工程檔案管理工作與電子信息化建設(shè)

張克芬

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與電子信息的普及，電子信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會各行各業(yè)中，工程檔案管理行業(yè)也不例外。電子信息技術(shù)在工程檔案管理工作中的應(yīng)用，極大地革新了工程檔案管理的模式和方法，顯著提高了工程檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性與標(biāo)準(zhǔn)性。與此同時，創(chuàng)建健全完善的工程檔案電子信息化管理體系已經(jīng)成為我國許多工程檔案管理部門的重要任務(wù)。

一、我國工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前我國工程檔案管理工作的現(xiàn)狀并不理想，在具體的工程檔案管理工作實踐中，主要存在以下三方面的不足。第一，工程檔案管理意識不強(qiáng)。我國許多工程檔案管理人員都不是科班出身的專業(yè)檔案管理人員，他們既缺乏相應(yīng)的工作責(zé)任心，也不具備較強(qiáng)的檔案管理意識，在創(chuàng)建工程檔案時，只求短時間的應(yīng)付了事，沒有養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣，從而常常出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)搜集不全面、檔案管理和檔案歸檔出現(xiàn)間歇性中斷，檔案信息資料滯后、不完整，檔案可信度、真實性不足等問題。第二，檔案管理方法滯后，缺乏健全完善的工程檔案電子化管理制度與管理規(guī)范。目前我國許多建設(shè)單位的檔案管理方法都較為滯后，缺乏健全完善的工程檔案電子化管理制度與管理規(guī)范。這樣相關(guān)工作人員在進(jìn)行工程檔案管理時就無據(jù)可依。同時因為許多檔案管理部門自身的組織結(jié)構(gòu)疏松，很難從上而下形成一個較為嚴(yán)格的工程檔案管理實施監(jiān)管制度，這樣就造成工程檔案管理工作難以有效落實。第三，工程檔案管理水平較低。目前我國有些建設(shè)單位的工程檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)落后的人工檔案管理方式，這樣不但難以細(xì)化地對工程檔案資料進(jìn)行歸類保存。而且在需要時，也無法及時地對檔案進(jìn)行精確檢索與查找。有些建設(shè)單位雖然在工程檔案管理實踐中，應(yīng)用了現(xiàn)代電子信息技術(shù)，但是因為工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)不高，他們對電子信息新技術(shù)的掌握與應(yīng)用程度也就非常有限，在出現(xiàn)工程問題時，檢索起來也較為緩慢。

二、電子信息技術(shù)在工程檔案管理工作中的重要作用

（一）有助于提升工程檔案管理的工作效率

將電子信息技術(shù)應(yīng)用在工程檔案管理工作中后，紙質(zhì)的工程檔案文字資料輸入計算機(jī)中，被轉(zhuǎn)化成相應(yīng)格式的數(shù)據(jù)化信息。這樣一方面，節(jié)省了紙質(zhì)工程檔案文字資料的儲存空間，能夠有效防止工程檔案文件的丟失，另一方面這些數(shù)據(jù)化信息資料在管理與保存方面也更為方便。再加上現(xiàn)代計算機(jī)的檢索功能比較齊全，所以在工程建設(shè)需要時，檔案管理人員能夠依據(jù)相關(guān)的建檔時間、建檔檔號、工程名稱、工程委托號、工程試驗人等眾多檢索關(guān)鍵詞有針對性地精確查找出相關(guān)的工程檔案資料，這樣就進(jìn)一步提升了工程檔案管理工作效率。

（二）有助于提高工程檔案資料的有效利用率

相較于傳統(tǒng)的人工存儲信息資料方式，電子信息化方式存儲資料數(shù)據(jù)的最大優(yōu)點就是能夠突破時空對工程資料的限制，使工程檔案資料能隨時隨地被相關(guān)人員查閱。換句話講，將電子信息技術(shù)應(yīng)用于工程檔案管理中，不但可以利用現(xiàn)代計算機(jī)全面采集、科學(xué)整理與完整保存各類工程數(shù)據(jù)與工程建設(shè)資料，還能夠依據(jù)工程建設(shè)部門的各項具體要求，及時為工程建設(shè)人員調(diào)取與檢索其所需的相關(guān)資料信息。這樣就實現(xiàn)了工程檔案管理與工程建設(shè)工作的同步，工程檔案資料能夠及時的被工程建設(shè)部門共享，工程信息資料的有效利用率明顯提高。

（三）有助于降低工程建設(shè)成本

第一，將電子信息技術(shù)應(yīng)用在工程檔案管理中后，工程檔案管理工作的效率加快，建設(shè)單位所需的檔案管理人員明顯減少，這樣其所耗費的員工薪資支出也會相應(yīng)的減少。第二，工程建設(shè)是一項十分復(fù)雜繁瑣的工作，在其建設(shè)過程中通常涉及的人員和工種較多，如果僅憑借傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計方式管理工程檔案，無可避免地會出現(xiàn)一些檔案管理漏洞，降低檔數(shù)據(jù)資料的真實性，嚴(yán)重者將直接影響后續(xù)的工程設(shè)計和工程施工進(jìn)程，從而加大了工程建設(shè)成本。而將電子信息技術(shù)應(yīng)用在工程檔案管理中后，工程檔案管理工作變得更加得標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)化、規(guī)范化與系統(tǒng)化，這樣就能夠有效避免工程檔案管理疏漏，優(yōu)化工程建設(shè)結(jié)構(gòu)，降低工程建設(shè)成本。

三、加強(qiáng)工程檔案管理電子信息化建設(shè)的有效途徑

（一）加強(qiáng)各部門對工程檔案管理電子信息化建設(shè)工作的重視

我國目前工程檔案管理電子信息化建設(shè)程度之所以不高，其首要原因是建設(shè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員對工程檔案管理電子信息化建設(shè)工作不重視。這就需要工程建設(shè)單位的各個部門及早樹立正確的工程檔案電子化管理觀念，并在單位內(nèi)部頻繁宣傳工程檔案信息化管理的優(yōu)勢，使全體工作人員充分認(rèn)識到電子信息技術(shù)對工程檔案管理的重要促進(jìn)作用，同時進(jìn)一步強(qiáng)化建設(shè)單位全體員工的服務(wù)意識，以促使他們自覺地配合與參與到工程檔案電子信息化建設(shè)工作中來。

（二）全面采集與正確歸檔工程檔案原始數(shù)據(jù)

工程檔案的各類原始數(shù)據(jù)，是建設(shè)工程檔案電子信息化管理體系的基本資料，所以相關(guān)的工程檔案管理人員必須進(jìn)一步做好工程檔案原始數(shù)據(jù)的全面采集與正確歸檔工作。在日常的工程檔案管理工作中，利用現(xiàn)代計算機(jī)、高清掃描儀等各類先進(jìn)的電子化數(shù)字輸入設(shè)備及時將工程建設(shè)中的各類文字資料與相關(guān)圖紙轉(zhuǎn)化成相應(yīng)格式的數(shù)據(jù)信息，科學(xué)分類與完整保存起來，方便后期應(yīng)用。

（三）進(jìn)一步提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)階段我國的工程檔案管理工作水平較低，很大一部原因是在許多建設(shè)單位中負(fù)責(zé)檔案管理工作的并非專業(yè)的檔案管理人才，而是從其它部門臨時調(diào)來兼職的。這就決定了他們的檔案管理理念落后，檔案管理技能有限。這就需要建設(shè)單位積極聘用那些檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高學(xué)歷人擔(dān)任工程檔案管理員。他們不擔(dān)接受過系統(tǒng)的檔案管理知識教育，同時對計算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與掌握程度也較高。在實際的工作中，更能充分利用已學(xué)過的檔案管理專業(yè)知識規(guī)范化系統(tǒng)化地開展好檔案管理電子信息化建設(shè)工作。同時，如果當(dāng)前建設(shè)單位的專業(yè)檔案管理人才確實不足，不得不由其它部門的員工兼職。對于這些兼職員工，建設(shè)單位要對他們進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理知識與計算機(jī)操作技能培訓(xùn)，只有經(jīng)過培訓(xùn)并考核及格后，才能上崗。這樣可以有效確保建設(shè)單位檔案管理的正確性、真實性與完整性。

（四）制定科學(xué)系統(tǒng)的工程檔案信息化管理制度

工程檔案信息化管理制度是順利開展工程檔案電子信息化建設(shè)工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，建設(shè)單位必須盡早創(chuàng)建一套科學(xué)系統(tǒng)工程檔案信息化管理制度，才能有效確保后續(xù)工程檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)范有效進(jìn)行。一方面建設(shè)單位要創(chuàng)建較為明確的工程檔案信息化管理責(zé)任體制。將工程檔案電子化管理的各項責(zé)任明確落實到相應(yīng)的部門和員工個人。另一方面，建筑單位應(yīng)該制定有效的工程檔案信息化管理獎懲機(jī)制。對于那些在工程檔案管理信息化建設(shè)工作中表現(xiàn)良好的部門和個人給予相應(yīng)的表揚(yáng)與物質(zhì)獎勵，而對于那些不配合工程檔案管理信息化建設(shè)工作的則給予相應(yīng)的懲罰，以調(diào)動全體員工參與工程檔案管理信息化建設(shè)的積極性。

四、結(jié)語

綜上所述，目前我國工程檔案管理工作的現(xiàn)狀并不是十分理想，在工程檔案管理實踐中依然普遍存在著工程檔案管理意識差，管理方式落后，管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏、管理水平低等不足之處。而將電子信息技術(shù)應(yīng)用到工程檔案管理工作中，則有助于提升工程檔案管理的工作效率，提高工程檔案資料的有效利用率，同時顯著降低工程建設(shè)成本。所以在工程檔案管理實踐中，相關(guān)檔案管理人員必須積極采取有效途徑，不斷加強(qiáng)工程檔案的電子信息化建設(shè)。唯有如此才能有效改進(jìn)我國工程檔案管理工作的弊端，切實推動我國工程檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。（作者單位為中鐵二十局集團(tuán)第五工程有限公司）