園林綠化企業(yè)的檔案管理與利用

王曉輝

園林綠化企業(yè)對(duì)于自身的檔案進(jìn)行管理與利用，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。園林綠化企業(yè)的檔案管理，能夠更進(jìn)一步地促進(jìn)企業(yè)對(duì)工程進(jìn)行追溯，企業(yè)對(duì)工程施工的狀況以及技術(shù)的應(yīng)用，都能夠通過(guò)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的探究。所以，園林綠化企業(yè)應(yīng)該使用好檔案，對(duì)檔案進(jìn)行有序管理，對(duì)提升園林綠化企業(yè)的管理水平也有著極大的影響。不過(guò)，由于園林綠化企業(yè)的施工時(shí)間相對(duì)比較長(zhǎng)，而且很多園林綠化企業(yè)實(shí)際上并沒(méi)有比較重視檔案管理的利用，所以對(duì)很多園林綠化企業(yè)而言，檔案管理還處在一片空白的狀況，沒(méi)有落實(shí)科學(xué)的制度以及專用的人才進(jìn)行管理，導(dǎo)致一些園林綠化企業(yè)的檔案了比較混亂，無(wú)法真正發(fā)揮出較大的作用。所以對(duì)園林綠化企業(yè)的檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步的探究，能夠幫助園林綠化企業(yè)反思自身的管理漏洞，從而更好地促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)管理，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

1園林綠化企業(yè)檔案管理的主要特點(diǎn)

園林綠化企業(yè)不同于其他的企業(yè)，其工時(shí)間相對(duì)比較長(zhǎng)，而且園林綠化的企業(yè)往往各個(gè)站點(diǎn)的分布比較分散，所以在整合各類檔案資料的時(shí)候，面對(duì)的各種情況與其他的企業(yè)也有差異。所以要發(fā)揮園林綠化企業(yè)檔案管理的科學(xué)性和有效性，首先就要分析園林綠化企業(yè)檔案管理的主要特點(diǎn)，才能夠有的放矢地推進(jìn)企業(yè)的檔案管理上一個(gè)更新的臺(tái)階。當(dāng)前園林綠化企業(yè)在整合企業(yè)檔案管理的時(shí)候所出現(xiàn)的主要特點(diǎn)，包括以下方面。

第一方面，園林綠化企業(yè)的施工站點(diǎn)相對(duì)比較分散，這也導(dǎo)致了檔案管理過(guò)程當(dāng)中需要根據(jù)各個(gè)基層站點(diǎn)的實(shí)際狀況，有效地收集各種信息，才能夠進(jìn)行檔案的整合。由于園林綠化企業(yè)的綠化點(diǎn)分散了，在城市的各個(gè)地方都有園林綠化企業(yè)的站點(diǎn)，所以這種分散性也決定了園林綠化企業(yè)不能夠采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行管理，而是需要及時(shí)的跟蹤基層站點(diǎn)的施工狀況，對(duì)園林綠化的施工以及養(yǎng)護(hù)等各個(gè)信息的收集，也需要采取更加有效的機(jī)制進(jìn)行跟蹤與保管，所以在園林綠化企業(yè)的檔案管理過(guò)程里面，分散的特征將影響其采用的手段，這也是在當(dāng)管理過(guò)程當(dāng)中所需要克服的一個(gè)重要問(wèn)題。

第二方面，園林綠化企業(yè)的檔案管理，也面對(duì)著施工時(shí)間相對(duì)比較長(zhǎng)的現(xiàn)實(shí)狀況。因?yàn)閳@林綠化企業(yè)的施工以及養(yǎng)護(hù)更不是一蹴而就的，而是一種長(zhǎng)期的過(guò)程，對(duì)園林樹木進(jìn)行培植，隨后對(duì)園林樹木進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，這些都是需要企業(yè)在后續(xù)的工作當(dāng)中不斷跟蹤，這也決定了園林綠化企業(yè)的檔案是具備比較強(qiáng)的延續(xù)性，每一個(gè)站點(diǎn)的園林綠化養(yǎng)護(hù)檔案，在施工合同以及養(yǎng)護(hù)合同約定范圍內(nèi)，都需要持續(xù)性的進(jìn)行跟蹤。所以，園林綠化企業(yè)要將這些資料進(jìn)行整合，不能夠停留在一個(gè)特定時(shí)間階段里面的資料收集，還需要在合同約定范圍內(nèi)對(duì)這些資料進(jìn)行進(jìn)一步的整合，這相對(duì)于其他企業(yè)而言，在搜集資料以及管理各種檔案的過(guò)程里面，遇到更多的挑戰(zhàn)。

第三方面，園林綠化企業(yè)的檔案管理，具備著比較特殊的動(dòng)態(tài)性。由于園林綠化企業(yè)的施工對(duì)象，是各個(gè)片區(qū)的樹木花木等，所以這些動(dòng)態(tài)的植物在生長(zhǎng)的過(guò)程當(dāng)中，往往也會(huì)面臨著各種特殊的狀況，不同的特殊狀況對(duì)植物所產(chǎn)生的影響也是不同，有些植物在種植的過(guò)程當(dāng)中也可能出現(xiàn)病死或者是蟲害等狀況，需要進(jìn)行及時(shí)的養(yǎng)護(hù)或者更換，所以園林綠化企業(yè)的檔案管理也面對(duì)著各種特殊的動(dòng)態(tài)性，要隨時(shí)根據(jù)樹木的特殊狀況，對(duì)答案的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，才能夠?qū)@林綠化企業(yè)的檔案進(jìn)行進(jìn)一步的完善。從本質(zhì)上看，園林綠化企業(yè)的管理與施工的對(duì)象是不斷變化的情況，所以園林綠化的檔案也應(yīng)該隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，這也是與這一類企業(yè)在檔案管理過(guò)程里面所面對(duì)的一個(gè)比較特殊的情況。

2園林綠化企業(yè)在檔案管理利用中的主要困境

首先，園林綠化企業(yè)在檔案管理利用過(guò)程當(dāng)中，面對(duì)的主要困境，首先是人才的不足。由于很多園林綠化企業(yè)比較重視園林專業(yè)人才的吸納與培養(yǎng)，但是對(duì)于很多園林的專業(yè)學(xué)生而言，接觸的檔案管理知識(shí)相對(duì)比較少，所以在面對(duì)工程檔案以及養(yǎng)護(hù)檔案的收集與整理上，很多園林綠化企業(yè)的工作人員并沒(méi)有充足的經(jīng)驗(yàn)，在專業(yè)檔案管理人員缺失的背景下，檔案管理在園林企業(yè)當(dāng)中的有效性就大為降低。

其次，園林綠化企業(yè)在檔案利用方面，也出現(xiàn)了利用效率比較低，將檔案視為靜態(tài)的狀況。很多園林綠化企業(yè)將檔案還是看作一種靜止不變的資料匯總，沒(méi)有進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的即時(shí)更新，所以在檔案利用效率上面相對(duì)比較低，大量的檔案信息資源還是處在被利用的狀況。園林綠化企業(yè)的管理者，不重視檔案的管理與利用，而園林綠化企業(yè)也缺乏能夠利用好檔案的專業(yè)人才，在這種雙重影響下，園林綠化企業(yè)的檔案利用工作也就處在于一個(gè)被動(dòng)的狀況，無(wú)法發(fā)揮檔案本身所能夠產(chǎn)生的積極作用。

3園林綠化企業(yè)檔案管理利用的策略

園林綠化企業(yè)在進(jìn)行檔案管理與利用的過(guò)程當(dāng)中，要針對(duì)園林企業(yè)檔案的主要特征以及現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，有針對(duì)性地提高園林企業(yè)檔案管理與利用的水平，只有通過(guò)這種方式，才能夠讓園林綠化企業(yè)的檔案能夠真正發(fā)揮其作用，在日常的管理與利用過(guò)程當(dāng)中，以檔案管理與利用來(lái)促進(jìn)企業(yè)的全面提升與持續(xù)發(fā)展。

第一方面，園林綠化企業(yè)的檔案管理利用，首先要形成科學(xué)的制度，并且要在日常管理的過(guò)程當(dāng)中給予重視。對(duì)園林綠化企業(yè)來(lái)說(shuō)，要真正意義上發(fā)揮檔案的作用，首先就要在決策層面上面高度重視檔案管理，形成科學(xué)的管理制度，決策者要在企業(yè)的管理層面上，為企業(yè)的檔案管理提供制度空間，要求更多的企業(yè)工作者和管理者都要重視對(duì)檔案信息的收集，落實(shí)專用的制度和專用的人才，對(duì)檔案進(jìn)行管理與利用，才能夠讓園林企業(yè)的檔案管理與利用納入到科學(xué)的軌道上。由于園林企業(yè)的檔案面對(duì)著分散性和動(dòng)態(tài)性等主要的特點(diǎn)，所以檔案管理與利用需要制定出更具備適配性的制度，才能夠讓檔案管理在園林企業(yè)里面發(fā)揮出作用。

第二方面，園林企業(yè)的檔案管理與利用，還需要配套的人才支持，形成科學(xué)的培訓(xùn)制度。園林綠化企業(yè)在進(jìn)行檔案的管理與利用的過(guò)程當(dāng)中，還需要考慮培養(yǎng)更多成熟的檔案管理人才，所以在企業(yè)的日常檔案管理的過(guò)程中，要提供一些培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，對(duì)于企業(yè)當(dāng)中檔案管理與利用的人才，要進(jìn)行進(jìn)一步的培養(yǎng)，通過(guò)參加專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平，才能夠更好地在園林企業(yè)中進(jìn)行檔案的管理與利用。

第三方面，園林企業(yè)在檔案管理利用的過(guò)程中，還要積極地探索企業(yè)的檔案信息收集機(jī)制，通過(guò)信息化的手段，讓企業(yè)的各種分享的信息能夠及時(shí)地匯總到一處。由于園林綠化企業(yè)施工周期長(zhǎng)，以及園林綠化企業(yè)的施工站點(diǎn)分散，所以在進(jìn)行園林綠化企業(yè)的檔案管理中，要有效地運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，將有關(guān)的信息匯總到一處，更好地讓園林綠化企業(yè)在檔案管理與利用過(guò)程當(dāng)中體現(xiàn)出效率性。在未來(lái)，園林綠化企業(yè)的檔案管理利用，必然要采取更多元化的機(jī)制，將信息進(jìn)行處理，必要的時(shí)候采取大數(shù)據(jù)分析的方式，讓園林綠化企業(yè)的檔案管理更呈現(xiàn)出高效與便捷的特點(diǎn)。

綜合上述的分析，園林綠化企業(yè)的檔案管理需要從制度以及技術(shù)、人才等各個(gè)方面進(jìn)行保障，才能夠讓園林綠化企業(yè)的檔案管理更加有序和科學(xué)。如果園林綠化企業(yè)沒(méi)有從制度上以及技術(shù)上給予保障，檔案的管理與利用將無(wú)從談起，只有將檔案管理與利用放置到企業(yè)管理的核心位置，才能夠讓企業(yè)的檔案管理更進(jìn)一步的制度化和有效化。所以園林綠化企業(yè)的管理層要高度重視檔案管理的重要性。

4結(jié)束語(yǔ)

園林綠化企業(yè)的檔案管理，作為一個(gè)比較新的管理項(xiàng)目，企業(yè)的管理層要和企業(yè)的檔案管理人員同心協(xié)力，通過(guò)制度以及各種物質(zhì)保障，鼓勵(lì)園林企業(yè)的檔案管理人員更加科學(xué)有效地運(yùn)用檔案的信息，幫助園林綠化企業(yè)進(jìn)行針對(duì)性的決策。園林綠化企業(yè)的各項(xiàng)工程以及養(yǎng)護(hù)的信息，要通過(guò)各種信息化的技術(shù)，將各種資源能夠匯總報(bào)園林綠化企業(yè)的檔案管理人員手中，通過(guò)有效編輯和有效管理，讓園林綠化企業(yè)的各種資料能夠在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮其應(yīng)有作用。所以，對(duì)于未來(lái)的園林綠化企業(yè)來(lái)說(shuō)，做好檔案管理和利用的基礎(chǔ)工作，有助于園林綠化企業(yè)全面提升自身的管理水平，并且有助于園林綠化企業(yè)人補(bǔ)充不足，將是決定園林綠化企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，需要給予高度的重視。

（作者單位：天津泰達(dá)綠化集團(tuán)有限公司）