高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算管理的研究

教材經(jīng)費(fèi)的會計(jì)核算管理是高校日常管理中的重要內(nèi)容，也是高校各項(xiàng)教學(xué)教育工作得以順利開展的基礎(chǔ)保障。伴隨教育體制的深化改革，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教材經(jīng)費(fèi)的會計(jì)核算管理工作的任務(wù)不斷加重、要求不斷提高，使教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算管理的重要性愈發(fā)突出。本文分析了當(dāng)下高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算的相關(guān)要求，從財(cái)務(wù)管理的角度，探討了高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算的賬戶設(shè)置與方法，并以實(shí)例說明并對比了高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算中的碼洋核算法與實(shí)洋核算法。

一、引言

教材是高校開展教育教學(xué)的物質(zhì)保障，其經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算是高校日常管理的重要組成部分。當(dāng)前所發(fā)布的《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》與《高等學(xué)校會計(jì)制度》雖有指明預(yù)收學(xué)生教材款屬代管款項(xiàng)，但卻未明確規(guī)定高校教材經(jīng)費(fèi)的會計(jì)核算，導(dǎo)致各高校教材會計(jì)核算有所不同，部分高校甚至還利用教材折扣謀取非法利益，影響高校的持續(xù)發(fā)展。

二、高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算要求

（一）教材中心經(jīng)營環(huán)境變化

以往高校的教材管理部門屬高校的職能部門，其資金周圍與場地均完全依靠高校，且只需確保教材供應(yīng)，而無需考慮經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)在多數(shù)教材管理部門已分離出職能部門，其需依高校教學(xué)管理部門的計(jì)劃與要求，在確保教材供應(yīng)的同時(shí)還要進(jìn)行獨(dú)立核算，自行承擔(dān)支出費(fèi)用，這就使得教材管理部門必須要重視教材經(jīng)費(fèi)的會計(jì)核算。

（二）市場競爭激烈

以往高校的教學(xué)計(jì)劃在學(xué)生入學(xué)時(shí)就已確定，學(xué)生只能經(jīng)由學(xué)校的教材管理部門購書，此階段，學(xué)校教材管理部門可依學(xué)生人數(shù)與教學(xué)計(jì)劃直接制定教材采購計(jì)劃，且所采購的教材基本可全部發(fā)出，無大量庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)。而伴隨高校的發(fā)展，尤其是畢業(yè)生分配改革與彈性學(xué)分制的推行，使得高校的教學(xué)計(jì)劃存在著明顯的變化，這在很大程度上加大了教材管理部門的采購難度。另，書籍市場競爭愈發(fā)激烈，學(xué)生經(jīng)濟(jì)意識逐步加強(qiáng)，其可選擇自行購買、復(fù)印或是二手轉(zhuǎn)讓等方式獲取教材，這使得教材中心市場逐步萎縮，高校的教材庫存壓力不斷增大。

（三）學(xué)生教材費(fèi)核算變得復(fù)雜

以往高校規(guī)模較小，學(xué)生人數(shù)有限，每個(gè)班級每們學(xué)生的教材領(lǐng)用情況也相同，因此，高校教材管理部門一直以來都是以班級為單位，采取手工方式對學(xué)生教材費(fèi)進(jìn)行結(jié)算，若遇拖欠教材費(fèi)者，多數(shù)是由各班班主任去催繳。而伴隨高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校學(xué)生越來越多，再加上彈性學(xué)分制的推行，各個(gè)學(xué)生的教材領(lǐng)用情況存在著較大的差異，教材經(jīng)費(fèi)的結(jié)算須落實(shí)至每一名學(xué)生，這校使得教材經(jīng)遇的結(jié)算對象數(shù)量激增，以往的手工結(jié)算方式也不再適用。

三、高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算賬戶設(shè)置

（一）代管款項(xiàng)下設(shè)置書籍代辦費(fèi)與教材折扣

代管款項(xiàng)下的書籍代辦費(fèi)科目，借方體現(xiàn)了學(xué)生的實(shí)際領(lǐng)用書費(fèi)；貸方體現(xiàn)了高校所收取的學(xué)生書籍代辦費(fèi)。期末結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，借方體現(xiàn)的是學(xué)校應(yīng)退還給學(xué)生的多交的書籍代辦費(fèi)；貸方所體現(xiàn)的是學(xué)生欠學(xué)校書籍代辦費(fèi)。代管款項(xiàng)下的教材折扣科目，借方體現(xiàn)的是在實(shí)際采購過程當(dāng)中發(fā)生的與教材相關(guān)的開支，如運(yùn)費(fèi)、搬運(yùn)費(fèi)、差旅費(fèi)等；貸方體現(xiàn)的是高校依書商所提供的折扣而依一定比例提取的必要支出金額，如采購費(fèi)用、教材管理費(fèi)用等。

（二）材料款項(xiàng)下設(shè)置教材與教材折扣

材料款項(xiàng)下的教材科目，其借方體現(xiàn)的是教材購入時(shí)的依碼洋價(jià)進(jìn)行計(jì)算的金額；貸方體現(xiàn)的是學(xué)生或教師領(lǐng)用教材及教材零售時(shí)依碼洋價(jià)進(jìn)行計(jì)算的金額。期末結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，借方體現(xiàn)的是庫存教材的資金數(shù)額。材料款項(xiàng)下的教材折扣科目，其借方體現(xiàn)的是學(xué)生或教師及教材零售所要分?jǐn)偟慕滩恼劭郏毁J方體現(xiàn)的是高校在扣除用于采購與管理教材的必要支出后的教材折扣收益金額。期末結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，貸方體現(xiàn)的是還未分?jǐn)偟慕滩恼劭邸?/p>

四、高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算方法

（一）教材入庫

現(xiàn)多數(shù)高校均是采取招投標(biāo)的方式來選擇教材的供應(yīng)商，經(jīng)招投標(biāo)選定供應(yīng)商之后再由其統(tǒng)一供應(yīng)教材。開學(xué)時(shí)，供應(yīng)商為學(xué)校提供教材，同時(shí)開具相應(yīng)發(fā)票，財(cái)務(wù)部門依發(fā)票進(jìn)行付款。在這個(gè)過程當(dāng)中，為體現(xiàn)高校與教材供應(yīng)商之間的債務(wù)與債權(quán)關(guān)系，針對所入庫的教材，無論是否開具發(fā)票，教務(wù)部門均應(yīng)依采購合同核對教材的數(shù)量與質(zhì)量，并填寫《教材入庫單》，對入庫的教材明細(xì)進(jìn)行登記，然后將這些信息留一聯(lián)給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門再依此實(shí)施會計(jì)核算，借記“庫存教材”，貸記“應(yīng)付貨款”。

（二）領(lǐng)取教材

高校學(xué)生領(lǐng)取教材有兩種方式：一種是集體領(lǐng)取，另一種是零星購買。若學(xué)生采取的是零星購買的方式，則其必須至財(cái)務(wù)部門繳納相應(yīng)款項(xiàng)，嚴(yán)禁交予庫房管理人員，實(shí)際操作如下：學(xué)生從庫房選定自己所需的教材，庫房管理人員清點(diǎn)后開具購買清單和《教材出庫單》，學(xué)生將此交予財(cái)務(wù)部門并收取相應(yīng)款項(xiàng)，蓋章確認(rèn)后學(xué)生即可憑此去庫房管理人員處領(lǐng)取相應(yīng)教材。注意財(cái)務(wù)部門應(yīng)留下一聯(lián)作會計(jì)核算用，借記“代管教材”，貸記“庫存教材”；庫房管理人員在將教材發(fā)放給學(xué)生之后還應(yīng)做好教材明細(xì)。若是集體領(lǐng)取，則由庫房管理人員出具《教材出庫單》后再由學(xué)生進(jìn)行清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取教材；爾后庫房管理人員依《教材出庫單》對出庫清冊進(jìn)行整理，特別注意核對每名學(xué)生的清冊和教材金額，然后將其連同《教材出庫單》都交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門依此實(shí)施會計(jì)核算，借記“應(yīng)收教材款”，貸記“庫存教材”。

（三）繳納書本代辦費(fèi)

現(xiàn)高校多采取年度繳費(fèi)方式讓學(xué)生進(jìn)行注冊，即讓學(xué)生每學(xué)年繳納一次學(xué)費(fèi)與代辦費(fèi)。依此注冊方式，針對新生，高校會讓學(xué)生先預(yù)繳一定量的教材款項(xiàng)，此時(shí)，財(cái)務(wù)部門對此的會計(jì)核算應(yīng)借記“銀行存款”，貸記“預(yù)收教材款”；針對老生，高校會要求學(xué)生依上一學(xué)年的教材款預(yù)存相應(yīng)的教材費(fèi)用，此時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)借記“銀行存款”，貸記“應(yīng)收教材款”，這樣就能確保每名學(xué)生在開學(xué)之時(shí)均可預(yù)繳一定量的教材款項(xiàng)。

（四）結(jié)余教材款辦理

高校之中不免會有個(gè)別學(xué)生會因?yàn)楦鞣N原因而中途退學(xué)的，針對此類學(xué)生，教材管理部門應(yīng)將其本學(xué)年的教材清冊和《教材出庫單》均交予財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門再依此和學(xué)生的其他相關(guān)文件實(shí)施結(jié)余教材款的辦理，核對學(xué)生所領(lǐng)取的教材與所預(yù)繳的教材金額，采取“多退少補(bǔ)”方式進(jìn)行辦理。若學(xué)生所領(lǐng)取的教材多于其所預(yù)繳的教材金額，則應(yīng)讓學(xué)生補(bǔ)交差額，此時(shí)借記“預(yù)收教材款”，貸記“庫存教材款”；若學(xué)生的所領(lǐng)取的教材少于其所預(yù)繳的教材金額，則應(yīng)退還差額，此時(shí)借記“庫存教材”，貸記 “預(yù)收教材款”。學(xué)生畢業(yè)時(shí)，可依最后一學(xué)年的教材清冊與《教材出庫單》進(jìn)行會計(jì)核算，其方法同中途退學(xué)。

（五）教材款支付

高校在與供應(yīng)商進(jìn)行核算時(shí)均是經(jīng)應(yīng)付貨款進(jìn)行的，因此，針對支付給供應(yīng)商教材款這一項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門的會計(jì)核算應(yīng)借記“應(yīng)付貨款”，貸記“銀行存款”。

（六）庫存盤點(diǎn)

為充分了解教材的庫存情況，高校的教材管理部門應(yīng)對庫存教材進(jìn)行定期盤點(diǎn)，并編制相應(yīng)的庫存教材清冊，計(jì)算虧盈，同時(shí)編制盤虧或盤盈清冊。若盤點(diǎn)結(jié)果顯示為盤虧，教材管理部門應(yīng)編制盤虧申請表，送至主管部門審批后再讓財(cái)務(wù)部門實(shí)施會計(jì)核算，借記“支出”，貸記“庫存教材”；若盤點(diǎn)結(jié)果顯示為盤盈，教材管理部門則應(yīng)編制盤盈申請表，送至主管部門審批后讓財(cái)務(wù)部門實(shí)施會計(jì)核算，借記“庫存教材”，貸記“收入”。同時(shí)，教材管理部門應(yīng)依盤點(diǎn)結(jié)果對庫存教材進(jìn)行及時(shí)清理或是補(bǔ)充，清理或補(bǔ)充結(jié)果編制成表，讓財(cái)務(wù)部門依此實(shí)施會計(jì)核算。補(bǔ)充庫存的會計(jì)核算方法同教材入庫，若是清理教材，則應(yīng)借記“銀行存款”，貸記“庫存教材”。

（七）折扣處理

依我國教育部門下發(fā)的通知，針對供應(yīng)商給予了折扣的教材，高校應(yīng)在扣除必要的開支后全部返還給學(xué)生。通常情況下，高校采取招投標(biāo)方式選擇教材供應(yīng)商，各供應(yīng)商所給出的折扣條件基本相同，在進(jìn)行會計(jì)核算時(shí)，高校依一定比例提取相應(yīng)金額作教材采購的必要開支，然后再根據(jù)教材的標(biāo)價(jià)和折扣，結(jié)合高校的提取率確定教材的入庫價(jià)格，再依實(shí)付金額與書商進(jìn)行最終結(jié)算。

五、高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算實(shí)例

（一）碼洋核算法

碼洋是指教材上所印明的定價(jià)，碼洋核算法又叫定價(jià)核算法，核算時(shí)應(yīng)利用“產(chǎn)品成本差異”賬戶。教材購入時(shí)依書本定價(jià)進(jìn)行記賬，實(shí)際支付的價(jià)款與定價(jià)差額記作“產(chǎn)品成本差異”，期末時(shí)，通過對成本差異率進(jìn)行計(jì)算而結(jié)轉(zhuǎn)實(shí)際的銷售成本，期末收益轉(zhuǎn)入其他收入當(dāng)中，并返還給學(xué)校。成本差異率=（其實(shí)結(jié)存的商品成本差異+本期購入商品的成本差異）/（期初結(jié)存的商品+本期購入的商品）。如某高校所購入的教材碼洋價(jià)為100萬元，與書商結(jié)算時(shí)依碼洋價(jià)的8折進(jìn)行計(jì)算，則借記“庫存商品 1000000”，貸記“銀行存款 800000”和“產(chǎn)品成本差異 200000”。

（二）實(shí)洋核算法

實(shí)洋是指碼洋打折后的金額，實(shí)洋核算法又叫實(shí)際成本核算法，其無須利用產(chǎn)品成本差異進(jìn)行核算，但需設(shè)置銷售毛利率來確定銷售的損益，即利用銷售毛利率法進(jìn)行會計(jì)核算，期末通過對銷售毛利率進(jìn)行計(jì)算來確定本期的教材收益。毛利率=（商品銷售收入-商品實(shí)際銷售成本）/商品銷售收入。如上述碼洋核算法的實(shí)例，若采取實(shí)洋核算法進(jìn)行會計(jì)核算，則應(yīng)借記“庫存商品 800000”，貸記“銀行存款 800000”，同時(shí)再記錄借“銀行存款 1200000”，貸“其他應(yīng)付款——學(xué)生書費(fèi) 1200000”。

（三）兩種核算方法對比

從上述兩個(gè)例子可以看出，碼洋核算法與實(shí)洋核算法有著較大的不同：首先，從核算角度來看，碼洋核算法更適用于進(jìn)行綜合核算，因以往高校的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)無法有效銜接，數(shù)據(jù)也不能共享，因此財(cái)務(wù)部門無法及時(shí)獲取業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)。碼洋核算法可將銷售成本的核算與結(jié)轉(zhuǎn)程序進(jìn)行簡化，大大降低了庫存商品的核算難度。但此方法無法準(zhǔn)確計(jì)算單品種庫存與銷售成本，且受人為因素影響，最終結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)會存在較大差異，致財(cái)務(wù)的賬面庫存與實(shí)際不符，且在未進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)前也無法了解單品種庫存的贏利情況，為此，單品種庫存核算不適用于碼洋核算法。而實(shí)洋核算法則正好相反，其極適用于單品種的庫存核算。其次，從相關(guān)規(guī)定來看，碼洋核算法與會計(jì)核算當(dāng)中的依實(shí)際成本計(jì)價(jià)原則不符，不利對學(xué)校資產(chǎn)進(jìn)行考核。另，據(jù)教育部所下發(fā)的通知，針對書商明確給予折扣的，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)如實(shí)入賬，教材所產(chǎn)生的折扣收益應(yīng)充分讓利給學(xué)生。這些都使得碼洋核算法無法再很好地被利用，而實(shí)洋核算法則可通過對毛利率進(jìn)行調(diào)整與計(jì)算來解決這些問題。

六、結(jié)束語

總而言之，高校的教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，其涉及面較廣、工作量較大，要求管理人員認(rèn)真、仔細(xì)對待，做好每一筆的核算，并實(shí)施嚴(yán)格管理。在實(shí)際工作當(dāng)中，相關(guān)管理人員一方面要認(rèn)識到處新時(shí)代下高校教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算的重要性，另一方面要做好教材經(jīng)費(fèi)會計(jì)核算的賬戶設(shè)置，并采取科學(xué)、合理的方法進(jìn)行核算，以確保每一項(xiàng)進(jìn)出款的清晰性和完整性。（作者單位為佛山開放大學(xué)）

作者簡介：金娟（1973.12），女，漢族，江蘇省南通人，本科，佛山開放大學(xué)，會計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)會計(jì)。