淺析地質(zhì)檔案管理工作

曹曉紅

摘 要：加強地質(zhì)檔案管理與開發(fā)利用，是地質(zhì)檔案管理工作的重要問題。根據(jù)地質(zhì)檔案的信息資源，運用新理論、新方法、新知識及豐富的工作經(jīng)驗，進行分析、綜合研究，為現(xiàn)有礦山提供后備勘查開發(fā)基地，加強地質(zhì)檔案的開發(fā)與利用，從而達到可持續(xù)發(fā)展的目的。本文就我國目前的地質(zhì)檔案資料管理工作的現(xiàn)狀進行論述，在此基礎上分析了目前地質(zhì)檔案管理工作中所存在的問題，依據(jù)存在的問題和科學技術(shù)發(fā)展的新方向，提出了綜合性的建議。

關鍵詞：地質(zhì)檔案；管理；存在問題；改善建議

1.前言

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)生產(chǎn)、實驗與研究工作的最真實歷史記錄，是不可再生的資源，是廣大地質(zhì)工作者勞動成果的重要體現(xiàn)，是地質(zhì)勘查技術(shù)服務于社會和地質(zhì)找礦工作獲得的重要基礎信息資源，是進一步開展地質(zhì)工作不可少的重要依據(jù)資料，具有經(jīng)驗可比性、材料再用性和效用增益性等特征[1]。地質(zhì)資料形成成本高，應用范圍廣、可反復利用、經(jīng)濟社會效益潛力巨大[4]。

2.地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

管理工作應遵循加強管理、搞好服務；統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點；完善制度、規(guī)范運作；開發(fā)利用、保障安全的基本原則，開展檔案、科技情報信息資源為地質(zhì)找礦服務。關于地質(zhì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，主要從業(yè)務建設、安全體系兩個方面進行了分析，同時提出了地質(zhì)檔案管理工作中存在的問題。

2.1 業(yè)務建設

硬件方面：完善庫房設施，加強了基礎設施建設。近幾年隨著地質(zhì)任務工作量和館藏資料的日益劇增，鑒于檔案用房和檔案裝具不足的情況，檔案館工作人員積極向有關領導和有關部門反映情況，提出建議和要求及實施方案等，完成了檔案庫房增容的改造擴建任務，增添了檔案裝具，完成庫房溫、濕度自動控制和庫房電子門禁監(jiān)管系統(tǒng)的安裝，并將檔案管理的相關制度上墻。檔案基礎設施得到較大改善，不僅滿足了檔案工作需要，而且實現(xiàn)了檔案用房節(jié)能、環(huán)保、美觀、協(xié)調(diào)和安全。

軟件方面：以提供檔案資料利用服務為目的，扎扎實實做好檔案收集、整理、鑒定、保管、借閱利用、編研、統(tǒng)計等業(yè)務基礎工作。在日常工作中，檔案人員隨時進行地質(zhì)科研、文書、會計、基建等檔案的收集整理、分類、歸檔，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

2.2 推進檔案安全體系建設，提升檔案安全保障能力

安全保密方面嚴格執(zhí)行保密法、檔案法、《保密制度》、《借閱制度》管理單位地質(zhì)科技檔案。在對檔案實體管理的同時，強調(diào)檔案信息安全保密工作，加強電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全，防止泄密事件發(fā)生。按照保密資格二級認證要求，建立本單位1：20萬區(qū)域地質(zhì)圖、各種比例尺地形圖、地質(zhì)科研、文書、基建項目、參考資料以及光盤檔案的涉密載體臺賬。

2.3 地質(zhì)檔案管理工作中存在的問題

由于受經(jīng)濟條件、科技發(fā)展水平、管理理念等因素的制約，長期以來地勘單位地質(zhì)檔案管理與利用還存在諸多不盡人意的地方，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）檔案現(xiàn)代化管理水平有待提高

隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的日益普及和大量電子文件信息化要求的不斷發(fā)展，采用計算機管理檔案、進行查閱利用和存儲檔案信息資源，勢必使檔案管理工作逐步向電子化、網(wǎng)絡化方向發(fā)展。目前，我們核地質(zhì)系統(tǒng)檔案管理同核電等其他系統(tǒng)相比較，在現(xiàn)代化管理進程方面差距很大，缺少統(tǒng)一和必要的檔案業(yè)務管理軟件；檔案信息電子化也僅局限于目錄檢索這一層次。

（2）檔案管理人員整體素質(zhì)不高

長期以來，檔案管理人員對地質(zhì)檔案現(xiàn)代化管理缺乏興趣，安于現(xiàn)狀，懶于學習，業(yè)務不熟不精，計算機操作技能掌握不足，對地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)能力不強等，給地質(zhì)檔案管理與利用帶來不良影響。

3.加強地質(zhì)檔案管理與利用的建議

筆者認為在今后的工作中應逐漸建立檔案數(shù)據(jù)庫或信息庫，通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，把檔案利用工作逐步引上現(xiàn)代化軌道。針對本單位檔案特點本人建議從以下三方面著手：

3.1加快地質(zhì)數(shù)據(jù)資源建設。

完成主要資源的數(shù)字化原始積累，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)計算機檢索檔案、管理檔案，重點是做好電子檔案的收集、管理、利用工作，保證電子文件的齊全完整。地質(zhì)檔案的一個特點是，類型多樣，信息海量。要開展地質(zhì)檔案網(wǎng)絡化服務，必須開展必要的地質(zhì)檔案數(shù)字化工作，建成一個以檔案科為中心的檔案信息網(wǎng)絡體系，使檔案信息資源得到合理有效的配置，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.2 嚴格把關，實現(xiàn)地質(zhì)檔案規(guī)范化管理

嚴格按照《檔案法》、《地質(zhì)資料管理條例》、《原始地質(zhì)資料歸檔規(guī)則》的要求，做好地質(zhì)檔案接收、整理、鑒定、保管的標準化、規(guī)范化，對每個環(huán)節(jié)都要進行嚴格控制[8]。

一是把好檔案收集歸檔關。要按照“誰負責的項目，誰立卷歸檔”的原則，明確項目負責人就是地質(zhì)檔案歸檔的第一責任者，負責將地質(zhì)資料完整、準確、及時移交至檔案部門。

二是把好檔案整理關。按照地質(zhì)檔案管理的有關規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、聲像等資料，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理。

3.3 提升服務水平，促進地質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案，不但可為礦業(yè)開發(fā)、地質(zhì)災害治理等所利用，而且地質(zhì)檔案中所蘊藏的信息對下一步開展地質(zhì)工作有不可或缺的重要參考依據(jù)。但如果檔案“沉睡”在庫房中，就發(fā)揮不了它的作用。

為此，檔案工作要由被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變，為地質(zhì)工作提供優(yōu)質(zhì)服務，通過研究已有地質(zhì)檔案，充分挖掘地質(zhì)檔案的再利用價值，提高檔案利用工作的水平。

4.結(jié)論

綜上所述，想要做好地質(zhì)檔案管理的開發(fā)利用工作，就要從自身做起，認真對待地質(zhì)檔案管理工作。當前，我們需要重視起地質(zhì)檔案管理工作的重要性。加大投入力度，改善地質(zhì)檔案的庫藏條件，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化，加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加快地質(zhì)檔案信息化的建設，提升服務水平，促進地質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用。

參考文獻

[1]卜小平，趙亞麗，張翠光.我國地質(zhì)資料管理工作問題分析與對策建議[J].國土資源科技管理，2009，26（2）：135-139

[2]吳小平.關于地質(zhì)資料管理與服務信息化建設的幾點思考[A]，第七屆全國地質(zhì)檔案資料學術(shù)研討會文集[C].北京：地質(zhì)出版社，2010

[3]賈玲.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理[J].中國檔案，2012（2）

[4]段婷.地質(zhì)檔案的歸檔與編輯[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2011（3）

[5]王文，張潤麗.中國地質(zhì)調(diào)查管理體制和運行機制研究[J].中國國土資源經(jīng)濟：加強地質(zhì)工作論壇，2006，（07）