新時期企業(yè)檔案管理存在的問題及途徑分析

李曉維

摘 要：檔案是企業(yè)各項日常工作中形成的第一手資料，是企業(yè)研究改進、提高企業(yè)管理的不可多得的寶貴史料。檔案工作規(guī)范化是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，檔案對企業(yè)資源開發(fā)起著不可替代的重要作用，對企業(yè)建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度也極為重要。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；重要性

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎性管理工作。在新形勢下，要重視和加強企業(yè)檔案工作，規(guī)范企業(yè)檔案管理，進行檔案工作科學化管理。在此，筆者就企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及解決思路談談自己的看法，以期與各位同仁探討交流。

一、加強企業(yè)檔案管理工作的重要性

如何做好檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)健康發(fā)展的重要保障。具體來說，企業(yè)檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.為現(xiàn)代企業(yè)的改革與發(fā)展提供科學決策依據(jù)

企業(yè)檔案能真實記錄企業(yè)創(chuàng)建與發(fā)展的運動軌跡，具有持續(xù)性、長期性的特點。由于企業(yè)的現(xiàn)狀是企業(yè)歷史的延續(xù)，而企業(yè)的現(xiàn)狀又將成為企業(yè)未來的歷史。因此，企業(yè)目前和未來的經(jīng)營管理、技術開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)都離不開對企業(yè)原有和現(xiàn)有人、財、物、產(chǎn)、供、銷等各種經(jīng)營和生產(chǎn)技術條件的準確掌握，而所有這些信息都主要凝結在企業(yè)檔案中。所以說，企業(yè)高層管理人員要了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，為企業(yè)的改革與發(fā)展做出重大決策，都需要以確切的數(shù)據(jù)、詳實的資料作為參考，從中找出決策的依據(jù)。即使在總結工作、制訂計劃、處理問題時，也需要了解情況和熟悉政策，正確地指揮生產(chǎn)經(jīng)營，更要靠有關的經(jīng)濟法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)字和市場信息。因此，檔案已成為企業(yè)各級管理人員加強企業(yè)管理的重要參謀和決策依據(jù)。

2.為維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權益提供重要保障

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、技術等活動中形成的具有保存價值的不同載體的歷史記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史面貌的重要憑證，是不可再生資源。一旦企業(yè)檔案發(fā)生事故，造成的損失將無法彌補?，F(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)濟運作中有時會遇到經(jīng)濟債務糾紛或侵權糾紛，而企業(yè)文字檔案中的契約、合同等文書，具有法律效力，正是維護企業(yè)權益的法律憑證。因此，企業(yè)要想維護自身的經(jīng)濟利益和合法權益，在經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地，就必須加強檔案管理，保存真實、完整的企業(yè)檔案作為證據(jù)。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

隨著現(xiàn)代企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)檔案管理工作的重要地位越來越明顯，但是企業(yè)在檔案管理過程中仍存在著不可忽視的問題，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.企業(yè)檔案網(wǎng)絡信息化開發(fā)不力，缺乏與時俱進的檔案管理意識

近幾年雖然計算機技術得到迅猛發(fā)展，但是有的企業(yè)檔案管理工作的信息化開發(fā)與管理、檔案網(wǎng)絡的開發(fā)與利用依然顯得很薄弱。還有個別領導對檔案綜合管理工作的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用認識不足，造成了檔案工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果，檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

2.檔案管理工作缺乏足夠的人力、物力和財力的支持

在有的企業(yè)，檔案管理人員往往是以做檔案工作為主，身兼多職，兼做其他工作，如“文秘、收發(fā)、機要、行政”等。使專職的檔案人員在做本職檔案工作時，都要用業(yè)余時間或加班加點來做。由于工作繁雜，沒有足夠的時間和精力整理和收集檔案材料，造成檔案材料沒能科學規(guī)范的歸檔。

三、做好企業(yè)檔案管理工作的措施分析

企業(yè)檔案工作也要順應企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，我們應從企業(yè)內(nèi)部發(fā)展著眼，高度重視新形勢下檔案管理工作，努力提高檔案管理的整體水平，促進企業(yè)發(fā)展。

1.加強領導，增強檔案管理意識，加大投入力度，狠抓落實

企業(yè)要進一步加強檔案工作的組織領導，從上到下高度重視檔案管理工作，將其作為提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量，搞好企業(yè)工作的一項重要內(nèi)容和基礎性常抓不懈。同時，要配備專職檔案管理人員，明確分管領導、責任部門和工作人員的職責，堅持將檔案工作納入領導議事日程，確保了檔案工作各項管理措施的落實到位。

2.充分發(fā)揮檔案和檔案管理工作的重要作用，提高服務意識

檔案是企業(yè)的寶藏，開發(fā)與利用是檔案工作的生命力所在，只有開發(fā)與利用，檔案才發(fā)揮出它的價值，檔案管理工作才有活力。檔案管理工作者要充分利用檔案的資源優(yōu)勢，及時為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、技改、研發(fā)和對外交往提供直接的參考服務，增強企業(yè)的向心力，樹立企業(yè)良好的外部形象。

3.加強檔案業(yè)務能力培訓，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍

檔案管理是一門專業(yè)性強的業(yè)務，高素質(zhì)的檔案管理人員是做好檔案管理工作和保證檔案服務質(zhì)量的先決條件。因此，企業(yè)要鼓勵和支持檔案管理人員參加各類業(yè)務培訓，盡量安排素質(zhì)高、專業(yè)能力強的員工從事檔案工作，從而提高檔案管理的整體水平和服務水平。

4.規(guī)范檔案管理工作考核

對于企業(yè)的檔案管理工作實現(xiàn)檢查和考核，是保障企業(yè)檔案管理工作正常開展的重要手段。但是在實際的檔案管理之中，這個環(huán)節(jié)卻容易被忽視。實現(xiàn)有效的管理，可以避免以們的一些管和不管、管好管壞一個樣的情況，需要按照國家檔案管理文件和要求，制定適介企業(yè)的、專業(yè)的檔案管理標準。對這些標準應該進行詳細的考慮，對于庫房的檔案管理標準，檔案存放的標準和保管的標準，都需要做好詳細的標準。同時，還需要建立檔案管理檢查和考評制度，需要做好對檔案專業(yè)部門進行檢查和考評，還需要做好企業(yè)內(nèi)部管理工作的考評。

5.加快檔案信息化建設步伐，提高檔案的利用率

信息化是檔案管理工作發(fā)展的重要方向，也是經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集和傳遞的網(wǎng)絡化已勢在必行。企業(yè)必須加快檔案的現(xiàn)代化管理工作，堅持檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設同步的原則，將檔案信息化建設納入企業(yè)整體信息化建設的規(guī)劃和方案之中。同時，按照統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施及保障安全原則，實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案管理水平和檔案的利用價值。