信息時代下單位檔案管理工作創(chuàng)新思維分析

于淼

[摘 要]信息時代的檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理工作，在工作方式與管理范圍上有十分明顯的區(qū)別。本文主要從信息時代檔案管理工作現(xiàn)狀分析入手，重點分析了信息時代檔案管理工作面臨的主要問題，并提出了具體的解決辦法。希望從事檔案管理工作的同行業(yè)人士提出批評指正。

[關(guān)鍵詞]信息；時代；檔案；管理；工作；創(chuàng)新；分析

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A

檔案主要是以文字及圖片的形式記錄重要的社會性信息，保存?zhèn)€人與企業(yè)、個人與組織之間的重要文件性檔案為主。檔案管理工作主要是利用紙質(zhì)記錄及圖片式記錄為基礎(chǔ)，保存重要的歷史性資料，保存必要的備注性資料，為行政管理工作提供可靠性資料的管理工作?，F(xiàn)代信息化時代中，檔案的管理工作發(fā)生了重要的變化。檔案信息化已成為了重要的檔案管理工作發(fā)展主要方向。

1 信息時代檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理的主要工作方式

信息時代的檔案管理與傳統(tǒng)工作方式的檔案管理有明顯的區(qū)別，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理數(shù)字化。信息時代檔案管理主要是利用與計算機相配套的電子錄入系統(tǒng)，對紙質(zhì)檔案及圖片進行數(shù)字化處理，并進入數(shù)字化管理的主要工作方式。二是檔案信息查詢的現(xiàn)代化。信息化檔案管理工作主要是利用電子化工具，對原有的檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換后的數(shù)字化信息檔案查詢速度快。

1.2 信息時代下檔案管理的主要特點

信息時代下的檔案管理有著明顯的區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的工作特點，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理的法制化。檔案管理工作主要依照相關(guān)的法律法規(guī)進行相應(yīng)的管理。二是管理模式數(shù)字化。信息時代檔案管理主要是利用現(xiàn)代化計算機配套設(shè)備進行錄入與管理，經(jīng)過錄入處理的檔案以數(shù)字化的形式接受查詢與使用，查詢與使用效率大大提高。

2 信息時代檔案管理工作面臨的主要問題及解決辦法分析

2.1 檔案主要規(guī)劃和設(shè)計滯后

檔案的統(tǒng)計與制作歸檔是一個連續(xù)性極強的工作，時間跨度受到實際工作的影響有所不同。在實際工作中檔案信息主要資源性生成與管理處于不同空間，在資金與規(guī)范的雙重限制下檔案統(tǒng)計與制作歸檔人為的分割。產(chǎn)生檔案規(guī)劃與設(shè)計滯后的主要原因是資金與權(quán)限的雙方面限制。檔案規(guī)劃與設(shè)計的滯后主要解決辦法有以下兩個方面，一是利用信息化數(shù)字管理手段將所有的數(shù)字化檔案進行綜合性整合，保證數(shù)字化檔案的連續(xù)性與完整性。二是對數(shù)字檔案的管理采取統(tǒng)一性整合，打破資金性限制壁壘。實行信息管理一體化是檔案管理的必由之路。

2.2 檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后

檔案管理的主要目的是為管理工作提供可靠的管理依據(jù)與政策制定性依據(jù)。在現(xiàn)實的檔案管理工作中檔案信息化服務(wù)觀念與管理方式滯后于管理工作需求。主要解決辦法有以下三個方面：一是提升檔案管理信息化意識。檔案管理的主要目的是為管理提供可靠性依據(jù)與管理性數(shù)據(jù)支撐。在實際的檔案管理工作中部分檔案信息化建設(shè)嚴重滯后于管理工作需求。除了部分保密性檔案信息執(zhí)行保密外，務(wù)必將檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一到服務(wù)理念中，保證信息的共享與利益的最大化，防止檔案信息化滯后。二是強化檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理工作信息化是所有管理部門工作發(fā)展的需要，也是檔案信息化管理方式的社會性需求。三是健全完善檔案信息化法規(guī)制度保障性建設(shè)。檔案信息安全與檔案合理性利用是檔案管理工作的主要社會目的，在具體的檔案管理工作中要保證檔案法規(guī)制化保障。

2.3 檔案管理信息化法規(guī)體系不完善

檔案信息化是全社會對于檔案管理的查詢與使用的具體要求。在我國現(xiàn)行的檔案法規(guī)中，對于信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理的法律方面存在一定的管理空白。主要是檔案管理信息化的建設(shè)速度超前于法律制度的建設(shè)步伐。解決主要方法是加快制定相關(guān)的行業(yè)標準與信息化管理制度，填補并完善檔案信息化管理的法律空白。從制度保障方面保護檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進行。

2.4 檔案管理信息化存在信息共享壁壘

檔案管理信息化壁壘產(chǎn)生的主要根源主要體現(xiàn)在以下幾個方面，一是檔案管理工作中的信息職能化管理部門對于檔案信息管理職能轉(zhuǎn)變速度過慢。二是職能管理部門職能化管理向服務(wù)化轉(zhuǎn)型升級意識不強。三是檔案管理部門之間各自為政，產(chǎn)生信息范圍固有性壁壘。解決檔案管理信息共享壁壘的主要方法：一是轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)職能。檔案管理主要是為管理部門提供可行性參考依據(jù)的主要來源。檔案服務(wù)職能也一定要圍繞這個中心，為決策制訂提供可行性依據(jù)。二是轉(zhuǎn)變職能管理部門的服務(wù)意識。解決好復(fù)雜環(huán)境下的綜合性檔案信息管理工作，提高檔案管理性服務(wù)意識。三是解決檔案管理工作信息化共享聯(lián)合。檔案信息的整理是一個連續(xù)性的過程，在整理階段涉及多個部門。在具體的信息整理工作中要互通有無，保證信息的全面與真實。

檔案是管理部門制訂管理政策的主要行政性依據(jù)的重要來源。檔案信息化共享是信息化時代對于檔案管理的具體工作要求。信息時代的檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理工作，在工作方式與管理范圍上有十分明顯的區(qū)別。信息時代下的檔案管理主要體現(xiàn)了檔案管理的法制化和管理模式數(shù)字化。信息時代檔案管理工作面臨的主要問題是檔案主要規(guī)劃和設(shè)計滯后、檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后、檔案管理信息化法規(guī)體系不完善、檔案管理信息化存在信息共享壁壘。

[參考文獻]

[1] 曲正民，李軍.檔案管理工作中存在的主要問題分析及具體的解決辦法[J].山西省檔案管理工作研究，2017（11）.

[2] 馮玉軍，趙玉明.檔案管理工作中的信息化共享中存在的主要問題解析[J].山西檔案管理，2016（02）.