簡(jiǎn)述公共衛(wèi)生檔案管理的創(chuàng)新模式

王靜

摘要：檔案管理在公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理中是不可或缺的，在醫(yī)療衛(wèi)生改革時(shí)代，檔案管理受到越來(lái)越多的關(guān)注。在此背景下，檔案管理創(chuàng)新之路迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，而挑戰(zhàn)是不可避免的。因此，檔案管理現(xiàn)代化是公共衛(wèi)生檔案管理中最重要的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須創(chuàng)新公共衛(wèi)生檔案的管理模式。

關(guān)鍵詞：公共衛(wèi)生；檔案管理；模式創(chuàng)新

1檔案管理的現(xiàn)狀

在長(zhǎng)期的文件管理工作中，文件管理還沒(méi)有得到充分重視，很多人認(rèn)為文件管理是寫(xiě)復(fù)制和寫(xiě)作的。只是記錄一下，并不會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益等，所以基于這一想法，大多數(shù)人對(duì)檔案工作都比較忽視，只是簡(jiǎn)單的應(yīng)付檢查，更深層次的管理不能應(yīng)用到實(shí)際執(zhí)行中，這種態(tài)度在新時(shí)代下已經(jīng)不適用于新時(shí)代檔案管理的要求。其次，檔案管理工作水平整體偏低，由于傳統(tǒng)的思想意識(shí)沒(méi)有完全被改變，因此管理手段較為落后，同時(shí)，相關(guān)部門(mén)缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)工作，檔案管理人員不熟悉他們負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)。文件的收集含糊不清，不能用于工作，也沒(méi)有責(zé)任感。而且負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員大多數(shù)都身兼數(shù)職，不是專(zhuān)業(yè)的人才，所以在最終檔案管理工作中檔案信息不可避免的會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，所以在之后檔案找尋過(guò)程中往往需要浪費(fèi)很多人力、物力。

2.檔案管理的創(chuàng)新模式

2.1管理意識(shí)的創(chuàng)新模式

現(xiàn)代公共衛(wèi)生檔案管理是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，制度化，科學(xué)化，現(xiàn)代化檔案管理的系統(tǒng)工程。也正是基于它這一屬性，因此在實(shí)際情況中需要能滿足其高要求、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作人員。檔案管理的現(xiàn)代化要求檔案管理人員不僅要滿足工作的基本要求，還要將知識(shí)擴(kuò)展到其他知識(shí)領(lǐng)域。鍛煉自己成為綜合素質(zhì)的現(xiàn)代管理人才，開(kāi)發(fā)新業(yè)務(wù)，掌握新技術(shù)，全面提高科學(xué)檔案管理綜合能力。

2.2創(chuàng)新管理內(nèi)容模式

為改變檔案管理的過(guò)去狀況，各單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職組織和專(zhuān)職人員開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)公共衛(wèi)生檔案管理。為了克服分散式文件管理的弊端，檔案管理部門(mén)必須建立一套完整的管理系統(tǒng)和管理方法，確保文件管理的完整性。該單位的歷史可以完整，科學(xué)地記錄下來(lái)，涵蓋了單位各部門(mén)的歷史檔案，它保證了文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并可以更加完整地保護(hù)本單位的形象和榮譽(yù)。公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)現(xiàn)代檔案管理的推動(dòng)。因此需要格外注意。

2.3創(chuàng)新管理方式模式

首先：對(duì)公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，意味著現(xiàn)代檔案管理必須遵循檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容管理。包括分類(lèi)，編號(hào)，文件列表和其他項(xiàng)目都需要滿足各種標(biāo)準(zhǔn)的要求。現(xiàn)代文件管理需要文件標(biāo)準(zhǔn)化。滲透檔案管理的各個(gè)方面和步驟，從最初的檔案收集到最終申報(bào)，到電腦登記記錄，所有必須有目的地組織管理，在此過(guò)程中確保文件的完整性，并避免缺少歸檔記錄。

其次：隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷推進(jìn)，資源共享時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，因此信息技術(shù)發(fā)展日新月異，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，因此，公共衛(wèi)生檔案的管理也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也是不可避免的。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展讓相關(guān)檔案管理部門(mén)能夠更好的滿足用戶的需求，為用戶提供更方便、更快捷的服務(wù)，節(jié)省時(shí)間、金錢(qián)、物力等。提高工作效率也有利于使有關(guān)單位檔案管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。它還有效地節(jié)省空間并具有很強(qiáng)的保密性。形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電腦化管理。

第三：建立健全檔案管理制度。有關(guān)單位在制定檔案管理制度時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循合理科學(xué)的方針。制定的相關(guān)規(guī)章制度必須符合單位的特點(diǎn)和實(shí)際檔案管理的實(shí)際情況，以滿足單位檔案管理的需要。規(guī)章制度的內(nèi)容要簡(jiǎn)明實(shí)用。制定的規(guī)則和規(guī)定必須是可操作的，其設(shè)置應(yīng)以便利性，實(shí)用性，簡(jiǎn)單性和可操作性為目標(biāo)。從而能夠更好地發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)性和規(guī)范性作用，從而更好的達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。值得注意的是，制定規(guī)章制度不僅對(duì)雇員形成約束，同時(shí)還要雙向約束領(lǐng)導(dǎo)的作為。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象對(duì)整個(gè)規(guī)章制度的實(shí)施具有很大的的影響，能夠在很大程度上決定規(guī)章制度是否可以順利開(kāi)展并執(zhí)行。我們的規(guī)章制度不僅限制了員工，還限制了領(lǐng)導(dǎo)人反映制度約束的雙向性。而員工是單位的主要組成部分，是系統(tǒng)的主要制約因素和表現(xiàn)者。制度的執(zhí)行要嚴(yán)肅認(rèn)真。

第四：加快檔案管理信息化的建設(shè)。檔案管理的最終目標(biāo)是利用它來(lái)實(shí)現(xiàn)其潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。因此，檔案管理工作要多渠道，多方式地開(kāi)展檔案信息資源建設(shè)，使檔案可以用于各種工作，特別是預(yù)防，教學(xué)和科研工作。因此，各單位必須盡快建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在不違反規(guī)定的情況下，部分信息向部門(mén)和個(gè)人開(kāi)放，建立開(kāi)放透明的檔案管理機(jī)制。這不僅可以使每個(gè)人都提高檔案管理意識(shí)，增加檔案管理的透明度，而且還可以為人才，人才和人才奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，各單位必須加大對(duì)檔案管理資金的投入，努力建立現(xiàn)代檔案管理辦公室，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理。我們還必須加強(qiáng)檔案的硬件建設(shè)。引入計(jì)算機(jī)管理軟件，建立文件管理信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，合理分配和使用文件管理資源。傳統(tǒng)的手工操作，信息存儲(chǔ)較少，檢索速度較慢，使用專(zhuān)用軟件進(jìn)行管理，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化管理。有條件的單位也可以逐步配備先進(jìn)的設(shè)備，如電腦，照相機(jī)，照相機(jī)，打印機(jī)，掃描儀等。使您自己組織的檔案室成為最先進(jìn)的信息管理檔案。

第五：加大宣傳、培訓(xùn)力度。首先，加大宣傳力度，提高人們對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。搞好咨詢服務(wù)，利用各種渠道向群眾推廣檔案管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理不是可選的。它在一個(gè)單位中占有重要的地位。二要抓好檔案管理人員培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性和責(zé)任感，盡一切可能提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，還需要加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，為檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)造條件。特別是加強(qiáng)外語(yǔ)，計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與快速發(fā)展的信息社會(huì)相結(jié)合。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要，檔案管理人員當(dāng)然也必須有學(xué)習(xí)的精神，推進(jìn)并努力學(xué)習(xí)新知識(shí)。

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