淺談會(huì)計(jì)人員應(yīng)如何做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作

王廣朋

為了單位更好地做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，為社會(huì)提供真實(shí)有效的會(huì)計(jì)資料，我們有必要了解會(huì)計(jì)檔案的重要性和管理、歸檔方法，本文針對這些問題做了詳盡的闡述。

在蒙昧野蠻時(shí)代的漫長歲月里，人類還沒有一種表達(dá)和交流人們意圖的文化記錄工具，然而隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，人們?yōu)榱舜鎯?chǔ)一些信息，為了把發(fā)生過的一些歷史傳給后人，就逐步創(chuàng)造了載錄信息的文化記錄工具---檔案。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)工作越來越凸顯其重要性，而記錄會(huì)計(jì)工作的重要載體---會(huì)計(jì)檔案的作用更是越來越多的引起人們的重視。

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位交易和事項(xiàng)的重要的史料。它是一個(gè)單位重要檔案的內(nèi)容之一，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策的重要資料，也是進(jìn)行會(huì)計(jì)檢查和審計(jì)檢查的重要資料。那么作為會(huì)計(jì)人員來說，要如何做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作呢，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

一、認(rèn)識會(huì)計(jì)檔案的來源，是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的前提。

眾所周知，會(huì)計(jì)工作是社會(huì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是由于經(jīng)濟(jì)管理的需要而產(chǎn)生的，一個(gè)單位只要有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)就會(huì)有會(huì)計(jì)核算，有會(huì)計(jì)核算就必然產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案，因此，會(huì)計(jì)檔案主要來源于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門或財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員，各單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員的主要職責(zé)就是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，履行會(huì)計(jì)監(jiān)督，并參與單位的會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查，而會(huì)計(jì)核算是會(huì)計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查的基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)檔案就是這個(gè)環(huán)節(jié)的集中反映。這就要求會(huì)計(jì)檔案的形成具有嚴(yán)密的過程：首先要有會(huì)計(jì)憑證，凡是日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，無論大小，都要填制或取得原始憑證。其次，會(huì)計(jì)人員按照規(guī)定的會(huì)計(jì)科目，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類、歸納、整理、核算、填制記賬憑證，并記入相關(guān)的總賬和明細(xì)賬。最后根據(jù)賬簿記錄并進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查，定期編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。這三個(gè)步驟環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，這種聯(lián)系的嚴(yán)密性，遠(yuǎn)非一般檔案可以比肩的。

二、掌握會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容，是做好會(huì)計(jì)檔案的工作基礎(chǔ)。

會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍，具體包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)核算資料四個(gè)部分。

1.會(huì)計(jì)憑證類：包括外來原始憑證、自制原始憑證、原始憑證匯總表以及記賬憑證匯總表等。每個(gè)會(huì)計(jì)期終了，我都是嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》的要求，把會(huì)計(jì)憑證定期裝訂成冊，反復(fù)核對驗(yàn)證有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，爭取不漏掉一筆業(yè)務(wù)，不錯(cuò)一個(gè)數(shù)字，幾十年的會(huì)計(jì)工作，造就了我嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總分類賬、各種明細(xì)賬（包括固定資產(chǎn)卡片在內(nèi)）、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記的各種備查賬等賬簿。每次會(huì)計(jì)期末，我都嚴(yán)格按照國家的規(guī)定，和其他會(huì)計(jì)人員一起認(rèn)真核對賬目，力求做到賬證、帳帳、賬表的相符，做到數(shù)字真實(shí)有效，內(nèi)容安全完整。以一名會(huì)計(jì)人的身份來嚴(yán)格要求自己。

3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表以及各種附表等。認(rèn)真編制各類會(huì)計(jì)報(bào)表，做好會(huì)計(jì)每個(gè)年度預(yù)算、決算的編制工作，為單位的會(huì)計(jì)核算保留最完整的的會(huì)計(jì)報(bào)告

4.其他會(huì)計(jì)核算資料：保存好每一類和會(huì)計(jì)有關(guān)的會(huì)計(jì)核算資料，為審計(jì)，財(cái)政，稅務(wù)檢查提供真實(shí)有效的資料。

只有真正了解會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容，才能完整全面的整理好會(huì)計(jì)檔案，這是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的基礎(chǔ)。

三、了解會(huì)計(jì)檔案的整理步驟和保存方法，是做好會(huì)計(jì)檔案工作的關(guān)鍵。

各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理歸檔，裝訂成冊，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊，對我們六校合一新校區(qū)來說，會(huì)計(jì)檔案的保管更是顯得尤為重要。的會(huì)計(jì)檔案的整理要求有以下幾點(diǎn)：

1.分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。

2.歸檔形式要統(tǒng)一。

3.歸檔要求要統(tǒng)一。

四、做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定保管與利用，是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的最后環(huán)節(jié)。

會(huì)計(jì)檔案的鑒定，是指按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判斷會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值，確定其保管年限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的一項(xiàng)工作。劃分會(huì)計(jì)檔案的保管期限是會(huì)計(jì)檔案價(jià)值鑒定的主要內(nèi)容之一，會(huì)計(jì)檔案的保管期限是指會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該予以保存的時(shí)間長度，分為永久定期兩種，定期又分為3年、5年、10年、15年、25年五種，會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。為此財(cái)政部和國家檔案管理局發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其中對會(huì)計(jì)檔案的保管期限做了具體規(guī)定。

會(huì)計(jì)檔案提供利用的主要途徑有三種方式：會(huì)計(jì)檢查、會(huì)計(jì)分析、日常考察?？傊畷?huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位的重要檔案資料，也是國家檔案全宗的重要組成部分，作為財(cái)務(wù)人員來說，更應(yīng)該做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，為國家經(jīng)濟(jì)的宏觀管理和調(diào)控提供有力的數(shù)據(jù)支持，為實(shí)現(xiàn)偉大的中國復(fù)興夢而獻(xiàn)出自己一份微薄的力量！

（作者單位：聊城市技師學(xué)院財(cái)務(wù)處）