基于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略

劉磊

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)數(shù)字化進(jìn)程腳步不斷加快，數(shù)字化建設(shè)也在不斷的完善，其應(yīng)用也十分廣泛，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中是十分必要的，能夠有效的提高檔案管理的安全和保密。本文就此展開論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理建設(shè)；數(shù)字化發(fā)展；安全保密策略研究

在大數(shù)據(jù)背景下，利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案資料的管理（下稱信息化檔案管理），更方便檔案的開發(fā)利用。探索新時(shí)代信息檔案管理工作是迎合時(shí)代要求，也是維護(hù)檔案完整性的措施。在信息技術(shù)發(fā)展背景下，信息化檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。檔案數(shù)字化以網(wǎng)絡(luò)為媒介，為各類需求者享受便捷、同等的文化服務(wù)，有網(wǎng)絡(luò)存在，就可查詢、獲取文藝檔案資料，信息化背景下的檔案管理成了無圍墻的文化館，為公益性文化提供了便捷的服務(wù)。

1 數(shù)字化檔案的主要形式以及特征

數(shù)字化檔案指的是通過使用攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備來對(duì)紙張、膠片、磁帶等多種介質(zhì)載體的內(nèi)容進(jìn)行有效的數(shù)字信息處理，從而將其及時(shí)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠快速識(shí)別的數(shù)字文本或者數(shù)字圖像。數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)的最大區(qū)別就是，檔案信息的安全性高，保密性強(qiáng)。數(shù)字化檔案處理過程中一定要做好防火、防潮等工作，避免檔案老化。

2 影響檔案數(shù)據(jù)安全的主要因素

2.1系統(tǒng)漏洞

網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放式網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)部各個(gè)計(jì)算機(jī)終端、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備所使用的操作系統(tǒng)、安裝的應(yīng)用軟件和采用的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等在研發(fā)過程中由于對(duì)安全性重視不夠，往往存在一些安全漏洞，這些漏洞極易遭到病毒入侵或人為破壞。例如，如果計(jì)算機(jī)使用者安裝了某些聊天工具、視頻播放軟件、游戲等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，計(jì)算機(jī)終端就必須開放一些易受攻擊的TCP端口（如135、137、139、445、3389等），這些開放的端口就有可能成為網(wǎng)絡(luò)攻擊的通道，從而使主機(jī)被攻擊的可能性增大。一般校園網(wǎng)在信息安全建設(shè)方面的投入較少，網(wǎng)絡(luò)管理人員盡管會(huì)定期在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部開展漏洞掃描和補(bǔ)丁升級(jí)工作，但由于網(wǎng)絡(luò)內(nèi)設(shè)備類型多，軟件版本多，在人力資源有限的情況下，往往會(huì)存在升級(jí)不及時(shí)、升級(jí)補(bǔ)丁覆蓋面不全、系統(tǒng)漏洞封堵不徹底等問題，從而留下安全隱患。一旦出現(xiàn)大規(guī)模網(wǎng)絡(luò)攻擊，整個(gè)校園網(wǎng)都將難以幸免。

2.2計(jì)算機(jī)病毒

網(wǎng)站內(nèi)部計(jì)算機(jī)終端數(shù)量眾多，在計(jì)算機(jī)終端存儲(chǔ)介質(zhì)中由于多種原因潛伏著一些計(jì)算機(jī)病毒。計(jì)算機(jī)病毒，是指編制或者在計(jì)算機(jī)程序中插入的破壞計(jì)算機(jī)功能或者毀壞數(shù)據(jù)，影響計(jì)算機(jī)使用并能自我復(fù)制的一組計(jì)算機(jī)指令或者程序代碼①。計(jì)算機(jī)病毒具有自我復(fù)制和自動(dòng)觸發(fā)的特點(diǎn)，能夠自動(dòng)嵌入到應(yīng)用軟件、電子郵件、網(wǎng)頁(yè)甚至視頻文件中，一旦進(jìn)入計(jì)算機(jī)終端，計(jì)算機(jī)病毒就會(huì)被激活并破壞計(jì)算機(jī)運(yùn)行指令或程序代碼，使計(jì)算機(jī)運(yùn)行紊亂或宕機(jī)。有些計(jì)算機(jī)病毒兼有病毒和木馬的雙重特征，不僅破壞計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境，還能竊取其內(nèi)部的數(shù)據(jù)，造成的危害更大。病毒可通過U盤、硬盤、光盤或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，F(xiàn)TP共享、電子郵件等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用也為病毒提供了傳播途徑和有利條件。近年來，網(wǎng)絡(luò)中發(fā)生的一些基于網(wǎng)絡(luò)傳播的惡性病毒，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的破壞性較大，輕時(shí)可導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰、運(yùn)行癱瘓，嚴(yán)重時(shí)所有數(shù)據(jù)、文件全部被損毀，造成大面積的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行故障甚至系統(tǒng)崩潰。

2.3工作標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范不完善

當(dāng)前信息化檔案管理建設(shè)的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范不完善。比如掃描技術(shù)參數(shù)不統(tǒng)一，掃描點(diǎn)數(shù)不符合規(guī)范，利用需重新出庫(kù)掃描。信息化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)更嚴(yán)格。信息化檔案管理建設(shè)是開創(chuàng)性的工作，行業(yè)工作準(zhǔn)則、章程和范式，需與信息化建設(shè)同時(shí)進(jìn)行，才能保證信息化檔案管理工作在信息技術(shù)背景下成熟發(fā)展。

2.4信息化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)較大

信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境問題對(duì)檔案的保密性構(gòu)成最大的威脅。比如利用編碼技術(shù)加大對(duì)檔案的編輯，由于電子編碼技術(shù)的局限性，可篡改原件憑證資料，隱蔽性強(qiáng)。信息化檔案管理對(duì)環(huán)境的要求高、保密性強(qiáng)，對(duì)磁場(chǎng)、有害氣體較為敏感。檔案數(shù)字化對(duì)軟硬件設(shè)備要求高，在軟件更新發(fā)展下，早期的介質(zhì)可能不被新的軟硬件兼容，影響讀取與利用。

2.5對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有特殊規(guī)定

檔案管理員中技術(shù)人員少、兼職多、年齡結(jié)構(gòu)失衡等問題突出，不能適應(yīng)數(shù)字化管理的要求。檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)失衡和管理觀念陳舊等阻礙了檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程。

3 數(shù)字化建設(shè)與安保控制實(shí)施策略

3.1明確數(shù)字化檔案質(zhì)量監(jiān)控的內(nèi)容

1）明確檔案質(zhì)量監(jiān)控內(nèi)容。及時(shí)制定合理有效的數(shù)字化檔案管理計(jì)劃，認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的分類處理與統(tǒng)一管理，確保檔案管理計(jì)劃內(nèi)容的科學(xué)性與合理性。2）合理使用數(shù)字化檔案管理軟件。作為檔案工作者要正確選取數(shù)字化軟件，不同的數(shù)字化軟件都有自身特色，因此要對(duì)其進(jìn)行合理選取，謹(jǐn)慎選擇數(shù)字化軟件。需要提前進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，以市場(chǎng)需求為主要參考，充分考慮數(shù)字化檔案管理軟件的質(zhì)量。3）認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的質(zhì)量驗(yàn)收。對(duì)數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格管理和控制，把好檔案質(zhì)量關(guān)，并及時(shí)展開數(shù)字化檔案的評(píng)估工作，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行全程監(jiān)控，積極落實(shí)數(shù)字化檔案的管理工作。

3.2重視人才選拔

定期進(jìn)行技術(shù)人員培訓(xùn)，人員是數(shù)字化檔案建設(shè)的核心，也是檔案管理工作中的主體，因此必須要重視對(duì)人才的培訓(xùn)和教育。重視人才選拔，不斷提高人員專業(yè)技能和操作水平，這對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提升起到了很好的促進(jìn)作用。定期將檔案部門人員組織起來進(jìn)行集體培訓(xùn)，著重強(qiáng)化人員的檔案意識(shí)和安全意識(shí)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行及時(shí)明確，從而讓員工提高對(duì)數(shù)字化檔案管理制度的正確認(rèn)知。

3.3積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

嚴(yán)格規(guī)范檔案工作人員的行為，加強(qiáng)安全教育，有效避免不理智行為的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來給員工進(jìn)行檔案安全管理以及保密控制教育，有效增強(qiáng)人員的檔案意識(shí)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中主要對(duì)檔案調(diào)卷、整理、拆卷、檔案信息掃描、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測(cè)、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)連接等過程進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)格的管控，指定專人來負(fù)責(zé)檔案館庫(kù)的管理工作，及時(shí)將需要加工的檔案運(yùn)送至現(xiàn)場(chǎng)，并對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行核實(shí)，認(rèn)真完成檔案交接，在確定以上工作無誤后方可進(jìn)行下一步的拆卷工作。注重案卷的完整性，仔細(xì)檢查是否存在漏頁(yè)、錯(cuò)編等現(xiàn)象，對(duì)于字跡不工整的檔案，及時(shí)將其實(shí)際情況上報(bào)檔案保密控制人員，保持檔號(hào)不變，統(tǒng)一采用卷號(hào)、卷次的格式，對(duì)于新添加的案卷要及時(shí)添加目錄，保證每個(gè)案卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄。

3.4創(chuàng)新檔案保密控制手段

保密工作是數(shù)字化檔案管理工作的一部分，加強(qiáng)對(duì)檔案的保密控制，有效增強(qiáng)檔案信息的真實(shí)性和安全性，避免檔案信息遭到泄露。創(chuàng)新檔案信息的保密控制模式，及時(shí)對(duì)檔案保密控制中的不安全因素做出分析，并對(duì)其進(jìn)行探討。

結(jié)語(yǔ)

為了檔案管理的安全保密性，嚴(yán)格落實(shí)數(shù)字化檔案的管理與安全保密控制措施，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，從而在確保數(shù)字化檔案安全性的基礎(chǔ)上，有效增強(qiáng)人員的檔案意識(shí)。

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