信息化人力資源檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策分析

蔣天平

本文通過(guò)分析了當(dāng)前企事業(yè)檔案管理暴露的問(wèn)題，比如檔案多且檔案信息化設(shè)備欠缺，信息化管理意識(shí)薄弱，信息化制度缺失等問(wèn)題，繼而根據(jù)問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能夠有效的促進(jìn)企事業(yè)單位信息化的人力資源檔案管理工作。

國(guó)家、地區(qū)的各種生產(chǎn)與發(fā)展都離不開(kāi)勞動(dòng)力，勞動(dòng)力是能夠推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，更是一切生產(chǎn)順利進(jìn)行的首要條件。而人力資源檔案管理則是人力資源管理工作中的重要部分。它可以更好的幫助管理者調(diào)動(dòng)信息，增大流動(dòng)性，進(jìn)行合理的分配與統(tǒng)籌。隨著科技的發(fā)展，人力資源檔案信息化管理成為必然，信息化管理會(huì)擴(kuò)大檔案管理規(guī)模，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)平臺(tái)等實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享，進(jìn)一步提高檔案管理水平，使得人力資源檔案管理工作高效進(jìn)行。

1.人力資源檔案管理存在問(wèn)題

1.1.檔案多且檔案信息化設(shè)備欠缺

目前，事業(yè)單位對(duì)于人力資源檔案的管理不是很到位，有的會(huì)造成人力資源信息丟失或者搞混。人力資源部門(mén)掌握大量人力資源檔案，由于不斷的積累，人力資源檔案越來(lái)越多，檔案管理者面臨著巨大的任務(wù)量，提供給管理工作者進(jìn)行處理檔案的硬件設(shè)備往往滿(mǎn)足不了他們的需求。

在早年國(guó)務(wù)院進(jìn)行了相關(guān)改革，合并了一些部門(mén)之后，各大地區(qū)也相繼合并，擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍，原本的勞動(dòng)部、人事部、社會(huì)保障部合并為人力資源部和社會(huì)保障部。人力資源檔案管理工作任務(wù)量巨大，除了要處理一些工作者的個(gè)人信息以外，還要處理一些勞務(wù)合同、學(xué)生畢業(yè)檔案等等。然而，一些人力資源管理部門(mén)擁有的能夠?qū)n案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理的設(shè)備卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。大量的文檔需要完善的系統(tǒng)和硬件設(shè)施才能夠處理好繁多的文檔。能夠利用完善的系統(tǒng)處理檔案信息的并不多。部分文件檔案還是用紙質(zhì)，然而紙質(zhì)的檔案不易保存，容易丟失或者損壞，還會(huì)占用很大的空間，在保存方面面臨著難題。紙質(zhì)文檔的整理工作也會(huì)加大工作人員的工作量，降低管理效率。

1.2檔案信息化管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前大部分企事業(yè)單位人力資源部門(mén)對(duì)檔案的管理水平還比較低，將檔案信息化的意識(shí)還比較薄弱。人力資源部門(mén)所要面對(duì)的信息以及檔案數(shù)量巨大，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)將檔案信息化管理，能夠減少不必要的人力勞動(dòng)，能夠減少管理工作者的工作量。盡管人力資源檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)邁出了最艱難的一步，但是，后期管理工作者對(duì)其不夠重視，不能夠熟練地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種資源進(jìn)行管理，面對(duì)龐大的信息量時(shí)沒(méi)有將檔案信息化的意識(shí)。

傳統(tǒng)的檔案保存方式對(duì)管理工作者的影響較大，工作人員在思想上就難以轉(zhuǎn)化，并且在傳統(tǒng)思想“重藏輕用”思想的影響下，管理工作者認(rèn)為只要檔案保存好、不丟失、不搞混就行，檔案記載的內(nèi)容也只是停留在個(gè)人基本信息記錄上，不易對(duì)信息檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和更新。檔案管理工作者不能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)整個(gè)人力資源管理的重要性，個(gè)別檔案管理部門(mén)會(huì)將整理好的檔案束之高閣，認(rèn)為整理好放起來(lái)就沒(méi)有用處了，這樣的意識(shí)極其不利于人力資源部門(mén)的整體運(yùn)營(yíng)。如果管理者擁有較高的檔案信息化意識(shí)，那么檔案不僅能夠保存的很好，還能夠利用網(wǎng)絡(luò)很好的發(fā)揮其價(jià)值，更有利于將檔案進(jìn)行及時(shí)的更新和補(bǔ)充。

1.3檔案信息化制度缺失

對(duì)于企事業(yè)單位而言，成熟的人力資源管理部門(mén)，一般都會(huì)擁有一套成熟的檔案信息化管理制度，完善的制度能夠?qū)⒐ぷ髯兊酶右?guī)范，有利于人力資源工作的整體運(yùn)作。檔案信息化管理的浪潮推動(dòng)著檔案信息化不斷發(fā)展。但多數(shù)人力資源部門(mén)對(duì)于檔案信息化的管理的探索都比較淺薄，缺乏針對(duì)工作中的問(wèn)題制定的解決方案，沒(méi)有相關(guān)制度來(lái)約束管理者和一些不必要的事情發(fā)生，人力資源部門(mén)缺乏對(duì)于部門(mén)長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。目前只是停留在口號(hào)上，能夠真正制定規(guī)劃并實(shí)施的部門(mén)較少。

檔案信息化不但要有先進(jìn)的科技技術(shù)，更要有一個(gè)完善的管理體系，要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展眼光和配套的條例規(guī)章。電子檔案的出現(xiàn)對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是一個(gè)沖擊，兩者是完全不同的保管方式，在一些規(guī)定上要重新修改，在檔案的保密手段上、檔案?jìng)浞萆隙家型晟频姆▌t來(lái)進(jìn)行約束。相關(guān)制度的制定對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)是相當(dāng)重要的，這些工作在進(jìn)行檔案管理工作之前就要做好。

2.檔案信息化管理對(duì)策

2.1配置過(guò)硬設(shè)施

想要對(duì)檔案進(jìn)行更好的信息化處理，有能夠滿(mǎn)足需求的設(shè)備是前提條件。建立人力資源檔案信息化管理，管理部分或者上層部門(mén)應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行設(shè)備的配置，提高硬件設(shè)備水平，并且加大對(duì)軟件開(kāi)發(fā)的力度，不斷升級(jí)軟件，為管理者提供便利。建立先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng)、建立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

信息化管理不僅僅是停留在對(duì)人力資源基本信息的儲(chǔ)存上，更要利用網(wǎng)絡(luò)和軟件進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)轉(zhuǎn)化、自動(dòng)儲(chǔ)存和檢索等高級(jí)選項(xiàng)。充分利用檔案信息化帶來(lái)的便利，為檔案管理工作者減少工作量，為人力資源管理部門(mén)提高工作效率。配置過(guò)硬設(shè)施還包括利用專(zhuān)門(mén)的人力資源檔案管理軟件，在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入信息，制作電子卡片。形成電子檔案，以便于后期對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)、流轉(zhuǎn)，檔案信息化管理系統(tǒng)會(huì)打破地域限制，根據(jù)數(shù)據(jù)分析將人力輸送到合適的位置，進(jìn)一步提高人力資源管理部門(mén)的工作效益。

2.2強(qiáng)化對(duì)管理人員檔案信息化意識(shí)的培養(yǎng)

參與人力資源檔案信息化管理的人員擁有檔案信息化意識(shí)，是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的思想基礎(chǔ)。工作人員熟練地對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的力量，提高部門(mén)工作效率對(duì)人力資源工作是非常重要的。想要提高管理者的檔案信息化意識(shí)，就要先和平時(shí)工作聯(lián)系起來(lái)。部門(mén)內(nèi)部要及時(shí)給檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，首先要讓工作人員掌握操作軟件，將檔案信息化處理的基本技能。

另外，要經(jīng)常開(kāi)會(huì)，學(xué)習(xí)提出檔案信息化處理的主題思想，給工作人員植入信息化處理的思想，并不斷的加強(qiáng)鞏固。工作人員也要及時(shí)關(guān)注各項(xiàng)組織管理工作，注重組織的發(fā)展動(dòng)向，并把檔案管理工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，逐漸引導(dǎo)檔案管理者與檔案工作發(fā)展為適應(yīng)社會(huì)的開(kāi)放性，打破原有的封閉性，從而加深檔案工作者信息化處理檔案的思想。不斷強(qiáng)化工作人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)。在平時(shí)的工作上也要滲透信息化管理的理念。要主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為核心的現(xiàn)代化建設(shè)上來(lái)。

2.3健全人力資源檔案信息化制度

檔案信息化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存是完全不同的兩個(gè)概念，對(duì)于之前的一些管理法則也需要重新制定，以此來(lái)適應(yīng)信息化管理系統(tǒng)。人力資源信息化管理需要以完善的制度作為前提。檔案的信息化管理制度制定包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)方面。在這三個(gè)方面需要有不同的規(guī)定來(lái)約束。每一個(gè)方面都影響著人力資源管理的整體情況。

在管理方面，要制定相關(guān)法則對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行約束，主要進(jìn)行的是對(duì)工作人員一些行為的約束以及對(duì)職業(yè)道德的號(hào)召，例如對(duì)工作時(shí)間的限制，以及工作室禁止出現(xiàn)的行為、對(duì)資料檔案的保密等等。在業(yè)務(wù)方面，要對(duì)每個(gè)人的業(yè)務(wù)能力有考核，并進(jìn)行必要的區(qū)分，以此來(lái)提高工作人員的業(yè)務(wù)能力。這一點(diǎn)也是篩選工作人員的一個(gè)重要指標(biāo)，工作人員的業(yè)務(wù)能力對(duì)人力資源管理工作上有較大的影響。在技術(shù)方面，更要制定相關(guān)的規(guī)則制度來(lái)進(jìn)行約束，以便能有一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)管理體系。主要是禁止一些違規(guī)操作，并對(duì)入職員工的檔案信息化操作技術(shù)進(jìn)行考核。各項(xiàng)制度長(zhǎng)期固定下來(lái)形成機(jī)制，以此來(lái)保證人力資源管理部門(mén)每個(gè)層面的正常運(yùn)行。制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和方案進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化發(fā)展，提高整個(gè)部門(mén)的運(yùn)營(yíng)效益。

3.結(jié)語(yǔ)

人力資源檔案信息化管理是未來(lái)人事管理的大方向，面對(duì)繁多復(fù)雜的各種信息，傳統(tǒng)的處理保存方法肯定要被淘汰，而信息化處理檔案，形成數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)化、儲(chǔ)存等功能會(huì)為人力資源管理帶來(lái)很多便利。現(xiàn)在，我國(guó)信息化處理人力資源檔案已經(jīng)邁出了最艱難的一步，后面還有很長(zhǎng)的路要走，出現(xiàn)的問(wèn)題也要逐漸的解決，推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展來(lái)提高整體效益勢(shì)在必行。

（作者單位：重慶市秀山土家族苗族自治縣人力資源和社會(huì)保障局）