高校采購合同執(zhí)行全過程的思考與信息化實踐

杜云翔

摘 要：物資采購合同是高校教學科研活動中的重要環(huán)節(jié)，提高合同執(zhí)行效率，降低執(zhí)行期間的法律風險，對于強化高校合同管理有著重要意義。本文系統(tǒng)分析了高校物資采購合同執(zhí)行全過程存在的問題與原因，在此基礎上結合廣東工業(yè)大學實際情況，探討了信息化手段的引入對合同執(zhí)行工作的積極作用，并對信息化技術在合同全生命周期中的作用進行了展望。

關鍵詞：合同；執(zhí)行全過程；信息化手段

一、引言

隨著國家對高等教育投入地不斷增加，高校在人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務等方面的對外交流與合作需求也增加，這些頻繁的交流與合作中，高校的物資采購量也在不斷增加，相應出現(xiàn)了大量的采購合同。但一直以來，采購合同的簽訂是受關注較多的環(huán)節(jié)，而合同執(zhí)行卻不太被重視。所謂合同執(zhí)行是指從合同簽訂，到供貨、驗收、付款的整個過程，執(zhí)行流程環(huán)環(huán)相扣，需要多部門、多成員協(xié)同完成。但在合同的實際執(zhí)行過程中，由于風險意識薄弱、缺少系統(tǒng)管理等問題導致的經(jīng)濟糾紛和法律糾紛也逐漸增多，使高校蒙受經(jīng)濟損失的同時，還影響了高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展。

合同執(zhí)行過程的督辦工作，通過對執(zhí)行過程中的每一環(huán)節(jié)實施監(jiān)控，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，最大限度地降低高校在合同執(zhí)行過程中的風險，確?？蒲薪?jīng)費的合理有效使用，圓滿完成采購任務，服務高?？蒲袆?chuàng)新工作。

目前，高校中傳統(tǒng)的合同執(zhí)行模式已跟不上飛速發(fā)展的教學科研需求，建立高效可控的信息化合同執(zhí)行方式已刻不容緩。

二、合同執(zhí)行工作的現(xiàn)狀

（1）執(zhí)行效率低。由于合同執(zhí)行過程中涉及多個部門，各部門之間沒有建立有效的數(shù)據(jù)共享機制，各自為政，部門間缺少積極、動態(tài)的工作互動與信息交流，形成了一座座“信息孤島”，這種封閉保守的狀態(tài)導致下一個環(huán)節(jié)的相關部門無法獲得合同執(zhí)行的最新數(shù)據(jù)，阻礙了信息公開和下一步工作的有效開展。

（2）不能及時發(fā)現(xiàn)問題。在合同執(zhí)行過程中，常出現(xiàn)某個環(huán)節(jié)耽誤了較長時間但監(jiān)管部門卻不知道的情況。比如進口設備到貨后，在安裝過程中部分零件出現(xiàn)問題，需要從國外重新發(fā)貨，由此耽誤了設備的驗收和付款，實質上是一種合同違約行為，也形成了一定的風險，因此這種情況需要監(jiān)管部門及時發(fā)現(xiàn)。

（3）無法界定責任。對于涉及多部門需要多人員協(xié)同完成的工作，很有必要通過記錄相關時間節(jié)點來界定責任。但在目前合同執(zhí)行的過程中，由于怕麻煩或認為沒有必要，各部門并沒有特意記錄各項工作的交接時間，導致在出現(xiàn)問題后各部門之間相互推諉的局面。

（4）數(shù)據(jù)統(tǒng)計不便。相關部門，尤其是監(jiān)管部門常常需要知道校內合同的某些具體數(shù)據(jù)情況，比如逾期合同數(shù)量、預付款金額等信息，傳統(tǒng)的手工匯總統(tǒng)計或電子表格累計統(tǒng)計的方式，不但不方便各個狀態(tài)之間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與查詢，而且需要耗費大量的人力，一定程度上也與高校全力服務教學科研的工作宗旨相違背。

三、合同執(zhí)行難的癥結

（1）內控制度不健全。一直以來，高校的規(guī)章制度多重在監(jiān)管科研經(jīng)費和合同簽訂，缺乏對于合同執(zhí)行過程的管理和約束，導致在實際的合同執(zhí)行過程中存在一定的隨意性，例如在項目立項時隨意填寫存放地，但相關監(jiān)管部門未能及時核查，當設備到貨后卻發(fā)現(xiàn)最初填報的存放地已無法再存放設備了。因此，由于新設備沒有固定的存放地，導致后期不能調試、驗收，更無法付款，造成了合同違約。相應的，違約風險一旦發(fā)生，必然會對高校日常的科研活動產(chǎn)生嚴重影響。

（2）法制觀念單薄。一般來說，在一份符合法律規(guī)定的合同中，會明確約定合同的供貨期，以及驗收和付款時間。但在實際執(zhí)行過程中，部分老師在設備供貨調試成功后就不再關心驗收和付款過程，最終導致合同逾期，出現(xiàn)法律糾紛。這主要是由于合同執(zhí)行人缺乏法律意識，對合同風險認識不足，這種行為的結果會損害高校的自身利益，阻礙整個科研工作的順利開展。

（3）執(zhí)行過程缺少監(jiān)督。高校普遍存在一個誤區(qū)，即重視引入資金的科研合同簽訂環(huán)節(jié)，忽視使用資金的合同執(zhí)行環(huán)節(jié)。但實際上，物資采購合同執(zhí)行的好壞直接決定著科研工作的質量，而在物資采購過程中產(chǎn)生的問題，又多發(fā)生在合同的執(zhí)行階段。合同執(zhí)行缺少監(jiān)控容易出現(xiàn)項目經(jīng)費管理不規(guī)范最終導致無法付款。合同爭議處理不當會導致貨物無法正常到貨，或到貨后無法正常使用，而由此產(chǎn)生的法律糾紛還會使高校蒙受經(jīng)濟損失甚至影響自身形象。

（4）執(zhí)行流程不規(guī)范。合同的執(zhí)行是一個動態(tài)的過程，期間需要項目負責人、實際經(jīng)手人、相關二級單位、合同立項審核部門、簽訂部門在各個環(huán)節(jié)各司其職，層層把關。但目前由于各部門之間沒有建立有效的信息共享機制，又缺少統(tǒng)一的監(jiān)管部門，導致各環(huán)節(jié)、各主體的職責不明確，這種情況勢必會引起合同執(zhí)行過程中的混亂。

四、基于信息化實踐的合同執(zhí)行有益實踐

2015年底，廣東工業(yè)大學啟動了高水平大學的建設工作，教學科研物資的采購量增幅巨大，2016年達到8.6億元，2017年也超過了4.8億元。資產(chǎn)的大量購置伴隨著數(shù)目龐大的合同簽訂量，傳統(tǒng)的靠廠家催、二級單位催合同執(zhí)行的方式已經(jīng)不能適應高水平大學的建設要求，合同執(zhí)行的規(guī)范化、數(shù)據(jù)化成為了解決我校合同執(zhí)行難這一頑疾的當務之急。為此，我校進行了如下有益的實踐。

（1）建立網(wǎng)絡平臺，規(guī)范管理。根據(jù)我校實際情況，在學校招投標中心主頁設置了相應的合同管理模塊，管理員登錄后可瀏覽并登記校內合同數(shù)據(jù)基本信息（見圖1），包括各個時間節(jié)點，方便必要時責任界定。同時，設置了短信模塊，系統(tǒng)會根據(jù)合同的簽訂日期與供貨期，自動發(fā)送短信給合同經(jīng)辦人查詢合同執(zhí)行進度，要求經(jīng)辦人根據(jù)合同執(zhí)行的實際進度，及時回復短信。系統(tǒng)據(jù)經(jīng)辦人的回復，自動記錄相應的到貨、驗收與付款日期與情況，期間無須人工干預，提高了工作效率。

圖1 系統(tǒng)內合同信息登記情況

（2）建立相關部門間定期溝通機制，及時反饋數(shù)據(jù)。由招投標中心牽頭，會同實驗室與設備管理處，校內各二級單位，每月一次集中反饋校內執(zhí)行中的物資采購合同執(zhí)行情況新進展。實驗室與設備管理處會匯總當月簽訂的教學科研合同編號、合同掃描件、當月通過驗收的項目合同清單等數(shù)據(jù)信息，各二級單位會匯總本單位當月供貨合同、付款合同的數(shù)據(jù)信息，統(tǒng)一交至招投標中心歸檔以備核對。

（3）明確分工，責任到人。我校招投標中心設專人專崗，負責校內政府采購合同督辦工作。定期出版《合同督辦簡報》，供相關職能部門參考。各二級單位根據(jù)自身實際情況，設專人負責跟進本單位政府采購合同執(zhí)行相關事宜。同時積極修訂學?，F(xiàn)有規(guī)章制度，如由審計處牽頭組織修訂《廣東工業(yè)大學對外經(jīng)濟合同管理規(guī)定（2017年修訂）》（廣工大規(guī)字〔2017〕41號），重新明確在合同執(zhí)行過程中各相關單位和項目負責人及合同經(jīng)手人的責任，避免出現(xiàn)問題后的相互推諉。

（4）定期對執(zhí)行異常合同發(fā)出督辦通知。我校招投標中心負責對校內各二級單位反饋的履約異常合同的異常原因進行核查，涉及其他業(yè)務部門的則由招投標中心統(tǒng)一轉交，答復后整理匯總。對于因非不可抗力原因造成的合同逾期，招投標中心會向相關單位下發(fā)書面督辦通知，要求限期整改盡快進入下一個執(zhí)行環(huán)節(jié)。對于整改不力、督辦無效，又無合理證據(jù)證明合同確實無法執(zhí)行的項目，將報送學校紀委進行處理。

五、信息化實踐中還需要進一步完善的方面

通過更新管理方式并借助信息系統(tǒng)的幫助，我校目前已逐漸理清了物資采購合同執(zhí)行督辦的基本工作思路，使執(zhí)行過程的各個環(huán)節(jié)逐漸清晰順暢。通過短信模塊的應用，實現(xiàn)了對合同執(zhí)行過程重要時間節(jié)點的動態(tài)管理，極大提高了工作效率。

由于系統(tǒng)運行的時間不長，也沒有符合我校校情的類似經(jīng)驗可以借鑒，因此該信息化系統(tǒng)還需要不斷地開發(fā)完善。未來，我們希望能將合同管理模塊與校內固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和大型儀器管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)共享數(shù)據(jù)，以形成對整個采購過程的全面監(jiān)管；然后，和財務處的財務管理系統(tǒng)對接，使項目從立項預算到項目合同的付款情況均能有據(jù)可查，打通校內數(shù)據(jù)網(wǎng)絡，進一步優(yōu)化物資采購流程，最終實現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，提高可靠性。

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