信息化對(duì)民政檔案管理的影響淺析

薛廣洋

[摘 要]計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的發(fā)展，有力促進(jìn)了民政檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)傳統(tǒng)民政檔案管理模式不斷創(chuàng)新，才能使工作效率和質(zhì)量明顯提高，本文針對(duì)民政檔案管理受信息化建設(shè)的影響及管理創(chuàng)新措施進(jìn)行了初步探討。

[關(guān)鍵詞]民政檔案管理；信息化管理；管理創(chuàng)新

[中圖分類號(hào)]D632 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

民政檔案工作與群眾之間的關(guān)系十分緊密，而檔案作為民政部門的一個(gè)重要資料庫，是一項(xiàng)十分重要的民政工作內(nèi)容。隨著日新月異的科技水平，檔案信息化建設(shè)逐漸成為我國民政工作改進(jìn)及提高的一個(gè)有效途徑。信息化時(shí)代對(duì)民政檔案管理工作受信息化的影響積極探索，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 民政檔案管理受信息化建設(shè)的影響

群眾是民政工作的主體，與群眾實(shí)際生活及社會(huì)和諧的關(guān)系十分緊密。民政檔案工作隨著高速發(fā)展的社會(huì)日益顯示出重要性，并逐漸增大工作量，諸如婚姻狀況、戶口等很多資料需要進(jìn)行歸整。隨著我國目前不斷改進(jìn)的檔案管理工作及日漸深入的制度改革，不斷擴(kuò)大了民政檔案工作領(lǐng)域，增多了職責(zé)，充分利用信息技術(shù)使檔案文件分檔、歸檔工作明顯提速。

一是信息化對(duì)于檔案載體向電子形式轉(zhuǎn)變具有促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案采用紙質(zhì)載體，在整個(gè)檔案管理過程中采用手工操作，現(xiàn)隨著日益普及應(yīng)用的計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案存放逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鏅n形式。建立檔案數(shù)據(jù)庫的民政檔案管理部門，工作人員可從紙質(zhì)資源檢索向電子化數(shù)據(jù)檢索轉(zhuǎn)變，工作更加便捷。

二是信息化建設(shè)明顯提高了民政檔案利用效能，為廣大群眾提供便利是民政檔案管理工作的一個(gè)最根本目的。從收集、整理、歸檔到利用的傳統(tǒng)檔案管理工作過程十分繁瑣，民政檔案管理工作中檔案的形成通常需要的周期較長，應(yīng)用信息化技術(shù)的民政檔案使檔案形成時(shí)間明顯縮短，進(jìn)而使檔案管理效能明顯提升。

三是檔案使用者因信息化而更加便利，應(yīng)用傳統(tǒng)民政檔案不便，目前采取信息化檔案管理方式，通過個(gè)人賬號(hào)和口令，檔案用戶可不受所在地域進(jìn)行操作，對(duì)于用戶更加便利。另外，采用信息技術(shù)使民政檔案中的重要文件加密保存，難以被非法人員復(fù)制。并利用安全軟件對(duì)檔案文件安全狀況進(jìn)行檢測(cè)，有效避免黑客入侵。信息化建設(shè)對(duì)于我國民政檔案的高效管理及社會(huì)發(fā)展都具有十分重要的促進(jìn)作用。

2 基于信息化的民政檔案管理創(chuàng)新

2.1 民政檔案信息平臺(tái)應(yīng)提高安全性

目前已進(jìn)入信息時(shí)代，在安全性方面，傳統(tǒng)民政檔案信息平臺(tái)難以達(dá)到現(xiàn)代發(fā)展的要求。因此，民政部門應(yīng)升級(jí)檔案信息系統(tǒng)，使其安全性能不斷優(yōu)化，或?qū)⒕哂懈甙踩禂?shù)及更穩(wěn)定性能的檔案信息系統(tǒng)引進(jìn)，并對(duì)外來數(shù)據(jù)來源的信息數(shù)據(jù)禁止接入，禁止安裝信息化系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)接收陌生郵件、QQ聊天，在該計(jì)算機(jī)上禁止使用來源不明的U盤、硬盤及光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)。安裝信息化系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)配置軟硬件防火墻，以免受到木馬、病毒的侵入。此外，還應(yīng)更新維護(hù)民政檔案數(shù)據(jù)，安排專業(yè)人員對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行管理，采取保密制度對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保順利完成民政檔案信息化平臺(tái)建設(shè)。

2.2 民政檔案管理部門應(yīng)完善硬件配置

民政檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)應(yīng)配備諸如打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等適宜的硬件設(shè)備。并建設(shè)好館藏檔案資源，將掃描整理的歷史資料入庫，使館藏檔案資源不斷豐富，檔案庫不斷提高存量。在民政檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面全面推進(jìn)，對(duì)歷史資料加快清理，使檔案資源實(shí)現(xiàn)層次化、具體化及立體化。民政部門通過對(duì)檔案管理加大資金投入力度，配備足夠的檔案管理人員，對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)備重建或改建，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，在檔案整理中不斷加大力度。

2.3 民政檔案工作人員應(yīng)提高信息化能力

民政檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)應(yīng)使檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化、信息化專業(yè)知識(shí)及應(yīng)用技能熟練掌握。目前不斷擴(kuò)大的民政工作服務(wù)內(nèi)容，也加大了工作難度，對(duì)檔案管理人員提出了更高的專業(yè)性要求。因此，有關(guān)民政檔案工作人員應(yīng)相應(yīng)提高業(yè)務(wù)水平，確保工作質(zhì)量和效率不降低。基于此應(yīng)積極組織有關(guān)工作人員參加檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)其職業(yè)道德加強(qiáng)教育，使其保密意識(shí)不斷提高，專業(yè)知識(shí)及技術(shù)水平明顯提升。培訓(xùn)學(xué)習(xí)內(nèi)容應(yīng)與民政工作實(shí)際相結(jié)合，諸如應(yīng)與民生民情等實(shí)際情況相適應(yīng)，在培訓(xùn)中還應(yīng)采取針對(duì)性及專業(yè)性的培訓(xùn)內(nèi)容，減少空話套話等與實(shí)際聯(lián)系不大的內(nèi)容。完成培訓(xùn)目標(biāo)后應(yīng)對(duì)參加培訓(xùn)人員及時(shí)進(jìn)行考核，使其學(xué)習(xí)的知識(shí)更加鞏固，如果考核成績(jī)不合格，應(yīng)對(duì)不合格人員組織進(jìn)行單獨(dú)輔導(dǎo)，使其達(dá)到培訓(xùn)要求。

3 總結(jié)

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的日益普及，對(duì)于民政檔案管理工作的改變也十分明顯，使其面臨比較嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在民政檔案信息平臺(tái)應(yīng)用中，民政部門應(yīng)提高其安全性能，對(duì)有關(guān)硬件配置不斷完善，使民政檔案工作者提高信息化工作能力，進(jìn)而獲得比較顯著的管理效果。

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