政府信息公開情形下檔案管理的問題和改進(jìn)措施

黃剛

檔案是政府信息公開的重要組成部分，政府信息公開對(duì)檔案工作有著重大的影響。政府信息公開使得檔案工作出現(xiàn)了一些新的變化。主要體現(xiàn)在：一是檔案工作的重要性極大提升，公眾對(duì)檔案工作的越來越重視；二是檔案部門的認(rèn)可度得以提升，公眾為了查閱檔案經(jīng)常接觸檔案部門，使得檔案部門在群眾心目中的地位提升；三是檔案資源的信息化程度極大提升，政府信息公開大多涉及網(wǎng)上公開，促進(jìn)了檔案信息化水平的提升。在此情形下，傳統(tǒng)檔案工作方式和內(nèi)容已與政府信息公開的要求存在脫節(jié)，面對(duì)這些問題我們要設(shè)法加以解決。

一、信息公開情形下，政府檔案工作存在的主要問題

（一）檔案工作與政府信息公開業(yè)務(wù)流程缺乏有效銜接

文件、檔案是同樣一件事物在不同階段的留存形式。在目前情形下，管理方面要始終堅(jiān)持一體化的原則，政府文秘工作和信息管理部門要與檔案部門保持經(jīng)常性的密切聯(lián)系與合作。然而，我們檔案館一體化管理模式尚處于概念階段，沒有實(shí)質(zhì)性發(fā)展，許多部門的檔案歸檔不夠及時(shí)，甚至出現(xiàn)了斷裂現(xiàn)象，這給工作帶來了很大不便。處理、制作和公開政務(wù)信息能夠借用政務(wù)平臺(tái)達(dá)成較好的銜接，然而，檔案部門的信息資源的整理工作經(jīng)常與政府信息的公開節(jié)奏和內(nèi)容不相協(xié)調(diào)，時(shí)常出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，即檔案部門的信息資源分類方式和政府信息公開的分類方式不同，這使后期的信息公開產(chǎn)生了諸多困擾，給公眾對(duì)政府信息的理解帶來了不必要的困惑，也導(dǎo)致政府信息公開的效率大大降低，這點(diǎn)亟待通過有效措施打通這一“梗阻”。

（二）檔案工作的監(jiān)督保障機(jī)制不夠健全

依據(jù)政府信息公開的相關(guān)要求，建立完善的考核、評(píng)閱和追責(zé)等制度是規(guī)范政府信息公開工作的必要前提，檔案工作要隨時(shí)接受有關(guān)部門的檢查監(jiān)督。相關(guān)制度的建立將更加能夠體現(xiàn)政府信息公開的公平性、公正性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。由于一直以來的檔案工作慣性與政府信息公開的一些規(guī)則有很多不協(xié)調(diào)之處，傳統(tǒng)的檔案工作更多是對(duì)內(nèi)的一些職能要求，在檔案工作參與到政府信息公開工作之后，檔案部門對(duì)政府信息公開工作的各種參與、監(jiān)督和保障機(jī)制就顯得疲軟，最常見的就是就是檔案法與政府信息公開有關(guān)條例的沖突問題。因而，為了更好地配合政府信息公開工作，檔案部門就更加需要建立起能夠協(xié)調(diào)二者的監(jiān)督保障機(jī)制。

（三）檔案工作服務(wù)水平不高

檔案工作在政府信息公開中起著重要作用，但檔案部門尤其是基層檔案部門，信息資源意識(shí)和服務(wù)水平亟待提升。政府實(shí)施信息公開制度應(yīng)本著以人為本的原則，應(yīng)增加政府信息公開力度，盡可能開放信息，對(duì)暫時(shí)不宜公開的信息要進(jìn)行合理的解釋，通過這種方式落實(shí)公民知情權(quán)，增強(qiáng)政府信息公開透明性，使政府信息資源更具現(xiàn)實(shí)意義。然而，現(xiàn)階段檔案工作的工作作風(fēng)還比較落后，檔案部門在工作中仍然處于被動(dòng)地位。國家雖然按照戰(zhàn)略實(shí)施了檔案信息資源開發(fā)作了要求，地方檔案部門也對(duì)檔案信息資源的開發(fā)提出了很多方案，但實(shí)際很少付諸實(shí)施。檔案部門在信息整理上僅僅做一些匯編，缺乏對(duì)信息資源的深層次處理，導(dǎo)致檔案部門信息資源開放程度不高，為以后的工作帶來困擾。

二、政府信息公開情形下檔案工作的改進(jìn)措施

（一）構(gòu)建檔案工作與政府信息公開的業(yè)務(wù)流程

檔案部門要自覺開展檔案管理和政務(wù)信息公開業(yè)務(wù)，合理地將檔案管理與政府信息公開工作緊密聯(lián)系起來，注重與政府信息公開部門的及時(shí)溝通，盡量深入了解政府信息部門的工作內(nèi)容，并開展合作。結(jié)合政府信息公開目錄系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行整合和編目，做到有的放矢，使檔案部門的信息資源與政府信息公開的信息資源相匹配，為以后的公開或查閱等提供方便。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)用戶信息需求的調(diào)查，對(duì)一些有特殊需求的群體或個(gè)人進(jìn)行針對(duì)性了解，滿足人們個(gè)性化信息需求，這也是一些圍繞用戶的需求為服務(wù)宗旨的體現(xiàn)，這樣進(jìn)一步深化檔案信息資源的整合和處理。

（二）加強(qiáng)信息資源意識(shí)，提高檔案工作服務(wù)水準(zhǔn)

信息資源的建設(shè)和服務(wù)是檔案工作的主要任務(wù)。施行政府信息公開制度后，檔案部門更應(yīng)充分發(fā)揮自身的作用，堅(jiān)持服務(wù)大眾的宗旨，把保護(hù)公民的知情權(quán)挺在前面，不斷加快推進(jìn)這一工作的建設(shè)步伐，同時(shí)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，提高檔案信息服務(wù)水平和服務(wù)能力，積極參與政府信息公開工作。隨著檔案工作的進(jìn)一步規(guī)范，我們應(yīng)不斷改進(jìn)檔案管理工作人員服務(wù)的方式，通過多元化、全面的服務(wù)改善檔案部門的服務(wù)水平，為更多利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，更好地發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值。加強(qiáng)管理，成立以辦公室扎口的檔案管理機(jī)構(gòu)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和利用， 由此形成全員參與，全員負(fù)責(zé)的工作格局，使得檔案服務(wù)水平得以提升。

（三）完善檔案工作的監(jiān)督保障機(jī)制

構(gòu)建制度保障。完善政府公開信息送交辦法、政府信息公開工作社會(huì)評(píng)議制度、政府信息公開工作考核制度、政府信息公開工作責(zé)任追究制度、政府信息公開工作年度報(bào)告制度等。檔案部門應(yīng)主動(dòng)接受有關(guān)部門對(duì)政府信息公開和公眾的評(píng)價(jià)和監(jiān)督，以期通過評(píng)價(jià)、監(jiān)督推動(dòng)檔案工作再提升。建立政府部門評(píng)估和監(jiān)督的專項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)檔案工作的內(nèi)容、服務(wù)能力和服務(wù)態(tài)度進(jìn)行綜合量化評(píng)價(jià)，促使檔案部門工作更為嚴(yán)謹(jǐn)，檔案部門可以通過分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)檔案工作的不足，同時(shí)制定精準(zhǔn)化的改進(jìn)辦法，達(dá)到事半功倍的效果。（作者單位為江蘇省常州市金壇區(qū)金城鎮(zhèn)人民政府）