基于一站式服務(wù)體系下高職院校離校管理系統(tǒng)建設(shè)

葛榮亮

隨著信息時代的發(fā)展，無紙化辦公理念逐漸得以普及，高職院校數(shù)字化校園的建設(shè)也正漸漸趨于成熟。一個高職院校正常運轉(zhuǎn)的背后是龐大的數(shù)據(jù)群支持，其中包括了高職院校的學生以及老師還有其他職工，同時高職院校內(nèi)部的各種渠道的不同，也會應(yīng)生大量的統(tǒng)計類報表，從而產(chǎn)生繁多而又復(fù)雜的數(shù)據(jù)，因此高職院校的離校管理需要一套完整的管理體系，從而實現(xiàn)計算機的自動化管理。但是這一系統(tǒng)的確定，還需要根據(jù)學校的自身情況來定制。近年來，高職院校每年的學生人數(shù)不斷增加，學生入校、日常管理、離校等相關(guān)信息量十分龐大，管理起來相對復(fù)雜并且繁瑣，這對管理人員來說工作壓力十分大。其中較為復(fù)雜的流程是學生的離校過程，每年的6月都有幾千名學生辦理離校手續(xù)，在短短的一個月甚至只有十幾天的時間內(nèi)，學生根據(jù)學校發(fā)放的離校通知單，需要依次到各個部門辦理離校事宜，每個部門都需要對前來辦理的學生進行蓋章確認，只有離校通知單上所有部門都蓋章確認過，該學生才算將離校手續(xù)辦理成功，可以正常離校。而實際上，有很多學生的離校手續(xù)并不能一次辦成，因為學生在到部門辦理之前并不知道圖書是否已經(jīng)還清，財務(wù)是否沒有欠費情況，還有很多學生所有的離校事情都已辦理卻還是需要到各個部門排隊蓋章。由此可見，傳統(tǒng)的離校辦理流程不僅給學校管理人員帶來巨大的工作量，也給學生造成極大的不便。為了提高高職院校學生離校管理工作的效率，高職院校理應(yīng)在原有的辦公系統(tǒng)上進行擴展，開發(fā)一款專門用于處理學生離校工作的管理系統(tǒng)。

1 關(guān)于一站式服務(wù)體系四化

1.1注重功能服務(wù)化

為創(chuàng)新高校學生教育管理服務(wù)模式，按照江蘇省教育廳《關(guān)于在全省普通高校推廣建設(shè)“一站式”學生事務(wù)與發(fā)展中心的通知》精神要求，學生事務(wù)與發(fā)展中心建設(shè)要從最大程度地方便學生角度出發(fā)，以“便捷、專業(yè)、高效、共享”為服務(wù)宗旨，建立健全高?！耙陨鸀楸?、文化育人”學生工作平臺，為師生提供多渠道、無差別、全方位和全過程的便捷服務(wù) ，努力實現(xiàn)“服務(wù)育人”。高校一站式服務(wù)不僅僅是服務(wù)方式和服務(wù)地點的改變，更是服務(wù)意識的提升和服務(wù)觀念的創(chuàng)新。

1.2 注重信息智能化

一站式服務(wù)更注重信息智能化，以服務(wù)驅(qū)動打破部門管理界限，建立快捷、順暢的業(yè)務(wù)流程，在統(tǒng)一平臺，服務(wù)有序規(guī)范接人，隨著現(xiàn)代高校教育行業(yè)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)類應(yīng)用的普及，學生一體化管理與服務(wù)系統(tǒng)整合與集中了單點、零散的、以學生為主體的管理與服務(wù)業(yè)務(wù)，形成面向?qū)W生具有生命周期的、統(tǒng)一的、一站式服務(wù)體系，并最終實現(xiàn)學生工作的“精細化管理”與“人性化服務(wù)” ，實現(xiàn)讓師生“少跑路、少進門、少找人、少看臉”。

1.3 工作流程可視化

在一站式服務(wù)平臺上 ，用戶可以直觀查看流程的節(jié)點、工作流和服務(wù)執(zhí)行進程，服務(wù)部門在流程規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，服務(wù)可視化、過程可監(jiān)控、結(jié)果可期待。平臺的自助功能，增強了其交互性 ，進一步加強了部門與用戶之間的溝通，提高了用戶的主體性和參與意識，更好地滿足了用戶的需求。

1.4 系統(tǒng)服務(wù)便捷化

構(gòu)建統(tǒng)一的服務(wù)支撐平臺，系統(tǒng)設(shè)計既要采用超前思維，用到先進的技術(shù)和方法，在一定的時期內(nèi)保持系統(tǒng)的先進性，減少了管理組織層級，各業(yè)務(wù)部門直接面對師生用戶開展工作，加快信息傳遞過程，避免信息失真，達到最大的平均無故障時間，使行政服務(wù)突破了時間、空間的限制，免除師生往返奔波，讓師生隨時隨地享受服務(wù)。移動特性又進一步增加了一站式服務(wù)的靈活性，多樣化的接入模式和接入終端的支持，克服了傳統(tǒng)桌面系統(tǒng)的不足 ，隨時隨地享受一站式服務(wù)所帶來的便捷 、高效

2 高職院校離校管理系統(tǒng)構(gòu)建

2.1建設(shè)目標

由于學生離校的時候信息難以統(tǒng)計，給各部門和學生帶來很大不便，因此需要建立一個與學工處、財務(wù)處、保衛(wèi)處、圖書館、團委、黨委組織部、信息化建設(shè)與管理處、教務(wù)處等多個部門系統(tǒng)聯(lián)動的畢業(yè)生離校系統(tǒng)。實現(xiàn)學生離校過程的自動化、信息化，優(yōu)化管理工作流程，提高管理與服務(wù)工作效率，為學生離校提供便利的服務(wù);保證離校數(shù)據(jù)的準確性、一致性和有效流轉(zhuǎn)，并可為校友網(wǎng)站提供權(quán)威數(shù)據(jù)源。

（1）離校信息即時提醒，為離校學生提供離校通知、公告、安排等信息服務(wù);

（2）支持數(shù)據(jù)接口整合，學生離校涉及到其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠快捷地推送到本系統(tǒng)，可展示其他系統(tǒng)推送的學生離校詳情。

（3）支持離校模板的自定義，不同類型的學生可設(shè)置不同的離校模板。

（4）提供靈活多樣的離校信息統(tǒng)計，統(tǒng)計的信息可以按照學院、專業(yè)、班級統(tǒng)計學生離校手續(xù)的辦理情況，給決策者提供必要的數(shù)據(jù)支撐。

（5）支持學生自助離校，圖形化的離校辦理過程，學生可查看所有離校手續(xù)的個人辦理情況，針對有問題的辦理環(huán)節(jié)可針對性地處理，不必逐個部門去辦理。

離校管理系統(tǒng)旨在讓學生跑路辦理業(yè)務(wù)變成信息在校園網(wǎng)上的流動，學生盡量少跑路和不跑路就可以辦理離校手續(xù)，同時方便領(lǐng)導快捷的查看和跟蹤學生離校過程，實現(xiàn)數(shù)字化離校。

2.2建設(shè)內(nèi)容

實現(xiàn)學生離校的數(shù)字化流程處理一站式服務(wù)，具體功能要求如下：

2.2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護

對離校系統(tǒng)中所有需要用到的數(shù)據(jù)進行維護和查看。

（1）學生基礎(chǔ)信息管理：對學院、專業(yè)、班級、圖書、繳費、貸款等信息管理與維護，支持學生信息的批量導入導出等。

（2）權(quán)限管理：通過對角色進行功能授權(quán)，實現(xiàn)對指定類型用戶權(quán)限的集中管理。可新增、修改和刪除角色信息，

（3）年度管理：對離校年度進行維護，可新增離校年度，并設(shè)定是否啟用。

2.2 .2離校流程管理

系統(tǒng)管理員對離校前準備、離校所需要辦理的業(yè)務(wù)和離校單進行自定義，定義好離校流程之后，啟動生成離校單，方便學生快速辦理離校手續(xù)，節(jié)約資源，提高工作效率。

（1）離校信息發(fā)布：發(fā)布有關(guān)離校的公告及各類通知，包括離校通知、離校辦理流程、畢業(yè)生注意事項等。

（2）離校流程配置：配置離校需要辦理的環(huán)節(jié)、開放時間、節(jié)點、優(yōu)先級設(shè)置等。

（3）離校單：結(jié)合學生具體情況實時生成離校單，包括離校單頁面設(shè)置，預(yù)覽及導出，條形碼設(shè)置等。

2.2.3 離?，F(xiàn)場辦理

辦理人員通過掃描二代身份證、一卡通、個人條碼或者學號查詢快速識別學生身份，一目了然地看到畢業(yè)生的個人信息及各類項目的辦理情況。根據(jù)授權(quán)情況，對學生離校環(huán)節(jié)進行審核，出具審核意見。

（1）事務(wù)辦理：系統(tǒng)為學工管理老師提供離校環(huán)節(jié)學生財務(wù)結(jié)清、圖書歸還、貸款還款、宿舍退宿、戶口遷移、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移的快速辦理。支持批量辦理。

（2）離校審核：學工管理老師按照學生在某個離校點的手續(xù)辦理情況對學生的離校手續(xù)辦理情況進行標記，系統(tǒng)按照學生離校手續(xù)的完成情況更新學生的離校手續(xù)辦理狀態(tài)，支持對學生離校手續(xù)辦理狀態(tài)的恢復(fù)操作。系統(tǒng)支持離校批量審核操作。

（3）證書發(fā)放：要求該功能與教務(wù)系統(tǒng)對接，師生可以查看到學生證書是否發(fā)放、發(fā)放類別等具體情況。

2.2.4統(tǒng)計分析

系統(tǒng)應(yīng)提供完善的數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計分析功能，形成直觀統(tǒng)計匯總圖表，供各級管理人員實時的了解學生的離校情況，便于進行事中控制，協(xié)調(diào)資源分配。提供的分析內(nèi)容應(yīng)包括對離校進度的統(tǒng)計、對離校率的統(tǒng)計、對欠費情況的統(tǒng)計和查詢、對每個離校項目的情況進行統(tǒng)計等。

3 關(guān)于一站式服務(wù)對育人的啟示

從教育管理到指導服務(wù)是高校人才培養(yǎng)的一個巨變，高校一站式服務(wù)不單純是技術(shù)層面的改變，更應(yīng)該是高校在教育管理理念上的一個改變和突破，學生一體化管理與服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)旨在為學校建立起一個架構(gòu)先進、簡單實用、安全穩(wěn)定、維護便捷的基于智慧校園的學生綜合管理平臺，梳理并優(yōu)化學生管理工作流程，為相關(guān)職能部門和個人提供實時數(shù)據(jù)的查詢與分析功能，實現(xiàn)學生系統(tǒng)與學校其它系統(tǒng)的聯(lián)動，提高學生管理工作的效率和管理水平。

3.1從行政化向服務(wù)化轉(zhuǎn)變

教育與管理一直是傳統(tǒng)意義上的高校學生事務(wù)的工作重心，學生工作者一般也較少去體驗學生的學習與生活，服務(wù)的需求也偏少，而學生一站式服務(wù)的模式也真正從學生的角度出發(fā)，以服務(wù)為宗旨，充分認識到學生是主體，發(fā)揮學生自我成長，自我管理，自我服務(wù)的重要性。傳統(tǒng)服務(wù)以管理為主，各自為政，服務(wù)在管理中體現(xiàn)，用戶體驗性差、服務(wù)效率低、行政化現(xiàn)象突出。一站式服務(wù)以平臺化的建設(shè)思路，面向廣大師生在?！吧芷凇钡姆?wù)，進行服務(wù)化的改造，注重用戶體驗，實現(xiàn)垂直應(yīng)用到綜合服務(wù)的轉(zhuǎn)型。用戶不再需要往返多個部門，無需關(guān)心流程涉及哪個業(yè)務(wù)部門、哪個經(jīng)辦人員，只需登錄一站式服務(wù)平臺，即可自助完成所需的服務(wù)。

3.2 從流程化向價值化轉(zhuǎn)變

在設(shè)計一站式服務(wù)時，學校作為服務(wù)與價值的供給方不應(yīng)該是唯一的視角，因此，一站式服務(wù)模式不僅涉及流程再造，還涉及流程再造的不同維度。校方在供給服務(wù)時的常規(guī)思維是我能夠提供什么，缺少換位思考即學生對服務(wù)和在校體驗的需要是什么的思考。所以，在以校方的視角進行流程再造時，需同時以學生的視角對與學生相關(guān)的價值環(huán)節(jié)進行平行分析，較好的做法是由學生群體設(shè)計一個在校體驗的價值鏈，并將基于學生需求的價值鏈與學校服務(wù)供給的價值鏈進行工作模塊整合。學生事務(wù)一站式服務(wù)不是與學生相關(guān)事務(wù)的簡單加總與歸并，價值鏈整合的意義在于根據(jù)學校發(fā)展、培養(yǎng)目標、學生群體變化等不斷發(fā)現(xiàn)價值并再造價值鏈。由價值鏈整合催生的學生認同事務(wù)流程再造對大學帶來的優(yōu)勢不僅體現(xiàn)在學生服務(wù)政策和工作理念的人性化上，還表現(xiàn)在學生事務(wù)工作人員的可持續(xù)專業(yè)化發(fā)展上，最重要的是為學生工作取得了很好的和，塑造了最新的學校學生關(guān)系體系，間接地提升了學校的社會聲譽。

3.3.從數(shù)據(jù)化向訴求化轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)分析則符合新公共服務(wù)的需求。大數(shù)據(jù)分析通過對碎片化信息的捕獲和處理獲得共性的偏好和習慣數(shù)據(jù)，通過對數(shù)據(jù)的加工實現(xiàn)數(shù)據(jù)增值，進而服務(wù)于決策。學生工作同樣蘊藏著大數(shù)據(jù)，學生從招生入學到畢業(yè)離校的在校印跡包含著學生學習、生活中與學校眾多事務(wù)、行政部門工作交集的數(shù)據(jù)。對這些數(shù)據(jù)進行分析，不僅可以獲得高校學生事務(wù)相關(guān)工作的整體需求與發(fā)展趨勢，更能前瞻性地預(yù)見未來工作的增長點，適應(yīng)環(huán)境的變化，提前布局謀劃，滿足的學生多元化需求，從而改善學校的公共服務(wù)能力。大數(shù)據(jù)作用的發(fā)揮依賴于青年一代行為方式的網(wǎng)絡(luò)化。對高校而言，學校的事務(wù)和行政性崗位將根據(jù)流程再造和大數(shù)據(jù)的價值發(fā)現(xiàn)重新設(shè)置，崗位結(jié)構(gòu)和分布將更為科學;同時，根據(jù)對事務(wù)性工作流的分析可以更為合理的安排一站式服務(wù)的工作時間，提升工作的針對性，進而為學校贏得積極的外部評價。對學生而言，細致貼心的一站式服務(wù)將使學生獲得更為人性化的體驗和難忘的校園記憶。同時，學生也會在學校事務(wù)性工作環(huán)節(jié)中獲得潛移默化的責任與職業(yè)教育，并學會對其他個體的尊重，養(yǎng)成對公共服務(wù)不斷優(yōu)化的認知。

3.4從模式化向統(tǒng)籌化轉(zhuǎn)變

學生信息源多且種類豐富，采集方式多種多樣，表格與信息的錄入也千差萬別，由于每個部門的功能權(quán)限范圍不同，部門間信息采集相對獨立，因此各個系統(tǒng)采用的信息格式各不相同，造成了學生數(shù)據(jù)孤島問題，而業(yè)務(wù)分散，涉及跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同困難，學校按照不同屬性業(yè)務(wù)，將其學生管理工作分散到各個管理部門，學生處主要管理學生的迎新、獎學金、助學金、勤工助學、貸款、補助等，團委主要管理學生的各類活動。而具體到某些流程時，又會涉及到其他部門。學生畢業(yè)離校時，需要到財務(wù)處、圖書館等多個部門進行離校手續(xù)辦理，而一站式服務(wù)模式整合資源，將部門工作合并，促進部門之間的整合，加強隊伍合作，提升工作效率。

高校一站式服務(wù)要確立“以人為本服務(wù)引領(lǐng)”的工作理念，尊重學生的主體地位，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，推進“管理育人”到“服務(wù)育人”的轉(zhuǎn)變。一站式服務(wù)不是信息化的終點，而僅僅是一個新的信息化時代的開始。只有以服務(wù)為核心，尊重學生體驗，提供個性服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，提高服務(wù)質(zhì)量，提升核心競爭力，促進全員參與信息化，才能不斷推進高校信息化事業(yè)的持續(xù)、健康、快速發(fā)展。

（作者單位：湖北工業(yè)大學）