醫(yī)院物資采購信息系統(tǒng)的建立

梁艷東

醫(yī)院物資采購工作的好壞直接影響到醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全，如果物資采購工作開展不當，將直接導致醫(yī)院成本費用的增加，造成大量醫(yī)療物資的浪費，物資采購信息系統(tǒng)的建設就應運而生。本文簡要闡述了醫(yī)院精細化管理和業(yè)務流程重組的重要性，針對指出物資采購的傳統(tǒng)模式的問題，對物資采購信息系統(tǒng)的平臺建設與創(chuàng)新做出探討，希望為醫(yī)院后勤工作做出貢獻。

醫(yī)院 采購 系統(tǒng)化

醫(yī)院后勤管理的涵義

（1）醫(yī)院精細化管理

隨著國家醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入，醫(yī)院的管理也由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)向精細化管理模式，其原則是精、準、細、嚴。立足此理論基礎和原則，將這種理念深入貫徹，建立科學的采購制度、規(guī)范的流程和架構(gòu)，并借助信息技術，建立完善可靠的信息系統(tǒng)來精細化管理醫(yī)院后勤的物資采購。

（2）業(yè)務流程重組

業(yè)務流程重組是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營和管理的重要理論，也是企業(yè)管理的重要手段。它提出了重點關注企業(yè)運作流程合理性，并對其進行優(yōu)化、重組的思想，在改造傳統(tǒng)企業(yè)的過程中被廣為使用。業(yè)務流程重組是對組織運作和工作流程進行的全新設計，是管理“技術性”的集中體現(xiàn)。在系統(tǒng)建設的實施過程中，共分為三步來進行：一是分析現(xiàn)有流程的問題；二是結(jié)合信息系統(tǒng)進行流程設計和平臺搭建；三是通過新的信息系統(tǒng)實現(xiàn)新的流程。

醫(yī)院后勤物資采購的傳統(tǒng)模式及存在的問題

（1）傳統(tǒng)模式

在傳統(tǒng)模式中，醫(yī)院后勤有專門的庫房及庫管人員，常用的醫(yī)療耗材及辦公用品采取庫存?zhèn)湄浀男问?。臨床使用部門提交所需物資的申請單，憑單據(jù)到庫房申領物資，庫管人員進行備貨的發(fā)放。存貨不足的時候，采購員向供應商下訂單，補充物資。按照相應的管理要求和規(guī)范，醫(yī)療耗材庫房和辦公用品庫房要分開管理，所以須配置兩間庫房及相應人員。其中醫(yī)療耗材種類繁多，需要查驗注冊證及批號等信息，管理難度較大，因此少部分醫(yī)院已經(jīng)嘗試將整個耗材供應及庫房外包給醫(yī)療耗材供應商進行整體管理。外包方式確實對提升工作效率、降低人力成本有顯著作用，但又需要額外增加對外包服務供應商的監(jiān)管工作以及采購數(shù)據(jù)的對接工作等。

（2）傳統(tǒng)模式存在的問題

1.庫存?zhèn)湄洉r常出現(xiàn)短缺

部分醫(yī)院雖對重點醫(yī)療耗材實行安全庫存的管理方式，即低于安全庫存就馬上補貨，但限于人力場地，只能保障小部分種類的物資的及時供應，對于大部分種類的物資無法保證備貨充足。

2.人力成本和時間成本消耗較大

配置兩間庫房占用的醫(yī)院空間面積不會太小，給當下本來就稀缺的醫(yī)院空間資源帶來了較大壓力，庫管人員也帶來了相應的人力成本?？剖翌I用物資時需分派人員前往庫房領用物資，占用一定的時間和人力資源。

3.信息系統(tǒng)建設不完善

有的醫(yī)院通過查詢電子版的物資目錄來進行物資申領；部分醫(yī)院建立了領用信息系統(tǒng)，但限于實際情況，無法做到庫存數(shù)據(jù)的實時更新，僅作為物資目錄和建立申請單所用，并沒有和財務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，采購人員需要對賬后再進行訂單、出入庫和發(fā)票數(shù)據(jù)的錄入，工作強度較大。

某醫(yī)院后勤物資采購信息系統(tǒng)的平臺建設

該院建立了醫(yī)院資源系統(tǒng)（ HospitalResource Planning，HRP）。HRP是醫(yī)院引入企業(yè)資源計劃的成功管理思想和技術，融合現(xiàn)代化管理理念和流程，整合醫(yī)院已有信息資源，以財務為核心基礎，將醫(yī)院的人力資源、物流、資金流三項合一，是一套支持醫(yī)院整體運行管理的統(tǒng)一高效、互聯(lián)互通、信息共享的系統(tǒng)化醫(yī)院資源管理平臺。后勤物資采購信息系統(tǒng)是該院HRP系統(tǒng)內(nèi)建設的子系統(tǒng)，采用了C/S網(wǎng)頁架構(gòu)形式，獨立于HRP主系統(tǒng)，集成到醫(yī)院統(tǒng)一信息網(wǎng)絡中，每位職工均可通過工號密碼在醫(yī)院網(wǎng)絡內(nèi)登錄訪問，物資采購系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)與HRP主系統(tǒng)實時聯(lián)通共享。所有的采購數(shù)據(jù)實時傳回HPR系統(tǒng)主平臺，便于采購員和財務人員進行后續(xù)財務人賬工作。

后勤物資采購信息系統(tǒng)的創(chuàng)新模式和主要功能模塊介紹

（1）后勤物資采購信息系統(tǒng)的創(chuàng)新模式

流程見圖1，分為線上流程和線下流程兩部分。參與角色分為領物員、審批人、供應商和采購員4類。整個采購流程實現(xiàn)實時預算控制、零庫存、逐級審批機制、訂單數(shù)據(jù)實時交互等既定目標。

（2）功能模塊

1.存貨展廳的建設和訂單自動生成功能模塊

在系統(tǒng)內(nèi)建立了醫(yī)療耗材和辦公用品兩大類存貨展廳，目前上線醫(yī)療耗材1000余種，辦公用品370余種，提供物資的編碼、名稱、圖片、規(guī)格、領用最小單位、包裝規(guī)格及金額等信息。領物員在展廳可按關鍵字、存貨分類等不同條件查詢物資，并添加到購物車。提交訂單時，購物車中物資按照基礎物資資料里預設的不同供應商分拆成若干張訂單，并進入到下一審批環(huán)節(jié)當中。優(yōu)勢在于領物員無需區(qū)分物資分類，提交一次訂單即可實現(xiàn)辦公用品和醫(yī)療耗材的所有物資申領。

2.預算控制功能模塊

各部門在年底提交下一年度的整體辦公用品預算和醫(yī)療耗材預算，預算審批下發(fā)后，將年度預算和月度平均預算分別預設到系統(tǒng)中，科室領物員在提交訂單后，系統(tǒng)自動判斷是否超出年度預算和月度預算，如超出月度預算會發(fā)送提醒，實行柔性控制；如訂單數(shù)額大于年度預算余額，則訂單無法提交，實行剛性控制，退回到發(fā)起人處。

3.審批機制和訂單發(fā)送功能模塊

科室領物員提交訂單后，訂單如不超預算則進入到科主任審批環(huán)節(jié)?？浦魅慰稍诒鞠到y(tǒng)待辦工作中查看所有待審批訂單的明細，進而通過審批或者退回訂單。審批通過后，資產(chǎn)部主任進行采購環(huán)節(jié)的第一步審核，資產(chǎn)部主任審核完成并提交系統(tǒng)，系統(tǒng)此時自動生成相應的訂單郵件，發(fā)送到各供應商郵箱。這一環(huán)節(jié)完全實現(xiàn)了自動化，避免了人工下單的錯漏，提高了采購工作的效率和準確性。

應用成效

（1）使用部門滿意度提升

該系統(tǒng)正式上線1年多以來，已組織兩次全體領物員的操作培訓。最新一次滿意度調(diào)查顯示，使用部門對該系統(tǒng)的整體滿意度達到85%以上。

（2）節(jié)省了人力資源和空間資源

按照傳統(tǒng)的庫存領用模式，大致估算該醫(yī)院資產(chǎn)部需要配備1名辦公用品庫房管理人員、2名醫(yī)療耗材庫房管理人員，每人每年薪酬約5萬元左右；50平方米左有的辦公用品庫房、100平方米左右的醫(yī)療耗材庫房。對于使用部門，該院共計有35名物資申領員。傳統(tǒng)模式需要申領人員到庫房領用物資，按照平均每月2次申領物資的頻率、每次0.5工時來估算，每月申領物資占用35個工時左右。在創(chuàng)建新系統(tǒng)及采用新模式之后，該院每年節(jié)省人力資源薪酬成本15萬元左右，節(jié)省工時420個小時左右，節(jié)省醫(yī)院辦公空間資源150平方米左右。

（3）預算成本的精細化管理

該系統(tǒng)預置了預算功能模塊，可實時查詢各使用部門的預算執(zhí)行情況。如果超出預算，系統(tǒng)會自動提示。每月月末，在系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)計各部門領用物資的明細數(shù)據(jù)報表，并可對異常數(shù)據(jù)做出及時的判斷和情況分析，精細化控制使用成本。各使用部門負責人及領物員也可在系統(tǒng)內(nèi)查詢所有歷史領用物資的數(shù)據(jù)，便于精細化管理各部門常規(guī)物資申領和成本控制工作。

結(jié)束語

后勤物資的采購和管理是醫(yī)院經(jīng)濟運行中重要的組成部分，規(guī)范、合理的采購是醫(yī)院增收節(jié)支、提高效率的重要途徑，更是醫(yī)院廉政建設的重要體現(xiàn)，醫(yī)院物資采購管理水平更是直接影響社會效益和經(jīng)濟效益，建立物資采購信息系統(tǒng)能有利于精細化管理和完善醫(yī)院業(yè)務流程，促使醫(yī)院經(jīng)營成本的降低、醫(yī)院經(jīng)濟效益的提高，而且可以有效遏制物資采購領域腐敗現(xiàn)象的出現(xiàn)。

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