實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的系統(tǒng)搭建探析

劉文薈 趙曉鈴

近幾年，共享服務(wù)中心作為一種先進(jìn)的管理運(yùn)營(yíng)模式，已逐漸受到企業(yè)的重視并被廣泛接受，越來(lái)越多的企業(yè)進(jìn)入了共享中心的建設(shè)階段。本文通過(guò)分析企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的必要性，及財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)搭建面臨的問(wèn)題，從多個(gè)方面為企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)的建設(shè)提出了建議。

一、引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，財(cái)務(wù)共享服務(wù)在我國(guó)企業(yè)管理逐步得到應(yīng)用，由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和資源，因此成為企業(yè)需要考慮的關(guān)鍵問(wèn)題。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，企業(yè)應(yīng)從實(shí)際狀況出發(fā)，從多個(gè)方面對(duì)企業(yè)進(jìn)行完善，使財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)適合企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心概述

（一）基本概念

財(cái)務(wù)共享服務(wù)在共享服務(wù)中心占據(jù)主要地位，也是企業(yè)未來(lái)財(cái)務(wù)發(fā)展的主要方向。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是依據(jù)企業(yè)的信息技術(shù)，改善企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程，剝離不同地區(qū)下屬公司的財(cái)務(wù)組織，將會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的處理后歸并在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心記賬和報(bào)告，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中核算和集中管理。

（二）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的必要性

2.2.1 降低企業(yè)成本

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將大量重復(fù)性、操作性較強(qiáng)的會(huì)計(jì)核算工作集約化，將原本從事重復(fù)會(huì)計(jì)處理工作的財(cái)務(wù)人員從各個(gè)業(yè)務(wù)單位分離出來(lái)，統(tǒng)一歸屬到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中，使得財(cái)務(wù)人員數(shù)量減少，人工成本大幅降低。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的選址一般設(shè)立在經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為緩慢、人工成本較低的地區(qū)，也大大節(jié)約了財(cái)務(wù)人員的成本。對(duì)于企業(yè)各個(gè)下屬公司原始數(shù)據(jù)的收集，企業(yè)還可以根據(jù)自己的需求通過(guò)財(cái)務(wù)云平臺(tái)實(shí)時(shí)采集，節(jié)省了收集原始數(shù)據(jù)所耗費(fèi)的人力成本。

2.2.2 提高工作效率

在傳統(tǒng)處理方式下，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)重復(fù)，業(yè)務(wù)處理分散，財(cái)務(wù)人員工作量大，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心廢除冗余的步驟和流程，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)憑證的批量處理與生成，提升了財(cái)務(wù)處理的準(zhǔn)確性和效率。同時(shí)，通過(guò)運(yùn)用信息系統(tǒng)平臺(tái)，財(cái)務(wù)人員運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)對(duì)單據(jù)集中進(jìn)行無(wú)紙化審核，實(shí)現(xiàn)審批流程標(biāo)準(zhǔn)化，提高業(yè)務(wù)處理的效率。在企業(yè)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化的基礎(chǔ)上，通過(guò)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸至財(cái)務(wù)共享中心，方便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，提升財(cái)務(wù)人員對(duì)數(shù)據(jù)的處理效率。

2.2.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)操作規(guī)范、統(tǒng)一，能有效解決傳統(tǒng)管理模式下，由于各下屬機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門(mén)獨(dú)立處理會(huì)計(jì)工作形成的信息不對(duì)稱，甚至是財(cái)務(wù)處理方面的舞弊的現(xiàn)象，加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管控能力。對(duì)處于規(guī)模化發(fā)展中的企業(yè)，財(cái)務(wù)人員也有更多是時(shí)間和精力以加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制、決策支持、組織管理等方面的內(nèi)容，各業(yè)務(wù)單元的財(cái)務(wù)也可根據(jù)企業(yè)的財(cái)務(wù)流程，在經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)內(nèi)容的評(píng)估、計(jì)劃和預(yù)算方面開(kāi)展工作，為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的支持與保障。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)搭建面臨的問(wèn)題

（一）操作流程的執(zhí)行

企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心有助于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管控，操作流程的有效執(zhí)行，有利于企業(yè)運(yùn)營(yíng)的順利實(shí)施。企業(yè)可根據(jù)流程化的業(yè)務(wù)處理方式規(guī)范企業(yè)的戰(zhàn)略措施，高度重視信息系統(tǒng)內(nèi)控的設(shè)置，將控制活動(dòng)和控制規(guī)則與系統(tǒng)的搭建相融合，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，對(duì)違反控制規(guī)則行為實(shí)時(shí)監(jiān)控以控制風(fēng)險(xiǎn)。但是，在企業(yè)業(yè)務(wù)操作流程中，有些員工缺乏對(duì)企業(yè)操作流程化重要性的認(rèn)識(shí)，各層級(jí)人員都存在著流程執(zhí)行的隨意化，導(dǎo)致業(yè)務(wù)的實(shí)施與流程不匹配，形成了有流程無(wú)執(zhí)行的局面。

（二）財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心一般將企業(yè)的財(cái)務(wù)人員分為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享中心財(cái)務(wù)三部分。

對(duì)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)崗位的人員，要求他們參與戰(zhàn)略的制定并有效控制戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)的影響、進(jìn)行預(yù)算資源的管理和績(jī)效控制等體系建設(shè)。對(duì)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)崗位的人員，要求他們能夠利用所能夠獲取的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析及控制，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)作出快速準(zhǔn)確的判斷。對(duì)共享中心的人員，由于工作簡(jiǎn)單重復(fù)，大部分工作依賴系統(tǒng)直接完成，可能造成財(cái)務(wù)脫離業(yè)務(wù)，無(wú)法理解財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的含義，不利于自身能力的提升。

（三）企業(yè)信息化水平

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)，以財(cái)務(wù)管理為核心，把管理會(huì)計(jì)和業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，以實(shí)現(xiàn)各種遠(yuǎn)程操作、事中動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)核算和在線管理的一種財(cái)務(wù)管理模式。雖然我國(guó)多數(shù)企業(yè)開(kāi)始建立財(cái)務(wù)共享中心，已經(jīng)脫離了手工化的會(huì)計(jì)核算，但目前信息化仍停留在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與集成的階段上，信息技術(shù)的發(fā)展水平比較落后，并不能滿足財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的技術(shù)要求，而且信息系統(tǒng)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用需要花費(fèi)高昂的費(fèi)用，加重企業(yè)負(fù)擔(dān)的成本。

四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)搭建的建議

（一）加強(qiáng)組織管理

企業(yè)可以從組織結(jié)構(gòu)和人員管理兩方面提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的價(jià)值。

組織結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新主要在于共享中心與企業(yè)其它部門(mén)的組織架構(gòu)設(shè)置。企業(yè)共享中心與其它部門(mén)的組織模式有兩種，一種是成立一個(gè)完全獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，另一種是將共享中心設(shè)置為財(cái)務(wù)部的下級(jí)機(jī)構(gòu)。前者對(duì)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整較大，發(fā)展到成熟階段時(shí)能夠提供外包服務(wù)，擴(kuò)展性強(qiáng)；后者往往受制于企業(yè)財(cái)務(wù)組織，不利于運(yùn)營(yíng)效率的提升。

人員管理體現(xiàn)在三個(gè)方面：對(duì)員工的培訓(xùn)、思想的轉(zhuǎn)變和面對(duì)面的溝通。共享中心對(duì)員工的能力有了更高的要求，企業(yè)應(yīng)重視對(duì)知識(shí)的培訓(xùn)，以提升財(cái)務(wù)人員的工作能力。企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享的過(guò)程中，為了保證流程能夠順利運(yùn)行，需要轉(zhuǎn)變員工的思維模式，樹(shù)立員工財(cái)務(wù)共享的意識(shí)。由于組織結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新可能會(huì)給員工帶來(lái)不安全感，導(dǎo)致共享中心建立的失敗，因此與員工面對(duì)面的溝通獲得員工的支持是非常有必要的。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程不能為企業(yè)的發(fā)展取得實(shí)質(zhì)性突破，為了適用于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)，企業(yè)需通過(guò)采用新的管理理念和新的管理技術(shù)來(lái)再造傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，指導(dǎo)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的構(gòu)建，為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)務(wù)價(jià)值。流程優(yōu)化是企業(yè)以自身發(fā)展戰(zhàn)略為目標(biāo)進(jìn)行的調(diào)整，將財(cái)務(wù)共享過(guò)程中涉及到的所有業(yè)務(wù)進(jìn)行拆分，規(guī)范每一步的處理過(guò)程后進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)流程的優(yōu)化，為企業(yè)解決發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中獲得價(jià)值的提升。流程再造理論指導(dǎo)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的構(gòu)建，應(yīng)用流程再造理論有利于推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的規(guī)范化和一體化進(jìn)程。

（三）改善信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)是搭建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基礎(chǔ)，當(dāng)前信息已成為企業(yè)重要的生產(chǎn)要素，財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理和業(yè)務(wù)的發(fā)生是相分離的，只有依賴于高度集成的信息系統(tǒng)，才能及時(shí)高效實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理。在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，借助信息技術(shù)手段，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，使內(nèi)部財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)了一致與協(xié)調(diào)，提高財(cái)務(wù)預(yù)警功能和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)，向財(cái)務(wù)信息需求者提供全面及時(shí)高質(zhì)量的信息服務(wù)。

由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)必須擁有完善的信息系統(tǒng)作為支持，我國(guó)企業(yè)大多數(shù)信息技術(shù)水平較差，企業(yè)應(yīng)加大自身財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、實(shí)物流和價(jià)值流的有機(jī)整合。信息系統(tǒng)平臺(tái)需要與ERP系統(tǒng)或者企業(yè)現(xiàn)有其他內(nèi)部系統(tǒng)能夠有效對(duì)接，同時(shí)要預(yù)留與銀行系統(tǒng)等有關(guān)外部系統(tǒng)的接口，保證業(yè)務(wù)流程在各系統(tǒng)中順利運(yùn)行。信息技術(shù)的不斷發(fā)展與完善為組織間協(xié)同和共享提供了技術(shù)支撐，有利于降低企業(yè)營(yíng)運(yùn)支出，消除信息孤島，提高企業(yè)整體管理水平。

（四）制定績(jī)效考評(píng)體系

為了評(píng)估財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行效果，企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的崗位績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量及效率做出評(píng)價(jià)。設(shè)計(jì)績(jī)效考核體系時(shí)，可根據(jù)企業(yè)服務(wù)類型設(shè)計(jì)相應(yīng)指標(biāo)，對(duì)運(yùn)營(yíng)中存在的問(wèn)題作出反饋，及時(shí)控制企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)控企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)效果。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展階段，結(jié)合業(yè)務(wù)的重要性和廣泛性，進(jìn)行定量分析和定性分析，從時(shí)效性、可控制性和準(zhǔn)確性方面客觀設(shè)計(jì)績(jī)效考核指標(biāo)。

共享服務(wù)中心的工作都是基于服務(wù)水平協(xié)議，在企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)關(guān)注服務(wù)水平協(xié)議。服務(wù)過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)，企業(yè)各部門(mén)根據(jù)協(xié)議約定互相溝通，企業(yè)的績(jī)效考核指標(biāo)也可根據(jù)協(xié)議來(lái)制定，同時(shí)，還可以將考核指標(biāo)與薪酬掛鉤，這樣才能充分發(fā)揮績(jī)效考核對(duì)企業(yè)員工的激勵(lì)約束機(jī)制。（作者單位為西安郵電大學(xué)）