縣級(jí)醫(yī)院專技人員檔案管理的問題與對(duì)策略研究

向玉蓉

摘 要：縣級(jí)醫(yī)院的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員是醫(yī)療服務(wù)的主體，專業(yè)技術(shù)檔案管理對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院人力資源管理，加強(qiáng)衛(wèi)生專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)和提升醫(yī)療服務(wù)水平有著重要意義。本文結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作，通過闡述既往醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題，以及采取的措施與成效，討論該項(xiàng)工作的創(chuàng)新與提升。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；專技人員；問題；對(duì)策

醫(yī)院的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案，是個(gè)人在醫(yī)、教、研的工作中不斷積累的技術(shù)資料，具有極高的醫(yī)學(xué)科學(xué)價(jià)值，是寶貴的科學(xué)技術(shù)研究資料[1]。它不僅客觀地反映專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)素質(zhì)、技術(shù)能力，而且間接反映醫(yī)院整體醫(yī)療技術(shù)水平和教學(xué)科研能力，具有極高的保存和利用價(jià)值[2]。合格的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案應(yīng)該具有專業(yè)性、獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性、完整性、真實(shí)性、保密性等幾個(gè)特點(diǎn)。四川省平昌縣人民醫(yī)院是平昌縣唯一的一家綜合性三級(jí)一等醫(yī)院，承擔(dān)著全縣的醫(yī)療、教學(xué)、科研等重大任務(wù)。目前，我院在職員工中各類醫(yī)技藥專業(yè)技術(shù)人員占職工總數(shù)91.2%。因此，衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案（以下簡(jiǎn)稱專技檔案）的管理，是人事檔案管理最重要的組成部分。下面，筆者結(jié)合我院近年來(lái)的工作，就我院創(chuàng)新衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的一些途徑和方法作簡(jiǎn)單闡述。

1.醫(yī)院專技人員檔案管理存在的問題

1.1 重視程度低，管理意識(shí)差。首先，醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，決策層普遍醫(yī)療服務(wù)作為日常管理工作的重點(diǎn)，缺乏將專技檔案其作為醫(yī)院決策依據(jù)的意識(shí)。因此，對(duì)專技檔案管理只是注重保管過程，未能進(jìn)一步匯總、分析，無(wú)法讓它主動(dòng)參與醫(yī)院的各項(xiàng)服務(wù)，沒有發(fā)揮專技檔案的作用。其次，由于醫(yī)院檔案管理人員，多是沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)的非專業(yè)人士，知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)水平較低，不具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱等檔案管理的專業(yè)知識(shí)和基本技能。同時(shí)檔案管理人員常常身兼數(shù)職，缺乏足夠的時(shí)間和精力，也沒有檔案管理服務(wù)的認(rèn)識(shí)，從而影響專技檔案的質(zhì)量，更無(wú)法提供高質(zhì)量的服務(wù)。最后，由于宣傳不到位，醫(yī)務(wù)人員沒有專技檔案的重要性認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為個(gè)人檔案就該自行保管，導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔。醫(yī)院的檔案管理處于無(wú)序、零散，甚至缺失的狀態(tài)，每次評(píng)優(yōu)評(píng)先、職稱評(píng)聘或是需要匯總查閱某項(xiàng)資料時(shí)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去收集整理。

1.2 管理不規(guī)范，制度不健全。專技檔案需要記載醫(yī)務(wù)人員的基礎(chǔ)材料，以及連續(xù)性記錄醫(yī)療活動(dòng)經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)資格資料、職稱變動(dòng)、科研論文、教學(xué)培訓(xùn)及考核獎(jiǎng)懲等信息。以往醫(yī)院缺乏完整的制度規(guī)范和監(jiān)管機(jī)制，收集時(shí)間不固定，收集類別不全面，收集渠道也不統(tǒng)一，因此無(wú)法保障專技檔案收集的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

1.3 管理部門多、資料難共享。由于醫(yī)務(wù)人員的職稱評(píng)聘、科研論文、教學(xué)培訓(xùn)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、考核獎(jiǎng)懲等分別由人事科、科教科、教學(xué)辦、醫(yī)務(wù)科、黨總支辦等不同職能部門管理，沒有統(tǒng)一的部門協(xié)調(diào)、匯總、整理。因此各部門自行收集和管理，因此各類專技檔案較為分散，經(jīng)常出現(xiàn)重要的專業(yè)技術(shù)資料重復(fù)收集或是無(wú)人收集現(xiàn)象。同時(shí)，各部門之間信息共享性差，信息整合、利用價(jià)值不高，工作效率低。

1.4 硬件投入少，管理方式落后。一直以來(lái)，醫(yī)院針對(duì)檔案管理的投入少，基礎(chǔ)設(shè)施條件差。以紙張材料作為記錄對(duì)象，以一人一卷的形式進(jìn)行存放，采用老舊的鐵皮柜進(jìn)行存儲(chǔ)保管，存儲(chǔ)室的溫度、濕度等條件均達(dá)不到管理要求。專技檔案的收集、登記、整理、分類、匯總、存儲(chǔ)、檢索、查詢、借閱等工作，都是由人工完成，容易被人為破壞。信息登記和索引多停留在EXCEL工具登記原始資料狀態(tài)，電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度低，職能科室之間無(wú)法共享，影響了專技檔案的利用率。

2.創(chuàng)新醫(yī)院專技檔案管理的途徑與策略

2.1 提高全院專技檔案管理意識(shí)。醫(yī)院將加強(qiáng)專技檔案管理作為醫(yī)院管理創(chuàng)新、推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的重要工作。由院領(lǐng)導(dǎo)牽頭建立醫(yī)院專技檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，部署專技檔案管理工作任務(wù)，定期和隨時(shí)聽取相應(yīng)工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)和解決存在的問題和困難。通過多層次、多途徑、多形式的全員宣傳教育，普及檔案管理知識(shí)，提高檔案管理意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到歸檔的好處和歸檔的義務(wù)，及時(shí)主動(dòng)的上交個(gè)人檔案材料。

2.2 建立健全專技檔案管理的規(guī)章制度。管理的科學(xué)規(guī)范，是專技檔案管理的基本要求。因此，醫(yī)院首先針對(duì)專技檔案歸檔、登記、整理、保管、借閱、查詢、分析和利用等不同環(huán)節(jié)，建立健全了相應(yīng)管理規(guī)章制度，使專技檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。其次確定了專技檔案歸檔范圍，①基礎(chǔ)材料：個(gè)人基本情況、履歷表、學(xué)歷、學(xué)位證明材料；②教育培訓(xùn)類：各類繼續(xù)教育、參加學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明，專業(yè)技術(shù)進(jìn)修、培訓(xùn)的證明、證書；③專業(yè)技術(shù)類：專業(yè)技術(shù)資格證書、執(zhí)業(yè)證書，個(gè)人年度的專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)；支邊援外、衛(wèi)生支農(nóng)、下鄉(xiāng)幫扶等醫(yī)療工作證明，現(xiàn)聘任期的聘書和聘任合同。④業(yè)務(wù)成果類：科研立項(xiàng)證明文件、科研成果鑒定證書；學(xué)術(shù)論文，著作專題研究報(bào)告；典型病例及特殊病例（包括圖片）等。⑤獲得的榮譽(yù)、業(yè)務(wù)考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)材料：各類業(yè)務(wù)及個(gè)人榮譽(yù)證明；專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料；年度評(píng)優(yōu)評(píng)先及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)材料等。第三，明確檔案員的崗位職責(zé)和工作任務(wù)。要求各司其責(zé)，按歸檔要求和范圍，將專技檔案及時(shí)完整地收集、整理、歸檔。尤其要做到定時(shí)集中收集與經(jīng)常性收集、隨時(shí)收集相結(jié)合，收集過程中嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證材料的真實(shí)性和可靠性。

2.3 提高檔案管理員的綜合素質(zhì)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及檔案管理工作法規(guī)政策的宣傳教育，增強(qiáng)保密意識(shí)、責(zé)任感和職業(yè)精神。從實(shí)際工作出發(fā)，根據(jù)崗位需求，按照多層次、多形式地對(duì)檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)。通過專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)術(shù)交流、參觀學(xué)習(xí)等方式，多渠道、多形式的開拓檔案管理員視野，提升業(yè)務(wù)水平。制定檔案管理員考核細(xì)則，與個(gè)人的績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先、職稱晉升相結(jié)合。

2.4 清查健全現(xiàn)有專技檔案。醫(yī)院從各部門抽調(diào)多名檔案管理人員，對(duì)現(xiàn)有專技檔案逐份審查，嚴(yán)格鑒別。按照上文中提出的收集歸檔范圍，認(rèn)真清查，對(duì)檔案缺少材料進(jìn)行登記補(bǔ)充。凡是不符合歸檔要求或不屬于歸檔范圍的材料一律剔除。對(duì)于同音異字、一人多名、一人多齡等材料，通過身份證、戶口簿、任免審批表等有效證明進(jìn)行鑒別，從而使現(xiàn)有的專技檔案完整、規(guī)范。

2.5 增加管理投入，建設(shè)信息系統(tǒng)。醫(yī)院增加檔案管理硬件設(shè)備投入，增加檔案存儲(chǔ)專用庫(kù)房，配備空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架。同時(shí)，根據(jù)醫(yī)院專技檔案管理的要求，建設(shè)專技檔案管理的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)依托醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，采用基于WEB應(yīng)用的B/S模式，可與醫(yī)院其他系統(tǒng)的接口連接，進(jìn)行數(shù)據(jù)采集交互，具有強(qiáng)大的可配置性、操作性、拓展性、開放性。系統(tǒng)由人事科同一協(xié)調(diào)管理，科教科、教學(xué)辦、醫(yī)務(wù)科、黨委辦等不同職能部門在各自的WEB端口錄入和上傳相應(yīng)檔案信息。除了常規(guī)登記錄入醫(yī)務(wù)人員各類信息外，要求所有的證件、證書、論文、科研、教學(xué)支農(nóng)照片等均要以圖片形式上傳數(shù)據(jù)庫(kù)。建立專技檔案管理信息系統(tǒng)后，所有錄入的數(shù)據(jù)可以反復(fù)查找利用。針對(duì)不同需要，通過對(duì)檔案資料的檢索、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，生成各類型報(bào)表。同時(shí)達(dá)到一方收集，多方共享的效果，專技檔案信息的利用率明顯上升，顯著提高行政管理部門的工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

縣級(jí)醫(yī)院的專技檔案收集了大量的醫(yī)務(wù)人員工作資源信息，有著極強(qiáng)的實(shí)用和研究?jī)r(jià)值，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。通過上述舉措，我院初步建立專技檔案的現(xiàn)代管理模式，提高專技檔案信息資源的利用率，提升為醫(yī)院管理、臨床醫(yī)療、教學(xué)科研的服務(wù)能力，使專技檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]木霄挺，王曉幸.醫(yī)護(hù)人員技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)〔J〕.中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2009，22（5）：309-310.

[2]但從鮮，劉利秀，王顯秀等.淺談醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的管理 [J].中外健康文摘，2012，3（12）：373一374