大數(shù)據(jù)時代的電子會計檔案管理

王瑩

大數(shù)據(jù)增加了會計檔案管理的重要性，產(chǎn)生了新的檔案類型，視頻、音頻和文本信息，使得會計檔案不僅從速度、品種、數(shù)量上都是一次大的飛躍，帶來了存儲成本急劇下降；同時也為改進管理會計、財務會計和財務報告實踐提供了有用的信息，創(chuàng)新了財務分析手段，預防傳統(tǒng)的審計欺詐。

存儲成本 創(chuàng)新

多樣化 審計欺詐

引言

會計檔案反映了數(shù)據(jù)如何累積和記錄以及報告元素的處理和組裝方式，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，也是財務分析、財務管理和財務審計至關重要的信息來源，為內(nèi)部（如管理層）和外部（如投資者和債權人）用戶提供有用的會計信息。在信息化不那么發(fā)達的過去，手工會計檔案保管是會計檔案管理的主要形式。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)豐富了會計檔案的形式來協(xié)助業(yè)務決策過程，為會計師提供了挑戰(zhàn)和機會。

那么什么是大數(shù)據(jù)，引用“Gather”中對大數(shù)據(jù)的定義：“大數(shù)據(jù)是大批量，高速度和高品種的信息資產(chǎn)，需要經(jīng)濟高效的創(chuàng)新形式的信息處理，以增強洞察力，決策 和流程自動化?！睌?shù)據(jù)庫系統(tǒng)帶來了收集和使用的功能評估財務和非財務數(shù)據(jù)類型。目前，大數(shù)據(jù)提供了前所未有的多樣化會計檔案存儲形式，并漸漸對財務和管理會計實踐的演變產(chǎn)生重要影響。

大數(shù)據(jù)時代會計檔案的存儲形式

大數(shù)據(jù)的特性決定了它需要不同的工具來處理信息。會計師的傳統(tǒng)工具（如Excel）雖然對小型項目有效且高效，但不能擴展到大數(shù)據(jù)。此外，Excel等工具不允許用戶分析非數(shù)字數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)工具，如VMob，提供了大數(shù)據(jù)集的可視化描述，以便于信息使用者理解數(shù)據(jù)。這些工具可以識別數(shù)據(jù)中的模式和關系。例如，工具可以找到特定產(chǎn)品的天氣和銷售之間的相關性，這使得企業(yè)可以使用天氣預測來確定庫存和庫存的產(chǎn)品。大數(shù)據(jù)創(chuàng)新了會計檔案存儲形式，提高了會計信息參考價值。由于大數(shù)據(jù)技術，公司可以利用任何計算技術將數(shù)據(jù)生成信息，使大型數(shù)據(jù)集對決策有用。大數(shù)據(jù)時代的的數(shù)據(jù)存儲包括視頻、音頻、圖像文本文件。

（1）視頻數(shù)據(jù)

隨著視頻和圖像捕獲設備的普及，可視化數(shù)據(jù)比以往任何時候都更加普遍。使用這些數(shù)據(jù)來增加會計記錄變成現(xiàn)實，視頻圖像存儲的處理和分析技術日臻成熟使得從視頻中獲取客觀信息方法增加了可行性。視頻增強了會計記錄，特別是與內(nèi)部控制相關的記錄。如庫存視頻評估實時數(shù)量變化以測量吞吐量并識別瓶頸。

（2）音頻數(shù)據(jù)

與業(yè)務活動相關的音頻數(shù)據(jù)還可以增強會計記錄和財務質(zhì)量信息。如季度電話會議，股東和董事會會議，客戶電話，利用這些音頻數(shù)據(jù)流，大數(shù)據(jù)可以提供額外的證據(jù)來支持會計記錄，比紙質(zhì)會計檔案記錄更具有可信度。如一些來自客戶電話的音頻產(chǎn)生額外的客戶滿意度和產(chǎn)品質(zhì)量信息，最終改善保修責任的估計；

（3）圖像文本數(shù)據(jù)

圖像分析可以產(chǎn)生有用的商業(yè)見解，如圖片中包含的產(chǎn)品用戶的人口統(tǒng)計細分。文本文件，一些重要的文本存儲如證券交易委員會的文件，電子郵件，網(wǎng)頁（如公司網(wǎng)站上的公司文件）。如美國通過開采電子郵件數(shù)據(jù)，減輕職業(yè)欺詐損失。這些都有助于提高人們的感知能力，提取有價值的業(yè)務數(shù)據(jù)。

大數(shù)據(jù)時代電子會計檔案管理的價值

隨著公司從視頻，音頻和圖像文本數(shù)據(jù)的電子會計檔案中更便捷迅速的提取和整合傳統(tǒng)的財務數(shù)據(jù)，增強了財務評估和預測業(yè)務績效的能力，提升企業(yè)管理會計水平。

（1）降低存儲成本

電子檔案的無紙化特點大大降低了會計檔案存儲成本，更易轉(zhuǎn)換為可操作的信息。由于會計檔案其數(shù)據(jù)性質(zhì)的特殊性，需要保管很多年，甚至永久，但是紙質(zhì)檔案在管理上不僅容易發(fā)生丟失、火災、腐蝕，大量的會計檔案的存放空間和時間也是一個不可忽視的問題。電子存儲的無紙化大大節(jié)約了會計檔案的物理空間和打印裝訂、存儲成本。

（2）創(chuàng)新了財務分析手段

高度多樣化的存儲形式為會計師創(chuàng)新了財務分析手段。比如說會計上有大量的會計師的主觀判斷，大數(shù)據(jù)為會計記錄提供更多、高度多樣化的存儲方式，如音頻視頻、圖片、文本等，使得會計師們在事后分析的時候不再依靠干巴巴的數(shù)字，而有了更多的參考維度。如在建設階段對建筑工程師進行音頻采訪工廠資產(chǎn)提供了其價值和估計的利益期的額外證據(jù)。幫助會計師了解評估這些長期資產(chǎn)的基礎并評估其會計估值、減值準備；例如，客戶滿意度是產(chǎn)品和公司價值中的一個重要因素，利用大數(shù)據(jù)技術手段將客戶對網(wǎng)站和社交媒體（例如，積極的詞語和短語）評價，客戶的反饋電話投訴查詢（例如，聲音壓力和緊張），以及發(fā)布的互聯(lián)網(wǎng)視頻評論客戶和博主（例如，皺眉和其他負面手勢）轉(zhuǎn)換為電子會計檔案，最后，使用類似類型的數(shù)據(jù)來衡量分析客戶滿意度。這些多樣化的電子檔案使得會計師在“存在”和“估價”之類的斷言可以通過非傳統(tǒng)會計數(shù)據(jù)來增強判斷信心，創(chuàng)新了財務分析的分析手段。

（3）預防傳統(tǒng)審計欺詐

大數(shù)據(jù)下多樣化的會計電子檔案有助于預防傳統(tǒng)的審計欺詐。傳統(tǒng)審計僅僅依靠現(xiàn)有紙質(zhì)會計檔案，和其他組織人員的詢問詢證函。而后者很容易受到干擾。但是業(yè)務發(fā)生時的音頻，視頻和文字信息使審計人員更有效的了解當時的業(yè)務情況。例如，審計員試圖測試相對于固定的存在斷言，如果每項資產(chǎn)記錄都有相關電子檔案記錄的補充，那么這種存在的判定就相對容易。使用大數(shù)據(jù)技術，也可以通過數(shù)據(jù)挖掘、分析來檢測異常值或其他違規(guī)行為，預防傳統(tǒng)審計欺詐。

結論

大數(shù)據(jù)時代視頻，圖像，音頻和文本數(shù)據(jù)等豐富了新的會計檔案存儲形式，特別是在會計估計、客戶滿意度等方面提供了更多的證據(jù)和信息，補充傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案的局限性，并提供額外的證據(jù)來證明記錄交易的價值。這些電子會計檔案為資產(chǎn)價值、會計估計、客戶滿意度等決策過程提供了豐富的歷史視角。

[1]程平& 崔納牟倩 大數(shù)據(jù)時代基于財務共享模式的電子會計檔案 商業(yè)會計 2016.07.13期

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