建筑工程檔案資料管理中的問題及解決措施

蘇裕雅

摘 要：在工程整體項目管理中，建筑工程檔案資料有著較為重要的作用，可以給竣工后的驗收以及改擴建工作提供諸多的便利，基于此，本文筆者從實際出發(fā)論述了在建筑工程檔案資料管理中存在的問題以及相關(guān)解決措施，力求不斷推進建筑工程質(zhì)量的進步。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；問題；措施

1 引言

對于建筑工程而言，質(zhì)量管理是非常重要的工作，是企業(yè)管理水平與競爭力的體現(xiàn)，質(zhì)量管理可以分解到不同階段與不同方面，將信息收集起來，就能形成工程檔案資料。工程檔案是建筑活動開展的總結(jié)，是企業(yè)建筑經(jīng)驗的積累。工程檔案管理工作的有效開展，有助于提升工程質(zhì)量、企業(yè)效益。現(xiàn)階段，我國建筑行業(yè)處于快速發(fā)展階段，在發(fā)展過程中，注重對利益追求，檔案管理工作還存在諸多不足，需要在后期工作中予以重視，并科學(xué)管理，發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的作用。

2 做好建筑工程檔案資料管理的必要性

建筑工程施工是一個比較龐大的工程，會涉及到很多方面的技術(shù)，施工工序也比較繁雜，而且整體的施工時間也相對比較長，因此，在整個施工過程中就會涉及到很多與工程相關(guān)的資料。在施工中要想保證施工工期和施工的質(zhì)量，企業(yè)就應(yīng)做好與工程有關(guān)的檔案資料的管理工作。目前很多企業(yè)已經(jīng)開始關(guān)注這項工作的重要性，在進行工程檔案管理工作時企業(yè)應(yīng)建立起相關(guān)的管理部門由專人進行管理，并運用科學(xué)的方法構(gòu)建起一套檔案管理理念，從實際工作中總結(jié)經(jīng)驗再融入先進的管理理念，提升企業(yè)建筑工程檔案管理工作的整體水平和管理質(zhì)量，從而更好的增強企業(yè)的市場競爭力，提升經(jīng)濟效益和社會效益。與此同時，我國的建設(shè)部門也開始關(guān)注企業(yè)的工程檔案管理工作，并制定出相關(guān)的管理規(guī)定，來約束企業(yè)在管理中出現(xiàn)的不正當行為，幫助企業(yè)正規(guī)化管理。

3 建筑工程檔案資料主要內(nèi)容

建筑工程檔案包括的資料十分豐富，其原因就在于建筑工程是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，涉及到的環(huán)節(jié)多、工藝多、人員多、材料多、施工環(huán)節(jié)多。資料包括安裝土建等文件資料、項目竣工圖和綜合性資料。其中文件資料包括圖紙設(shè)計、技術(shù)交底、設(shè)計變更、開工報告、竣工報告、項目監(jiān)理規(guī)劃、例會記錄、工程組織設(shè)計、建筑材料、質(zhì)量文件、相關(guān)實驗資料、實驗報告、工程驗收資料、工程監(jiān)測資料、質(zhì)量評估文件、質(zhì)量檢測資料、事故處理與記錄資料技術(shù)總結(jié)等。項目竣工圖，該部分主要包括了建筑、通風(fēng)管線、平面布置、電路、以及其他相關(guān)方面的工程圖。綜合性資料，包括了工程報批相關(guān)文件、施工區(qū)域環(huán)境資料，如地質(zhì)水文氣象、項目任務(wù)書、拆遷安置、工程設(shè)計與變更、項目規(guī)劃安全管理環(huán)境管理、消防文件、中標與監(jiān)理施工文件、項目合同、與施工相關(guān)協(xié)議、施工竣工驗收、工程審計結(jié)算資料等。從資料的形式來分，又可以分為紙質(zhì)資料，電子資料，音頻視頻資料等。

4 建筑工程檔案資料管理存在的問題分析

4.1 施工管理原件不全

就目前而言，在建筑工程施工的過程當中，設(shè)計和監(jiān)理單位有時候下發(fā)的施工管理文件為復(fù)印件，沒有原件，這就不符合工程檔案管理質(zhì)量的需要。

4.2 工程質(zhì)量驗收時沒有可以參考的書面材料

在進行建筑工程施工的過程中，為了有效提高工程的質(zhì)量，必須要在完成一些質(zhì)量控制點的施工之后，進行適當?shù)馁|(zhì)量驗收，但是，很多時候為了追趕進度往往忽視了現(xiàn)場驗收工作，也未按照相關(guān)的規(guī)定進行書面簽字儀式，未形成相關(guān)的書面材料，這是不符合工程檔案管理工作要求的。

4.3 未按照相關(guān)要求對竣工文件進行編制

在工程竣工文件編制工作開展的過程中，因為未按照相關(guān)的要求進行分類成冊，或者成冊也存在很多沒有目錄以及目錄不準確的問題，甚至有一些工程通過代用圖進行組卷，這就造成了竣工文件中圖紙存在大量的缺失問題。

4.4 施工驗收原始簽證資料格式不符合要求

在工程開展工作之前，未對原始施工驗收簽證資料的內(nèi)容和格式進行明確、統(tǒng)一的約定，而是在施工進行的過程當中不斷的增添和更換相關(guān)的內(nèi)容和種類，這就使得不同資料在格式上不夠規(guī)范、統(tǒng)一，給裝訂組卷工作增加了一定的難度。

5 建筑工程檔案資料管理的解決措施

5.1 強化意識

檔案資料管理工作質(zhì)量不佳的原因就在于工作得不到重視，企業(yè)管理人員首先要認識到，檔案資料是在項目建設(shè)過程中形成的，與項目有密切聯(lián)系，能為項目建設(shè)提供支撐與幫助，強化人員工作意識，可以通過營造良好的工作氛圍，建立健全制度機制，提升人員技能等方面入手。

5.2 完善檔案管理機制

許多企業(yè)未能建立完善的檔案管理機制，檔案管理工作顯得很隨意。領(lǐng)導(dǎo)要重視資料管理工作，并將其納入到日常管理工作中。檔案管理工作有專人負責，并隨著項目的逐步實施而完善，檔案管理工作要有規(guī)劃、有步驟實施，建立檔案管理制度，并符合國家相關(guān)規(guī)定要求。將檔案管理目標落實細化到施工不同環(huán)節(jié)，嚴格控制檔案資料質(zhì)量，加強對各環(huán)節(jié)資料收集整理的監(jiān)督，協(xié)調(diào)各部門配合檔案管理工作開展，依據(jù)社會經(jīng)濟發(fā)展以及市場條件需求，完善管理機制，拓展服務(wù)領(lǐng)域。

5.3 增強資料編制的專業(yè)性和質(zhì)量

一是，在進行工程檔案管理工作時，應(yīng)進行專業(yè)的培訓(xùn)工作增強相關(guān)管理人員的管理水平，這樣既可以保證在所收集的資料的質(zhì)量，也可以在出現(xiàn)專業(yè)性較強的資料時可以及時理解；二是，制定規(guī)范的資料搜集流程，保證資料的來源，確保資料的準確性、完整性、有效性和實用性；三是，在對相關(guān)資料進行編制時，應(yīng)保證其編制的格式統(tǒng)一，保證編制的質(zhì)量。

5.4 通過現(xiàn)代化技術(shù)統(tǒng)計檔案信息

隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，建筑工程單位必須要積極利用好這些先進技術(shù)，做好對建筑檔案資料的統(tǒng)計管理工作，可以構(gòu)建一個記錄檔案信息的系統(tǒng)，對建筑工程中各個環(huán)節(jié)的真實情況進行記錄，進一步提高建筑工程檔案資料的完整性，使其能夠在建筑工程檔案資料管理過程中充分的發(fā)揮自身的作用。

5.5 確保竣工驗收檔案資料的質(zhì)量，保證其能夠發(fā)揮憑證作用

在建筑工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員應(yīng)該同工程項目管理人員，按照相關(guān)規(guī)定對建筑工程中的所有文件進行全面審核檢查，務(wù)必保證竣工材料的真實性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應(yīng)該積極嚴格的貫徹相關(guān)規(guī)定，將竣工檔案驗收作為整個工程驗收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證工程建筑檔案資料的完整準確。

6 結(jié)語

綜上所述，社會的進步和發(fā)展也帶動了建筑業(yè)的快速發(fā)展，在發(fā)展的過程中應(yīng)注意各方面工作的均衡發(fā)展。目前在建筑企業(yè)中管理人員越來越重視工程檔案資料管理工作，這項工作可以有效的推動工程的施工管理工作。因此，企業(yè)應(yīng)更加關(guān)注檔案資料管理工作，建立健全管理體系，引進先進的管理模式更好的推動建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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