備案雙方的共識，避免不必要的人事糾紛。

第二，加強對人事檔案管理人員工作能力的考核，為了提升他們的能力和素養(yǎng)，我們具體要做到這幾個方面的工作：首先，結合定期與不定期的模式，對檔案管理人員進行工作能力和人事素養(yǎng)兩方面的考核，對不合格的出示警告，對優(yōu)秀的給予增資、晉級的獎勵；其次，定期進行培養(yǎng)教育。主要是結合最新的人事檔案管理模式，共同探討最適合實際情況的人事檔案管理方式，并及時進行模擬測評，得出結論。最后，增進人情關懷?？梢酝ㄟ^讀書會、團建等模式，豐富更新員工的知識，增進彼此之間的凝聚力[3]。

第三，擴大資金投入，全面實行人事檔案管理工作信息化的同時，及時更新管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理實行的是手寫模式紙質本，有且只有一份，且實行保密制度，調閱極其不便。近年來，隨著信息化技術的不斷提升，“電子檔案”越來越受各級人事檔案管理人員的追捧。這在加速信息查詢的同時，也能在一定程度上幫助信息的更新，同時也能很好的解決人員跨區(qū)域調檔周期過長的問題。

結束語：

總而言之，隨著事業(yè)單位人員聘用制的全面推行，在人事檔案管理工作中，出現(xiàn)了諸如信息冗雜可信度低、無效工作量加大、信息更新不及時等挑戰(zhàn)。這既源于傳統(tǒng)人事檔案管理模式的桎梏，也有事業(yè)單位聘用制度轉變造成的影響。結合已往經(jīng)驗和現(xiàn)代管理技術的發(fā)展，我們可以從人事檔案工作意識和模式的轉變、人事檔案管理人員能力和素質的提升以及信息化管理系統(tǒng)的建立的及時更新這三個方面，來有效解決這些問題。

參考文獻：

[1]馬英杰.實行人員聘用制后事業(yè)單位人事檔案管理的幾點思考[J].才智，2016（21）：260-260.

[2]馮艷.事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].檔案管理，2015（2）：87-88.

[3]張勇.基于聘用制下的人事檔案管理分析[J].決策與信息：中旬刊，2016（8）：257.