淺析高職院校二級學院綜合管理辦公室工作人員素質(zhì)的提升

龍艷瓊

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?伴隨著國內(nèi)職業(yè)教育的日益完善，院校二級管理體制的漸趨成熟，二級學院綜合管理辦公室開始承擔越來越多的職能。面對繁重復雜的任務(wù)，辦公室工作人員如何在學校、學院和個人三個層面的共同作用下提升自身素質(zhì)、提高業(yè)務(wù)水平，開創(chuàng)新的工作模式是主要討論的問題。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?高職院校;二級學院;辦公室;人員素質(zhì)

[中圖分類號] ?G715 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2018）27-0214-02

二級學院綜合管理辦公室作為學校各職能處室的下級部門，同時又是各學院內(nèi)部的管理部門，一直以來起著聯(lián)結(jié)學校和學院、領(lǐng)導和教職工、教師和學生的作用，是學校和學院正常運行的樞紐和管理中心。隨著學校規(guī)模的擴大和學校各項管理權(quán)力下移，二級學院綜合管理辦公室面臨著更加繁重的任務(wù)和更大的挑戰(zhàn)。目前，二級學院綜合辦公室的工作任務(wù)主要有以下幾個方面：一是上傳下達，溝通協(xié)調(diào)。作為對外展示學院風采的窗口和對內(nèi)提供服務(wù)的平臺，必須做好聯(lián)絡(luò)樞紐的作用，承擔起協(xié)調(diào)溝通的責任;二是輔助與協(xié)辦。綜合辦公室以“輔助”為核心，以“協(xié)辦”為職能，思想上理解領(lǐng)導意圖，行動上服從安排并協(xié)助辦理;三是管理與服務(wù)。二級學院綜合辦公室的工作形式是管理，本質(zhì)上是服務(wù)，需要統(tǒng)籌學院教學、科研、人事、行政等各項工作，為領(lǐng)導、教師、學生做好后勤服務(wù)[1]。

二級學院綜合辦工作的重要性和復雜性決定了工作人員必須具備良好的政治素養(yǎng)、過硬的業(yè)務(wù)能力和較強的心理素質(zhì)，與此同時，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，社會和學校也對二級學院綜合辦公室工作人員提出了新的要求。如何盡快提升綜合辦管理人員綜合水平和素質(zhì)，使之滿足國家和政府對職業(yè)教育發(fā)展的規(guī)劃與期待，本文認為應(yīng)該從學校、學院、個人三個層面齊心協(xié)力，共同突破。

一、學校層面

（一）完善引入機制，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

目前，大部分高校二級學院綜合辦公室出現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)（性別比例、年齡構(gòu)成、學歷水平、職稱等）不合理現(xiàn)象，導致工作人員缺乏工作激情，缺乏創(chuàng)造熱情，工作難以配合[2]。因此學校在引入人才時，應(yīng)根據(jù)崗位需要配備具有管理學、教育學、秘書學、服務(wù)專業(yè)背景的優(yōu)秀人才，同時考慮性別、年齡等因素，優(yōu)化辦公室人才結(jié)構(gòu)，激發(fā)綜合辦公室的團隊活力。

（二）做好管理工作，提供晉升平臺

綜合辦公室工作人員長期從事師生管理和后勤服務(wù)等方面的工作，工作時間長，工作性質(zhì)復雜，工作任務(wù)繁瑣，沒有富余時間和精力參與專業(yè)理論研究，加上外出進修、學習的機會比較少，造成其無課題、無論文，職稱評聘難，工資待遇提高難，發(fā)展空間狹窄的局面[3]。因此，學校必須做好綜合辦公室工作人員的人事工作，打通晉升通道，拓寬發(fā)展平臺。

（三）建立集訓制度，提高綜合素質(zhì)

新知識的注入是一個單位永葆生機的動力，二級學院綜合辦長期在象牙塔內(nèi)部重復機械地工作，與社會各界、校內(nèi)各部門之間互動偏少，長時間的隔離會造成辦公室工作人員思想保守、鮮有突破。因此，學校有必要效仿企業(yè)建立集訓機制，定期組織各辦公室工作員工參加各種形式、各種內(nèi)容的集訓活動，如：新政策新思想的講座、戶外團隊活動、新技能的現(xiàn)場講解等。多層次、多形式的集訓既能豐富綜合辦公室人員的工作、生活，又可以提升他們的思想水平，增強業(yè)務(wù)能力。

二、學院層面

（一）轉(zhuǎn)變固有觀念，給予鼓勵關(guān)注

學院領(lǐng)導和各級師生應(yīng)清楚地認識綜合辦公室工作的復雜性和專業(yè)性，理解綜合辦工作人員的付出，尊重綜合辦工作人員的勞動。在社會經(jīng)濟、科技飛速發(fā)展的現(xiàn)在，處于高校這樣一個引領(lǐng)新思想、新觀念、新文化、新知識的陣地，綜合辦公室工作人員要面對的服務(wù)對象是高知識分子，要不斷地更新管理方法和手段，他們面臨著前所未有的壓力。因此，需要領(lǐng)導給予鼓勵和關(guān)注，認可勞動、提供機會，使每個工作人員都能在崗位上真正發(fā)揮出自己的才能。

（二）更新激勵機制，喚起工作熱情

與專任教師相比，綜合辦公室工作人員的工作內(nèi)容顯得單調(diào)、枯燥，因?qū)嵭凶嘀疲习鄷r間較長，然而工資待遇卻不如專任教師高，這大大消磨了綜合辦公室工作人員的工作熱情，使不少人員出現(xiàn)了“不求無功、但求無過”的心態(tài)[4]。為改變這種現(xiàn)狀，學院領(lǐng)導應(yīng)該在綜合辦公室管理中引入激勵機制、競爭機制和淘汰機制，逐漸形成一套操作性強、便于監(jiān)督和檢查的考核制度，從而激發(fā)綜合辦公室工作人員的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)揮其潛能。

（三）促進雙向流動，加強交互學習

首先，采取“走出去”的形式，派綜合辦公室工作人員參加相關(guān)的專業(yè)培訓，如中國高等教育學會秘書學專業(yè)委員會定期開展的辦公室文秘寫作培訓、辦公室管理人員專業(yè)培訓等，提高其業(yè)務(wù)能力。其次，積極采用“請進來”的辦法，定期邀請校內(nèi)有經(jīng)驗的老辦公室工作人員或者校外專家經(jīng)常到學院與工作人員交流經(jīng)驗。最后，為綜合辦公室工作人員提供參與課題項目和外出考察學習的機會，使工作人員在學習研究的過程中能夠了解學術(shù)前沿動態(tài)，掌握最新知識，提升科研水平，并應(yīng)用于自身工作實踐。

三、個人層面

（一）形成學習意識

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，社會各行各業(yè)都在發(fā)生著日新月異的變化。高職院校作為面向社會培養(yǎng)優(yōu)秀人才的前沿陣地，應(yīng)當走在時代發(fā)展的前列，綜合辦公室工作人員的學習就顯得尤其重要和緊迫，需要工作人員樹立終身學習的意識，轉(zhuǎn)換思維方式，提升自身水平，適應(yīng)新的工作模式。一是要系統(tǒng)掌握馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、三個代表重要思想科學發(fā)展觀、和習近平新時代中國特色社會主義思想，提高思想覺悟;二是全面了解國家、地方、學校及學院的教育方針政策、法律法規(guī)，提高理論政策水平;三是要定時學習現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)科技和辦公自動化等，使自己的業(yè)務(wù)水平跟上社會步伐，提高工作效率。

（二）培養(yǎng)良好心態(tài)

綜合辦公室工作內(nèi)容多、事務(wù)雜、突發(fā)性強，工作人員經(jīng)常需要做自己本職工作以外的一些協(xié)調(diào)性工作，而且容易成為諸多矛盾的焦點，最終造成工作人員有較重的心理負擔，容易急躁、不安[5]。又由于坐班時間長、工作任務(wù)重，綜合辦工作人員容易患肩頸、腰背等職業(yè)病。為了保持充沛的工作精力、良好的工作態(tài)度，工作人員必須具備健康的體魄和良好的心理素質(zhì)，以積極向上的心態(tài)去工作。為此，綜合辦工作人員平時應(yīng)多參加體育項目、健身活動，保證身體健康，同時多閱讀減壓書籍、欣賞文化藝術(shù)，放松心情，保持心態(tài)平和。只有這樣，綜合辦公室工作人員才能具備較強的抗挫折能力，能在復雜的環(huán)境中冷靜、高效地處理各種事務(wù)。

（三）樹立服務(wù)理念

二級學院綜合辦公室從體制上講屬于學校下屬辦公室，受學院領(lǐng)導直接指揮，并為全院師生服務(wù)。綜合辦公室工作以“服務(wù)”為核心，一是服務(wù)院領(lǐng)導、二是服務(wù)師生，服務(wù)的質(zhì)量和效果決定了學院能否正常運行，教學、科研等工作能否順利開展，這就要求綜合辦公室工作人員一定要具備兢兢業(yè)業(yè)的服務(wù)理念和全心全意的服務(wù)精神。服務(wù)領(lǐng)導方面，工作人員要具備較強的理解能力和反應(yīng)能力，快速對領(lǐng)導交辦的事情做出理解、判斷，付諸實踐并及時反饋。除此之外，還要主動抓好信息處理工作，完成好信息收集、協(xié)助監(jiān)察等任務(wù)，及時為領(lǐng)導決策提供全面、系統(tǒng)、周密的信息。服務(wù)師生方面，要保持細心、耐心、負責的工作態(tài)度，踏實、嚴謹、負責的工作作風，想師生之所想、急師生之所急，不松懈、不將就、不懶惰、不怠慢，為大家做好后勤保障工作。

（四）發(fā)揮創(chuàng)新精神

任何墨守成規(guī)的管理都不能取得長足的進步，經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展要求綜合辦工作人員與時俱進、開拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮主觀能動性，要求工作人員在遵守基本法律制度的前提下，開辟工作思路、轉(zhuǎn)變工作方式、創(chuàng)新工作模式。因此，辦公室工作人員要做到以下幾個方面：一是轉(zhuǎn)變固有觀念，克服形式主義、教條主義，開發(fā)新的工作方式。在工作中消除“多一事不如少一事”的想法，緊密圍繞學院每階段的重點工作部署，創(chuàng)造性地開展工作，勇于嘗試更高效、更新穎的方式方法，使基本工作向優(yōu)質(zhì)工作轉(zhuǎn)變，不能怕犯錯、怕被批評;二是積極學習新技術(shù)、新方法。要做到不恥下問，多學習、多研究新的辦公工具，主動接受新鮮事物，使工作事半功倍;三是主動拓展工作領(lǐng)域。二級學院綜合辦公室工作人員要勇于走出去，跳出自身辦公室狹小的范圍，凡是有助于學院發(fā)展的、廣大師生需要和要求的都應(yīng)該主動納入工作范圍，盡量做到面面俱到[6]。

努力發(fā)展高職教育是當前政治、經(jīng)濟、科技迅速發(fā)展的需要，是我們從“制造業(yè)大國”走向“制造業(yè)強國”的必經(jīng)之路。如何發(fā)展高職教育已是當下炙手可熱的話題，高職教育的革命也是“人”的革命，作為高職院校樞紐的二級學院綜合辦公室，此時應(yīng)審視自身的工作現(xiàn)狀，從提高工作人員素質(zhì)開始，提高辦公室工作能力和效率，為職業(yè)教育更好的明天奉獻力量。

參考文獻：

[1]洪鴻麟.高校二級學院辦公室人員素質(zhì)探討[J].高等教育在線，2014（772）：143.

[2]陳全文.論高校辦公室人員能力素質(zhì)提升的途徑[J].湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院學報，2014（5）：112-115.

[3]陸一.淺談高校二級管理學院院辦工作人員綜合素質(zhì)及能力的發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（7）：233-234.

[4]杜世平，趙凱.提升農(nóng)林高校二級學院綜合辦公室業(yè)務(wù)績效的對策選擇[J].吉林省教育學院學報，2013（8）：64-67.

[5]秦悅悅.高校二級學院綜合辦公室職能特點及工作創(chuàng)新途徑研究[J].高教論壇，2015（4）：16-17.

[6]王瑞萍.試論校、院二級管理模式下學院辦公室人員素質(zhì)的提升[J].中國電力教育，2010（19）：28-29.