行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查中存在的問題研究

肖倩

摘 要：政府越來越重視對行政事業(yè)單位的資產(chǎn)清查與監(jiān)督管理。資產(chǎn)清查，顧名思義，即對行政事業(yè)單位使用的國有資產(chǎn)進行規(guī)范管理與清查。這項工作的完善與否關(guān)乎著國有資產(chǎn)使用效率高低與會計信息質(zhì)量的優(yōu)劣，其必要性自不必贅述。然而，在現(xiàn)有的行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作中，仍存在許多問題，這些問題阻礙了行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理。本文從行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查的現(xiàn)狀與存在的問題出發(fā)，分析了資產(chǎn)清查中出現(xiàn)弊病的原因，并提出相關(guān)建議，給行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作提出了建議。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；資產(chǎn)清查；問題；建議

一、行政事業(yè)單位資產(chǎn)現(xiàn)狀及其存在的問題

（1）資產(chǎn)管理制度尚未完善。制度是一個行政事業(yè)單位內(nèi)部工作的根據(jù)和基礎(chǔ)，制度管理對一個組織繁榮發(fā)展的十分重要，但由于行政事業(yè)單位屬于國家機構(gòu)，其資產(chǎn)均由國家提供，競爭力不足，既使內(nèi)部管理失調(diào)也不會造成極大的危機，因此許多單位資產(chǎn)管理工作的規(guī)章制度制定的并不合理。制度制定的問題主要分為兩方面。一方面，在國有資產(chǎn)數(shù)據(jù)歸納匯總、預算管理、應(yīng)收賬款催還等一系列工作時均缺乏統(tǒng)一的標準，即不同負責人呈遞上來的內(nèi)容均不相同，那么在工作任務(wù)交接時就會出現(xiàn)許多不明來源的資產(chǎn)，這些資產(chǎn)的用途也有待考量，同時極有可能在工作中造成資產(chǎn)的流失。另外資產(chǎn)管理的財務(wù)會計信息也缺乏一定的控制制度，很多單位都是直接將資產(chǎn)管理工作交由財務(wù)部門處理，雖說財務(wù)部門是管理單位財務(wù)的專職部門，但其他部門若沒有及時了解并匯報財務(wù)信息也會間接降低資產(chǎn)使用效率。這樣“互不干擾”的會計信息質(zhì)量肯定是有待商榷的，比如說若一項非現(xiàn)金資產(chǎn)已經(jīng)被占用，而財務(wù)部門并不清楚實際情況仍將其導入未使用財務(wù)信息中，這顯然是錯誤的。另一方面，行政事業(yè)單位對人員的管理也存在漏洞。在許多人看來，進了行政事業(yè)單位就相當于拿了“鐵飯碗”，這種錯誤觀點也是致使個別員工在資產(chǎn)管理工作中“鉆空子”的原因之一。但更重要的原因是，在進行資產(chǎn)管理工作之前，單位管理者沒有將任務(wù)具體內(nèi)容分配到位，如果有清楚的條例調(diào)整員工的工作內(nèi)容和方向，相信資產(chǎn)會計信息整理的混亂度也不會這么高。因此，不完善的制度導致不完善的管理是行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查中存在的最主要問題之一。

（2）財務(wù)信息出現(xiàn)問題。其實許多單位的財務(wù)入賬工作都或多或少的存在與事實不符的現(xiàn)象。首先，許多資產(chǎn)沒有及時入賬的情況已非個例，有些是因為在購置物品時沒有將信息登記完全，致使后續(xù)資金使用情況不明，無法登記入賬；而有些是因為在一些資源使用的較為緊急，審批權(quán)限尚未開放時已經(jīng)被投入使用，在使用后沒有對會計信息補充登記，造成賬務(wù)混亂的狀況。其次，行政事業(yè)單位應(yīng)收賬款的登記入賬也是會計信息重要組成部分，但是應(yīng)收賬款若沒有及時收回，就很容易造成錯賬、壞賬，同時也引發(fā)許多賬目上的其他問題。比如說，若一個項目負責人在催回應(yīng)收賬款時立即將這些賬款投入使用，而沒有在賬目上銷賬，就會造成賬目上的資產(chǎn)虛假增多的情況，而實際上并沒有這么多的資產(chǎn)。最后，在進行會計核算時許多單位通常使用的是收付實現(xiàn)制的傳統(tǒng)方法，這種方法有一些缺點，即只能記錄簡單的資金收支信息，沒有相關(guān)的收支比率關(guān)系，這些不足也給資產(chǎn)清算帶來麻煩。

（3）資產(chǎn)清查系統(tǒng)不健全。網(wǎng)絡(luò)工具已與單位的內(nèi)部管理工作密不可分，資產(chǎn)清查亦離不開網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的輔助。但是許多行政事業(yè)單位并非使用自己內(nèi)部研發(fā)的軟件系統(tǒng)，而是向企業(yè)購買相關(guān)系統(tǒng)。但這些系統(tǒng)一般都較不穩(wěn)定，一旦存在多人登陸的情況，就有可能使整個系統(tǒng)崩潰，如果正在系統(tǒng)上編輯重要的管理信息，那么這些信息很可能丟失，給單位人員帶來不便，并且重新找回數(shù)據(jù)也需要耗費人力和時間。另一方面，行政事業(yè)單位的資產(chǎn)清查系統(tǒng)屬于開放系統(tǒng)，即不是財務(wù)人員也可以查看或者更改會計信息，這就致使資產(chǎn)清查工作存在很大的安全隱患，倘若有人惡意篡改資產(chǎn)信息，就有可能給事業(yè)單位的國有資產(chǎn)帶來損失的風險。即使沒有被篡改，被無關(guān)的人了解到一個單位的資產(chǎn)財務(wù)信息，也有可能會給單位帶來不利影響。另外，大部分的資產(chǎn)信息都是由單位人員手動輸入的，這不僅會增加單位人員的工作壓力，而且出錯的幾率非常大。這倒不是單位人員不盡職或者馬虎導致的，而是如此大的工作量出現(xiàn)失誤也在所難免，而資產(chǎn)清查系統(tǒng)卻沒有修訂糾錯的功能，有些數(shù)據(jù)一旦錄入圖表就不能修改了，只能將整個表格刪除重新制作，這無形中又增添了員工的工作量，在疲勞狀態(tài)中重新工作也可能會增加錯誤概率，造成惡性循環(huán)。

（4）內(nèi)部控制相對薄弱。行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理是做好資產(chǎn)清查工作的第一步，只有有效的內(nèi)部控制，才能抑制資產(chǎn)的不斷流失。許多國有資產(chǎn)浪費現(xiàn)象嚴重的單位均是由于內(nèi)部控制管理工作沒有做好。一方面，在進行資產(chǎn)購置時許多單位沒有嚴格的控制與把關(guān)，或者僅有少數(shù)人去購置，沒有按照需求量進行購買，而只是想盡快將任務(wù)做完，任務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣卻不在他們的考慮范圍內(nèi)。這樣購買的物品大多只使用一兩次就變成閑置物品堆積在倉庫，給國有資產(chǎn)造成了極大的浪費。而且許多單位人員并沒有對單位物資進行完整的清查統(tǒng)計，他們大多是需要什么購買什么，在使用時才想起來某些物品缺乏了，而且很多物品在購入后的流向并未在單位監(jiān)督范圍內(nèi)，剩余物資的分布情況不明，甚至出現(xiàn)有人隨意占用、出租、出售國有資產(chǎn)的情況。

二、對行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作中出現(xiàn)問題的建議

（1）健全資產(chǎn)管理制度。為做好行政事業(yè)單位的資產(chǎn)清查工作，單位管理者首先要強化資產(chǎn)管理意識，國有資產(chǎn)是人民的共有財產(chǎn)，更應(yīng)該做好管理工作，提高集中管理效率，而不是因競爭壓力小而隨意管理。健全資產(chǎn)管理制度的首要內(nèi)容是擬定統(tǒng)一的管理標準，超出預算需向上級提交材料并做申請工作，同時資產(chǎn)外借也要限定不同項目的最高標準。只有統(tǒng)一了資產(chǎn)管理標準，才能使單位內(nèi)的管理工作更加順暢，任務(wù)交接時也會減小出錯的幾率。另一方面，單位要建立相關(guān)制度鼓勵全員參與，只有越來越多的部門和人員了解資產(chǎn)使用情況，在與財務(wù)部門溝通會計信息情況時也更加快捷。同時也可以避免由于財務(wù)信息溝通不足導致的錯賬、壞賬風險。另外可以設(shè)計相關(guān)獎懲辦法，對于有突出才能的人給予獎勵，而出現(xiàn)侵吞國有資產(chǎn)等作風不端的人做出懲罰。

（2）做好財務(wù)信息登記與管理工作。財務(wù)信息的分類匯總是行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作的重點。首先，財務(wù)入賬要及時，在國有資產(chǎn)使用前要有一定的登記材料，旨在后續(xù)資金入賬時有證明內(nèi)容。倘若實在無法及時取得相關(guān)協(xié)議或登記材料，也要在取得權(quán)限后第一時間進行補充登記。其次，應(yīng)收賬款的存在一定程度上增加了賬務(wù)錯誤的可能性，行政事業(yè)單位要在結(jié)束資產(chǎn)外借后要注意應(yīng)收賬款的及時催還，而別的單位在還款后財務(wù)部門要及時銷賬，避免重復要賬。最后，在進行會計核算時，單位可使用收付實現(xiàn)制和權(quán)責發(fā)生制相結(jié)合的方式，以此達到精準計算該段時間內(nèi)單位收支情況、應(yīng)計收入等財務(wù)信息的目的。

（3）糾正清查系統(tǒng)的不足?，F(xiàn)有的許多資產(chǎn)清查系統(tǒng)存在許多漏洞，尋找修復漏洞行之有效的方法勢在必行。一方面，單位可以自己研發(fā)資產(chǎn)清查相關(guān)的內(nèi)部軟件，當然這需要培養(yǎng)相關(guān)人才并投入資源，但前期投入與后續(xù)成果是成正比的，而且內(nèi)部軟件易于管理，很少出現(xiàn)同時太多人登陸導致系統(tǒng)崩潰的狀況，而且自構(gòu)系統(tǒng)更加堅固，多人登陸也不會造成數(shù)據(jù)丟失。而且可以使專業(yè)人員增加密碼程序，必須有賬號密碼的人才可登陸，給會計信息增加安全保障。另一方面，單位人員可在軟件上做草稿數(shù)據(jù)，同時由多人進行審查，降低出錯率，制作完整的會計信息情況數(shù)據(jù)表后倒入軟件系統(tǒng)中，不僅可以降低會計人員工作量，而且可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)會計信息共享。

（4）加強單位內(nèi)部控制管理。增強單位的內(nèi)部審計與控制是做好資產(chǎn)清查工作的重要手段。在資產(chǎn)管理中，應(yīng)從源頭上減少資產(chǎn)浪費的現(xiàn)象。因此在購置資產(chǎn)時應(yīng)通過多人決議的方法，避免購置無用的或者只使用一兩次便丟棄的物品，倘若真的存在閑置資產(chǎn)，可以用出租、變賣的方式回收資金，而且需有人對單位的資產(chǎn)存量情況進行登記匯總，才能及時購置缺少的物品、減少閑置資產(chǎn)。另外，對于已購入的資產(chǎn)，單位應(yīng)專門調(diào)派人員進行去向跟蹤，并且定期進行資產(chǎn)清算及報表公示，將資產(chǎn)的流向公開透明化，不給作風不端者以可乘之機。登記報表還要顯示資產(chǎn)借用情況，這些借用是指內(nèi)部借用，也就是說不同部門間資產(chǎn)借用也要進行管理，防止資產(chǎn)在借用過程中流失。

三、結(jié)束語

總之，行政事業(yè)單位的資產(chǎn)清查工作是單位內(nèi)部管理的重點，有效的資產(chǎn)清查不僅能幫助單位了解其資產(chǎn)使用情況，而且能幫助單位減少資產(chǎn)浪費。因此，行政事業(yè)單位可以按照本文所述方法健全資產(chǎn)管理制度，做好財務(wù)信息的相關(guān)登記管理工作，糾正清查系統(tǒng)的不足，加強單位的內(nèi)部控制管理以提高單位資產(chǎn)利用率。

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（責任編輯：蘭卡）