芻議如何提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量

羅容

一、企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在檔案管理水平不高、檔案管理不受重視、檔案管理人員素質(zhì)有待提升等多種問(wèn)題，面對(duì)這種情況，企業(yè)需要一方面重視生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理等工作服的開(kāi)展，另一方面提升對(duì)檔案管理工作的規(guī)劃和變革，進(jìn)而全面提升檔案管理工作效率和效果。

二、提升檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員能力培訓(xùn)

傳統(tǒng)檔案管理工作主要依靠人工來(lái)完成，現(xiàn)代檔案管理憑借現(xiàn)代信息技術(shù)和自動(dòng)化辦公設(shè)備實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這就需要檔案管理人員在掌握檔案管理基本知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步掌握辦公技術(shù)、辦公設(shè)備和檔案管理軟件。簡(jiǎn)而言之，現(xiàn)代檔案管理工作不會(huì)被現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備取代，還需要檔案管理人員和技術(shù)設(shè)備高度配合。

首先，要為檔案管理人員提供素質(zhì)培養(yǎng)和能力養(yǎng)成機(jī)會(huì)。企業(yè)首先要對(duì)檔案管理人員的工作能力、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估，以此為依據(jù)安排檔案管理人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)計(jì)劃，使得全體檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)工作和管理工作有深入的了解，對(duì)行政管理、會(huì)計(jì)核算、人事資料內(nèi)容、運(yùn)營(yíng)管理、產(chǎn)品特征和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作有所熟悉和了解。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，各個(gè)部門(mén)管理人員應(yīng)當(dāng)積極配合，在檔案管理人員接受培訓(xùn)和學(xué)習(xí)之后，可以根據(jù)其擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類(lèi)型分配相應(yīng)的檔案管理職位。與此同時(shí)，企業(yè)還要組織檔案管理人員對(duì)企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、合同管理等相關(guān)領(lǐng)域開(kāi)展學(xué)習(xí)，循序漸進(jìn)地拓展自己知識(shí)層面，全面提升檔案管理技能和科學(xué)文化素養(yǎng)。

其次，要加強(qiáng)符合對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。企業(yè)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人要時(shí)刻監(jiān)督檔案管理人員工作開(kāi)展情況，引導(dǎo)全體檔案管理工作人員積極地接受專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí)，企業(yè)檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案管理工作者的學(xué)習(xí)進(jìn)度和其擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行及時(shí)梳理，了解其在檔案管理工作上的學(xué)習(xí)情況，并定期或者不定期地邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)講師開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)講座。企業(yè)還要對(duì)檔案管理工作能力和工作素質(zhì)進(jìn)行評(píng)比，構(gòu)建良性競(jìng)爭(zhēng)工作環(huán)境，積極召開(kāi)研討會(huì)議，對(duì)在檔案管理實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行有目的、針對(duì)性地整改，使得檔案管理工作質(zhì)量能夠在無(wú)形之中得到提升。

三、構(gòu)建信息化企業(yè)檔案管理體系

第一，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息搜集整理的信息化。企業(yè)首先要對(duì)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)、工作模式、傳統(tǒng)檔案信息搜集模式進(jìn)行整理，自然地將檔案信息收集模式從傳統(tǒng)手工模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化收集、數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化管理模式，提升檔案管理工作的科學(xué)性，讓檔案管理人員從繁重的事務(wù)性工作之中解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)人性化檔案服務(wù)服務(wù)，逐步建立在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理信息搜集新模式。企業(yè)檔案管理部門(mén)首先要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，引入數(shù)據(jù)收集和整理相關(guān)軟件，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)搜集和文書(shū)整理工作，這樣OA系統(tǒng)之中生成的收發(fā)文件將會(huì)自動(dòng)、定期地上傳到檔案管理信息系統(tǒng)之內(nèi)，并自動(dòng)地完成檔案歸檔程序，建立精確高效的信息傳送機(jī)制和交流體系。

第二，要進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的完善與開(kāi)發(fā)。企業(yè)可以在這個(gè)過(guò)程中積極地借鑒其他企業(yè)檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)企業(yè)自身檔案管理需求和特點(diǎn)設(shè)計(jì)檢索目錄和檔案分級(jí)制度，建立適合企業(yè)自身情況的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量高效率的檔案管理工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的持久保存。

四、優(yōu)化檔案評(píng)估和利用工作

首先，要提升檔案利用程度。企業(yè)要加強(qiáng)在檔案利用過(guò)程中的安全管理，了解檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行特點(diǎn)和流程，對(duì)其中容易存在信息漏洞的地方予以重點(diǎn)關(guān)注，在實(shí)踐中探索檔案利用過(guò)程中的保密機(jī)制。企業(yè)建立的適用于本企業(yè)的檔案檢索目錄能夠以最快的速度和最高的效率進(jìn)行信息傳輸和信息交流，使得企業(yè)檔案和信息資源的價(jià)值得到最大限度挖掘，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供更加有力的支撐。

其次，要優(yōu)化檔案管理評(píng)估工作。企業(yè)需要針對(duì)檔案管理工作制定完善的檔案管理制度，配備相應(yīng)的歸檔規(guī)范、保密制度、借閱制度、安全應(yīng)急處理預(yù)案、材料歸檔范圍固定、分類(lèi)保管和保管期限制度、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法等多種配套管理制度，這些檔案管理評(píng)估和評(píng)價(jià)制度能夠?qū)n案管理工作開(kāi)展情況進(jìn)行客觀評(píng)判，并給出具有針對(duì)性和可行性的工作整改建議。

五、結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)需要以更高的效率、更系統(tǒng)的方法和更完善的制度來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，從而給企業(yè)決策提供更強(qiáng)大的信息支持，為企業(yè)形成核心競(jìng)爭(zhēng)力奠定更好的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理工作一方面要符合企業(yè)自身運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，另一方面還要兼顧到檔案管理工作本身的拓展性和前瞻性，需要深入分析檔案管理工作的價(jià)值和需要調(diào)整的重點(diǎn)，企業(yè)檔案管理改革的實(shí)踐表明，新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作組需要從完善檔案管理人員素養(yǎng)、建立完善的檔案管理信息化體系、優(yōu)化檔案利用程度、挖掘檔案價(jià)值和信息等方面著手，實(shí)現(xiàn)推動(dòng)企業(yè)走向現(xiàn)代化、國(guó)際化和信息化發(fā)展軌道。（作者單位為四川川匯水電投資有限責(zé)任公司）