小企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)的財(cái)務(wù)控制閉環(huán)梳理

張淑琴

企業(yè)由小做大、由大做強(qiáng)的過(guò)程中有可能產(chǎn)生內(nèi)部管理松弛、實(shí)物資產(chǎn)控制弱化等問(wèn)題，需要一個(gè)完備的資產(chǎn)控制體系，做到資產(chǎn)控制適當(dāng)、形成完善的內(nèi)部牽制和監(jiān)督制約機(jī)制，消除隱患、防止舞弊行為。

1 完善財(cái)務(wù)控制體系是基礎(chǔ)

在長(zhǎng)期的實(shí)踐中會(huì)計(jì)人員也總結(jié)出了一些內(nèi)部控制管理方面的方法和措施，如內(nèi)部牽制制度、中心核算制度、責(zé)任中心管理制度等。當(dāng)務(wù)之急應(yīng)當(dāng)完完善財(cái)務(wù)控制制度，集中力量盡快建立起以財(cái)務(wù)為中心，覆蓋生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等環(huán)節(jié)的系統(tǒng)，引導(dǎo)企業(yè)整個(gè)內(nèi)部控制體系的進(jìn)行閉環(huán)設(shè)計(jì)。

2 明確資產(chǎn)管理的責(zé)權(quán)分工是前提

美國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)審計(jì)委員會(huì)發(fā)布《審計(jì)準(zhǔn)則公告第55號(hào)》，指出“企業(yè)的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)包括為提供取得企業(yè)特定目標(biāo)的合理保證而建立的各種政策和程序”。小企業(yè)容易產(chǎn)生實(shí)物資產(chǎn)控制不足會(huì)影響會(huì)計(jì)信息的失真、資產(chǎn)的流失等問(wèn)題，而控制過(guò)度則會(huì)加大企業(yè)內(nèi)耗、損失管理成本。內(nèi)部財(cái)務(wù)控制的基本原則中的權(quán)責(zé)明確、相互制衡原則明確提示建立分工明確的實(shí)物資產(chǎn)管理體系是閉環(huán)控的前提，真正做到不相容職務(wù)相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，通常情況下采購(gòu)、存儲(chǔ)和使用人不能同時(shí)擔(dān)任財(cái)務(wù)的記錄工作，采購(gòu)與驗(yàn)收、保管、使用、賬務(wù)記錄等職責(zé)應(yīng)由不同的人承擔(dān)，由采購(gòu)部以外的其他部門提出請(qǐng)購(gòu)，并經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人審批等。

3 以財(cái)務(wù)控制為中心的閉環(huán)控制設(shè)計(jì)思路

3.1控制采購(gòu)隨意性，制定合理的標(biāo)準(zhǔn)

首先，由采購(gòu)部在其他部門協(xié)助下建立一套規(guī)范的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身對(duì)質(zhì)量的要求、存儲(chǔ)設(shè)備或設(shè)施的限制、價(jià)格波動(dòng)以及市場(chǎng)的供應(yīng)情況，其應(yīng)主要包括以下內(nèi)容：編號(hào)、品名和類型、使用和入庫(kù)時(shí)間要求、采購(gòu)地點(diǎn)建議、質(zhì)量要求、數(shù)量要求、最高限價(jià)、以往最低價(jià)格、填表人、使用部門等。在實(shí)際工作中要嚴(yán)格執(zhí)行、適時(shí)修訂。

其次，由使用部門填寫(xiě)“請(qǐng)購(gòu)單”，在設(shè)置安全庫(kù)存量的情況下，只有在庫(kù)存量到達(dá)最低界限時(shí)才能填寫(xiě)。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后，報(bào)采購(gòu)部；采購(gòu)部應(yīng)結(jié)合庫(kù)存情況及企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)判斷是否可以采購(gòu)或調(diào)撥，若為必需采購(gòu)項(xiàng)目，則應(yīng)該尋求供應(yīng)商和詢價(jià)；也可設(shè)置價(jià)格審查人員，完善、復(fù)核請(qǐng)購(gòu)單上的采購(gòu)價(jià)格信息；采購(gòu)部集中提交請(qǐng)購(gòu)單至財(cái)務(wù)部判定是否符合預(yù)算或重大采購(gòu)，預(yù)算外或重大采購(gòu)需由集體決策、修訂計(jì)劃；大額或特殊采購(gòu)需訂立合同，采購(gòu)部、請(qǐng)購(gòu)部門各留一份復(fù)印件以便了解進(jìn)貨的時(shí)間，安排相應(yīng)的工作，送交倉(cāng)庫(kù)一份復(fù)印件，以便核對(duì)驗(yàn)收、安排倉(cāng)位；送交會(huì)計(jì)部門原件，以便準(zhǔn)備資金付款或按時(shí)預(yù)付定金等，其他合同原件應(yīng)該提交檔案管理部門。

再次，各部門賦予職責(zé)有利于防范不良行為的發(fā)生和實(shí)物資產(chǎn)被浪費(fèi)的現(xiàn)象，各部門在采購(gòu)過(guò)程中相互牽制，對(duì)采購(gòu)過(guò)程相互監(jiān)督、防止采購(gòu)員的私自購(gòu)買與假公濟(jì)私、與供應(yīng)商之間合謀舞弊等現(xiàn)象。企業(yè)可以建立舉報(bào)通道、制度修訂申請(qǐng)通道或管控優(yōu)化小組，對(duì)經(jīng)營(yíng)中識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充控制。

3.2共同驗(yàn)收，及時(shí)納入財(cái)務(wù)核算

依據(jù)企業(yè)制定的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和配置標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)部門和使用部門、倉(cāng)庫(kù)管理員可以共同驗(yàn)收，以避免常由于質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生矛盾，也可加設(shè)收貨部門的質(zhì)檢員崗位對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核查。財(cái)務(wù)部要對(duì)價(jià)格審查至付款的整個(gè)流程進(jìn)行控制，應(yīng)當(dāng)及時(shí)核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等單據(jù)，檢查其真實(shí)性、合法性及合規(guī)性，四單核對(duì)一致后才能付款。必要時(shí)對(duì)單據(jù)簽批、實(shí)物資產(chǎn)的出入庫(kù)要運(yùn)用審計(jì)方法進(jìn)行控制測(cè)試、細(xì)節(jié)測(cè)試，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)稽核。

財(cái)務(wù)部可在制度中對(duì)驗(yàn)收入庫(kù)、索取供貨發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷等時(shí)間結(jié)點(diǎn)進(jìn)行約定，通過(guò)進(jìn)銷存軟件對(duì)未付款的進(jìn)行時(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)時(shí)與采購(gòu)部溝通、核實(shí)入庫(kù)與待付款情況，每月應(yīng)與供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)賬余額及明細(xì)，或?qū)λ泄?yīng)商寄發(fā)詢證函。此外，不建議現(xiàn)金采購(gòu)（小額零星采購(gòu)除外），財(cái)務(wù)定期對(duì)實(shí)物資產(chǎn)采購(gòu)引起的、確認(rèn)為無(wú)法支付的賬務(wù)進(jìn)行處理。

3.3使用人即保管人，建立歸責(zé)制度

企業(yè)可以根據(jù)自身情況合理劃分納入實(shí)物資產(chǎn)管理的范圍，比如：100元至2000元的實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行備案登記，2000以上的實(shí)物資產(chǎn)以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，通常前者記入了費(fèi)用，后者作為固定資產(chǎn)核算。采購(gòu)部、資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部要明確表單傳遞要求與入賬標(biāo)準(zhǔn)，員工領(lǐng)用實(shí)物資產(chǎn)時(shí)，資產(chǎn)管理部門可以按崗位將資產(chǎn)保管責(zé)任落實(shí)到個(gè)人并登記個(gè)人備品庫(kù)，即通過(guò)員工填寫(xiě)的資產(chǎn)領(lǐng)用單、資產(chǎn)調(diào)轉(zhuǎn)單和離職時(shí)由資產(chǎn)管理部門在離職審批單上對(duì)資產(chǎn)返庫(kù)進(jìn)行控制。

由財(cái)務(wù)部與資產(chǎn)管理部門定期組織對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)提醒使用人辦理相關(guān)手續(xù)，對(duì)于毀損、丟失的資產(chǎn)，應(yīng)該依據(jù)實(shí)物資產(chǎn)管理制度進(jìn)行處罰、賠償。

3.4資產(chǎn)控制納入財(cái)務(wù)內(nèi)部控制報(bào)告

美國(guó)2002年頒布的《薩班斯—奧克斯利》法案則要求所有在美國(guó)上市公司都要在年報(bào)中提供“內(nèi)部財(cái)務(wù)控制報(bào)告”，評(píng)價(jià)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)控制設(shè)計(jì)及其執(zhí)行的有效性，而COSO委員會(huì)于2003年發(fā)布的《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理框架》（草案），把內(nèi)部財(cái)務(wù)控制從“過(guò)程觀”提升到了“風(fēng)險(xiǎn)觀”，內(nèi)部財(cái)務(wù)控制成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分。內(nèi)部財(cái)務(wù)控制是企業(yè)從財(cái)務(wù)的角度對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督控制，為保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效進(jìn)行和資產(chǎn)的安全、完整，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策、措施及程序；防止并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正各種舞弊行為，保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全；規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)行為，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。財(cái)務(wù)部門可以協(xié)同審計(jì)部門對(duì)實(shí)物資產(chǎn)各環(huán)節(jié)控制設(shè)計(jì)的有效性進(jìn)行測(cè)試，對(duì)控制運(yùn)行有效性形成評(píng)價(jià)，并制作企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制報(bào)告，最終指導(dǎo)企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)的閉環(huán)控制梳理。

（作者單位：哈爾濱市浙商小額貸款股份有限公司）