大數(shù)據(jù)視角下檔案管理工作開展的思考

曹菲菲

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，而大數(shù)據(jù)就是在現(xiàn)代網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算趨勢(shì)下出現(xiàn)的嶄新的技術(shù)手段，并且對(duì)于服務(wù)創(chuàng)新能夠帶來(lái)技術(shù)支持。對(duì)于檔案管理工作而言，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)展開工作創(chuàng)新，能夠極大的提升檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，極大的提升檔案數(shù)據(jù)的安全和管理效率，因而運(yùn)用大數(shù)據(jù)指導(dǎo)檔案管理工作的開展具有深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

大數(shù)據(jù) 檔案管理 效率與質(zhì)量

大數(shù)據(jù)與檔案管理相結(jié)合的現(xiàn)實(shí)意義

大數(shù)據(jù)與檔案管理的融合的是順應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)操作管理的重要體現(xiàn)，能夠極大的提升信息共享的科學(xué)性。一方面，通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的設(shè)置，能夠?qū)n案信息的分類更加科學(xué)化系統(tǒng)化，而且能夠運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)整合的方式便于信息的快速檢索，為人們信息操作提供方便。而且能夠提升檔案信息的有效利用率，檢測(cè)出數(shù)據(jù)信息中整合存在的漏洞的地方，從而做出及時(shí)的調(diào)整，可以說(shuō)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用是對(duì)檔案管理的重要保障，更是對(duì)于檔案信息管理科學(xué)性的技術(shù)監(jiān)督。

另一方面，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，檔案管理從傳統(tǒng)實(shí)現(xiàn)向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)化，為檔案信息的的現(xiàn)實(shí)發(fā)展提供空間。檔案管理實(shí)際上本身就是為單位決策服務(wù)的，但是近幾年檔案信息文本存儲(chǔ)出現(xiàn)了信息調(diào)取困難，數(shù)據(jù)容易被篡改等現(xiàn)象，而大數(shù)據(jù)信息管理就很容易化解這一難題，檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)電子、數(shù)據(jù)文檔的錄人，便于信息存儲(chǔ)，而且能夠避免很多人為操作的因素出現(xiàn)，所以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理的安全度更高。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作存在的問(wèn)題

目前對(duì)于檔案管理存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，比如很多管理者錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理僅僅就是檔案的存儲(chǔ)和信息的提取，檔案管理工作缺乏主動(dòng)性，數(shù)據(jù)信息的價(jià)值沒(méi)有得到充分挖掘，這是檔案管理目前存在的最大問(wèn)題。在管理理念上高度的重視和更新，大數(shù)據(jù)技術(shù)本身就是對(duì)傳統(tǒng)管理方式的轉(zhuǎn)變，對(duì)于檔案信息技術(shù)進(jìn)行處理和革新，推動(dòng)檔案信息技術(shù)的應(yīng)用。但是目前在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用上口號(hào)化，很多企業(yè)單位運(yùn)用并不廣泛，網(wǎng)絡(luò)化思維、信息化思維和技術(shù)操作思維、信息共享思維等都存在不足，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理存在依賴性。二是，在技術(shù)操作上缺乏升級(jí)意識(shí)，仍舊存在部分單位在檔案管理工作上存在疏忽，人員操作中工作失誤的現(xiàn)象還時(shí)有發(fā)生，比如檔案提取歸還操作不規(guī)范，弄虛作假情況出現(xiàn)。即使運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲(chǔ)并存，也存在著錄人不及時(shí)，信息編號(hào)、整理、歸檔等不專業(yè)的情況，無(wú)法形成專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于信息整合、分析和數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘的程度不足，無(wú)法為科學(xué)決策提供重要依據(jù)。三是，在管理方面，具備大數(shù)據(jù)技術(shù)和思維能力的人才數(shù)量較少，更不用說(shuō)目前檔案管理工作的管理人員的選擇，在部分單位處于抓壯丁的情況，一個(gè)管理人員身兼數(shù)職，檔案管理無(wú)論是從操作流程還是監(jiān)管環(huán)節(jié)上都還是被動(dòng)式的服務(wù)，對(duì)于檔案信息整合的關(guān)注程度不足，缺乏信息的二次加工和歸類，數(shù)據(jù)分析的工作沒(méi)有專人服務(wù)，人才配備上的不足，監(jiān)：管制度的不足都是限制大數(shù)據(jù)與檔案管理相結(jié)合的重要因素。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下提升檔案管理水平的策略

針對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下提升檔案管理水平需要各個(gè)企業(yè)單位科學(xué)規(guī)劃，合理的部署，重視在技術(shù)、人才、管理制度等多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)充分投入，從而確保檔案管理能夠切實(shí)的發(fā)揮管理效能。

（1）注重管理理念的更新，發(fā)揮主動(dòng)性的檔案管理優(yōu)勢(shì)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是新型的技術(shù)操作手段，是基于用戶的個(gè)性化需求、多元化需求等滿足而提出的技術(shù)手段。所以對(duì)于各個(gè)單位要專門組織人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，結(jié)合各個(gè)單位管理的特征和工作的需求，對(duì)檔案管理進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)，提升檔案管理的主動(dòng)性。明確檔案管理技術(shù)操作的具體工作，實(shí)現(xiàn)從檔案管庫(kù)存儲(chǔ)向數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)的轉(zhuǎn)化，讓文本資料向數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化，確保各個(gè)渠道的信息保存及時(shí)暢通，做好存儲(chǔ)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，提升檔案管理的科學(xué)性。

（2）加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)平臺(tái)的建立，提升資源利用效率。檔案管理的信息技術(shù)平臺(tái)目前專業(yè)化程度不高，針對(duì)內(nèi)部和外部使用的信息庫(kù)平臺(tái)建立不夠完善。大數(shù)據(jù)模式下重視對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息的管理和維護(hù)，重視數(shù)據(jù)信息的共享，一種是內(nèi)部共享，嚴(yán)格的按照企業(yè)內(nèi)部的管理規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)將保密檔案和信息進(jìn)行整合，明確技術(shù)操作規(guī)則，確保數(shù)據(jù)使用的安全性。對(duì)于外部檔案的使用要確定共享平臺(tái)，利用電子信息平臺(tái)的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)用戶的信息數(shù)據(jù)及時(shí)的查找，為各個(gè)行業(yè)進(jìn)行決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（3）完善大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的管理制度。大數(shù)據(jù)管理要明確管理職責(zé)，將具體的工作職責(zé)落實(shí)到專門的管理部門和個(gè)人，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追責(zé)，避免出現(xiàn)人為因素對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改。不僅如此，還要注重激勵(lì)制度的設(shè)置，大數(shù)據(jù)重視挖掘檔案信息的價(jià)值，所以企業(yè)單位需要通過(guò)制度獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)目前的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的核對(duì)和分析，對(duì)于及時(shí)發(fā)現(xiàn)了漏洞、錯(cuò)誤、能夠主動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化分類的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)檔案管理部門主動(dòng)創(chuàng)新工作方法。對(duì)于檔案管理平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理要加強(qiáng)監(jiān)管制度的建設(shè)，檔案管理要做好系統(tǒng)登人登出的記錄，嚴(yán)格按照操作流程實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的調(diào)取，對(duì)于記錄不清、數(shù)據(jù)不全的檔案內(nèi)容呀及時(shí)進(jìn)行完善和調(diào)查，明確全責(zé)，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的管理環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，追究先關(guān)人員的責(zé)任。

總之，對(duì)于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理發(fā)展空間巨大，還需要各個(gè)單位依據(jù)實(shí)際工作的需求進(jìn)行檔案信息的管理設(shè)計(jì)，保持創(chuàng)新理念運(yùn)用技術(shù)操作方式實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)安排。

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