高校學(xué)科檔案管理中存在的問題和對策

孫郁紅

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?學(xué)科檔案在高校學(xué)科建設(shè)中有重要的地位和作用。搞好高校學(xué)科檔案管理工作，要加強(qiáng)信息技術(shù)在管理中的應(yīng)用，要健全管理制度，促進(jìn)學(xué)科檔案主動(dòng)服務(wù)于學(xué)科建設(shè)。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?高校;學(xué)科檔案;規(guī)范管理

[中圖分類號] ?G647 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2018）27-0241-01

在高等學(xué)校學(xué)科建設(shè)和發(fā)展過程中，學(xué)科檔案的重要性毋庸置疑，做好學(xué)科檔案管理工作，促進(jìn)管理規(guī)范化、有序化、使用便利化，能夠給高?？蒲泻蛯W(xué)科發(fā)展帶來重要的促進(jìn)作用。本文試圖指出高校學(xué)科檔案管理中存在的問題，提出完善管理的對策建議，以最大限度地促進(jìn)高校學(xué)科發(fā)展。

一、高校學(xué)科檔案管理的主要內(nèi)容

高等學(xué)校學(xué)科建設(shè)發(fā)展過程中，與學(xué)科建設(shè)相關(guān)的活動(dòng)與事項(xiàng)主要有科學(xué)研究、科研人事、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生人事等，因此狹義的學(xué)科檔案包括學(xué)科科研成果與參考資料、科研人事檔案、教學(xué)活動(dòng)檔案、人才培養(yǎng)成果檔案等，廣義的學(xué)科檔案還包括紀(jì)錄與本學(xué)科教學(xué)、科研相關(guān)的其他活動(dòng)、物品所產(chǎn)生的文字、音像等材料，比如行政活動(dòng)、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)活動(dòng)等涉及的記載材料。所有這些記載材料都需要進(jìn)行規(guī)范有序的管理，便于在學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)過程中被查閱和利用。怎樣才算規(guī)范的管理？首先各個(gè)門類的材料必須齊全，其次分類要有序，再次保存的形式要便于二次利用，最后是要主動(dòng)提供利用。

二、高校學(xué)科檔案管理存在的問題

（1）雖然領(lǐng)導(dǎo)有一定重視，但重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，未能認(rèn)識(shí)到學(xué)科檔案給學(xué)科發(fā)展帶來的促進(jìn)作用。其實(shí)，規(guī)范的學(xué)科檔案管理可以以檔案資料為依托，承擔(dān)起學(xué)科建設(shè)中的全部文字材料工作，并為科研和教學(xué)活動(dòng)提供歷史資料支撐。（2）管理人員配備不齊，素質(zhì)不能適應(yīng)規(guī)范管理的要求。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，學(xué)科檔案管理人員往往是身兼數(shù)職，對其素質(zhì)要求也不高。管理人員對學(xué)科檔案管理工作也往往不重視，對配齊學(xué)科檔案材料等工作往往被動(dòng)應(yīng)付，缺乏主動(dòng)提出意見的能力，對于為學(xué)科建設(shè)提供文字材料服務(wù)，更加沒有能力和精力應(yīng)對。（3）學(xué)科檔案管理工作與學(xué)科建設(shè)脫節(jié)。主要表現(xiàn)在管理制度和管理機(jī)構(gòu)的不規(guī)范、不完善;檔案管理只是被動(dòng)的資料保管，有些甚至資料不全，缺乏為科研和教學(xué)的主動(dòng)服務(wù);不能利用檔案資料的便利性，為學(xué)科發(fā)展提供前瞻性的分析意見。這些問題，需要引起學(xué)校有關(guān)部門的重視，加以研究解決。

三、規(guī)范高校學(xué)科檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)正確的檔案管理理念的塑造

學(xué)科檔案管理工作應(yīng)當(dāng)納入高等學(xué)校學(xué)科建設(shè)總體規(guī)劃中，加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督工作。在領(lǐng)導(dǎo)層面，要對學(xué)科檔案建設(shè)的重要性給予足夠的重視，也要加強(qiáng)一線學(xué)科工作人員對學(xué)科檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，要增強(qiáng)他們對歸檔工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性;并對一線科研人員進(jìn)行檔案知識(shí)的普及，使其不但在學(xué)科檔案的積累上符合檔案管理規(guī)范，以便于相關(guān)資料歸檔的便利化，并且使他們對如何利用學(xué)科檔案有相當(dāng)?shù)恼J(rèn)識(shí)，反過來給學(xué)科建設(shè)帶來好處。

（二）培育和配備適合現(xiàn)代學(xué)科建設(shè)的檔案管理人員

高校學(xué)科檔案資料的歸檔管理，首先需要一線管理人員要有相當(dāng)?shù)墓ぷ髫?zé)任心;其次，管理人員要對學(xué)科建設(shè)的相關(guān)知識(shí)十分了解，熟悉學(xué)科建設(shè)全過程，對建設(shè)過程中需要的資料，對資料的構(gòu)成、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要有充分的認(rèn)識(shí);再次，管理人員要善于針對學(xué)科建設(shè)需求，根據(jù)檔案材料提供建設(shè)性的輔助材料，這就要求他們具備學(xué)科專業(yè)知識(shí);第四，學(xué)科建設(shè)涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，情況復(fù)雜，需要管理人員有相當(dāng)?shù)膭?chuàng)新意識(shí)，能夠?qū)⑺鶎W(xué)知識(shí)創(chuàng)造性地應(yīng)用于檔案管理工作中?？傊?，高校應(yīng)加強(qiáng)以上學(xué)科檔案管理人才的培養(yǎng)和配備。

（三）構(gòu)建規(guī)范完善的管理機(jī)構(gòu)和制度

首先，完善的管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該由自上而下的垂直管理系統(tǒng)組成，即校級有學(xué)科檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，來領(lǐng)導(dǎo)全校的檔案管理業(yè)務(wù)工作，而不能由校檔案室代管;各學(xué)院要有專門的學(xué)科檔案管理科，負(fù)責(zé)本院的學(xué)科檔案管理工作。其次，有效的管理機(jī)構(gòu)需要由一套行之有效的管理制度來規(guī)范約束。要在信息資源利用、資料歸檔管理、庫房管理、對外服務(wù)管理上制定管理規(guī)范，做到有規(guī)可依。

（四）大力促進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)在學(xué)科檔案管理中的應(yīng)用

要利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立健全學(xué)科檔案智能化管理系統(tǒng)，特別是建立電子文本和紙質(zhì)文件的聯(lián)系，檔案材料對學(xué)科建設(shè)的自動(dòng)服務(wù)。智能高效的管理系統(tǒng)，將使管理效率大大提高，非常有利于學(xué)科的建設(shè)工作。

學(xué)科檔案管理工作在高等學(xué)校學(xué)科建設(shè)中具有重要地位。搞好高校學(xué)科檔案管理工作，需要結(jié)合學(xué)校學(xué)科建設(shè)工作，著眼于建立健全規(guī)范的工作制度，建設(shè)優(yōu)質(zhì)的學(xué)科檔案文本，建設(shè)便利高效的學(xué)科檔案管理信息系統(tǒng)，并積極促使學(xué)科檔案信息在科研、教學(xué)中得到充分利用，使學(xué)科檔案不是被動(dòng)地被塵封，而是主動(dòng)服務(wù)于學(xué)科建設(shè)。只有這樣，才能體現(xiàn)出學(xué)科檔案管理工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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